вторник, 26 января 2021 г.

Ответ на вопрос коллеги: Может ли на одном предприятии физически быть два архива - научно-технической и управленческой документации?

Вопрос: Интересует вопрос: может ли на одном предприятии физически быть ДВА архива НТ и управленческой документации со схожими функциями? Нормативно в каких либо документах на это содержится запрет, или всё сугубо на усмотрение руководства предприятия?

Ответ: Ваш «элементарный» вопрос не такой уж простой, как кажется, поскольку законодательно-нормативное регулирование вопросов хранения документов в нашей стране до сих пор «дырявое» :(

Начнём с законодательно-нормативных требований. С одной стороны, закон «Об архивном деле» (ст. 13) говорит о том, что создание архива является правом организации.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 13. Создание архивов

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В то же время Закон об акционерных обществах устанавливает обязанность общества обеспечить сохранность документов:

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Статья 89. Хранение документов общества

1. Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Из этого можно сделать вывод о том, что архивы в коммерческих организациях могут официально и не создаваться, но организации обязаны обеспечить сохранность своих документов в течении установленных сроков хранения. Обращаю внимание на то, что эти документы являются собственностью организации.

С моей точки зрения, НТД в настоящее время является для коммерческих организаций одним из самых ценных видов документации, и к её хранению нужно относиться максимально ответственно.

В советские времена исторически и технологически так сложилось, что хранением научно-технической документации обычно занимались не «общие» архивы организаций, а самостоятельные структурные подразделения, что было зафиксировано в «Основных правилах работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях»:

Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71)

1.1.2. Для хранения, учета, размножения, использования, а также для отбора и подготовки НТД к передаче на государственное хранение в организациях образуются специальные службы научно-технической документации (СНТД). СНТД хранят подлинники, дубликаты и / или копии НТД <*>.

В этом была своя логика, поскольку работа с НТД отличалась от той работы, которую ведёт архив организационно-распорядительной документации; а ряд видов НТД требовал создания особых условий хранения и использования специальной аппаратуры. Отличался и спектр деловых процессов архива НТД - так, согласно Основным правилам работы с НТД, архивы НТД, помимо принятия документов на хранение, занимаются в том числе (список в основном отражает работу с документами на аналоговых носителях):

  • Размножением документов

  • Восстановлением подлинников при их износе;

  • Внесением изменений в НТД на основании «извещений об изменении»;

  • Изготовлением дубликатов и копий;

  • Передачей НТД внутренним и внешним пользователям;

  • Учетом применяемости НТД

Фактически архив НТД – это оперативное структурное подразделение организации, которое обеспечивает хранение и использование в т.ч. документов временного срока хранения (в отличии от «классического» архива организации, в который, согласно Правилам работы архивов организаций, должны поступать только документы длительного и постоянного срока хранения).

В 1990-х годах во многих организациях, разрабатывающих и использующих НТД, возникли проблемы – многие специальные службы НТД были ликвидированы и документы остались без присмотра – и лишь спустя десятилетие было осознано, что НТД – это большие деньги. Знаю некоторые организации, где службы делопроизводства и архива по собственной инициативе забрали эти документы под свое крыло, поскольку их руководители понимали важность обеспечения сохранности этих документов и последствий их утраты.

В любом случае, законодательство не запрещает создание единого архива для документации всех видов, а по мере перехода на использование электронных документов и электронной НТД различия стираются, и организациям вряд ли имеет смысл создавать несколько электронных архивов.

Выводы

Коммерческая организация может не создавать ни архив организационно-распорядительной документации, ни архив НТД - но если накапливающаяся НТД является для неё ценным активом, то организация в любом случае кровно заинтересована в том, чтобы обеспечить её сохранность и превращение её в корпоративный ресурс.

Решать, нужно ли создавать общий архив или два отдельных архива, должно руководство организации на основе сопоставления ожидаемой отдачи, рисков и затрат. Я бы в первую очередь обратила внимание на подбор квалифицированного персонала, который сможет выполнить задачу обеспечения сохранности документов организации.

Вопрос о создании отдельного архива НТД я бы поднимала в случае, когда нужно хранить много аналоговых научно-технических документов, требующих отдельных условий хранения, специального стеллажного оборудования, специфического оборудования для просмотра и копирования и т.д. В случае электронной НТД я считаю, что с точки зрения сокращения расходов, уменьшения потребности в высококвалифицированном персонале и повышении эффективности лучше создать единый электронный архив для документации всех видов – хотя, конечно, всегда возможны ситуации, когда будет оправдано создание отдельного архива электронной НТД.

Комментариев нет:

Отправка комментария