Можем ли мы использовать Office 365 в качестве корпоративной системы управления документами?
Office 365 представляет собой предлагаемый онлайн набор программного обеспечения и сервисов от Microsoft. Это основывающаяся на Windows операционная среда, которую могут использовать как малые, так и крупные организации, так и частные лица. В зависимости от выбранного варианта подписки, в рамках Office 365 предлагаются Microsoft Outlook, SharePoint, веб-приложения для Word, Excel, PowerPoint, а также ряд других программ и сервисов.
Сама по себе это не система управления документами, а облачная операционная среда.
Как и в отношении любой другой деловой системы или операционной среды, Вам нужно будет разработать стратегический план управления информацией, регламентирующий, каким образом использовать предлагаемые Office 365 инструменты и сервисы в интересах эффективного ведения деловой деятельности и управления деловой информацией.
Эндрю Ворланд (Andrew Warland) в своей заметке «Функциональные возможности SharePoint 2013 для управления документами: Что нового?» (Recordkeeping functionality in SharePoint 2013 – What’s New? , http://andrewwarland.wordpress.com/2012/09/09/recordkeeping-functionality-in-sharepoint-2013-whats-new/ ) отмечает, что SharePoint 2013, доступный через Office 365, действительно имеет широкий диапазон возможностей для управления документами. Их, однако, необходимо изучить, оценить и специально настроить – «коробочная» (или, скорее, «готовая облачная») среда не будет автоматически удовлетворять Вашим специфическим законодательно-нормативным и деловым требованиям.
Управление государственных документов подготовило рекомендации «SharePoint 2010: Вопросы управления документами» (SharePoint 2010: Recordkeeping considerations, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-26 ). Это покрывающее весь спектр вопросов руководство содержит множество советов в отношении принятия решений и выбора настроек, необходимых для использования SharePoint 2010 таким образом, чтобы удовлетворялись требования к управлению документами. При разработке стратегии конфигурирования SharePoint 2013 с целью выполнения Ваших требований к управлению документами желательно воспользоваться этим руководством.
В полностью облачных операционных средах типа Office 365 необходимо подумать об обеспечении информационной безопасности, об устойчивости и живучести информации в более длительной перспективе, а также об обеспечении непрерывности деловой деятельности.
Возможно, вам придется рассмотреть вопрос о целесообразности использования гибридного облака и/или собственной вычислительной среды для управления имеющейся у Вас деловой информацией, требующей надёжной защиты, связанной с высокими рисками и/или имеющей долгосрочную деловую ценность.
Управление государственных документов разработало контрольный лист (checklist), который можно использовать для определения того, способна ли деловая система служить также в качестве системы управления документами, - см. пункт 2 «Оценка существующих функциональных возможностей системы (Assess the system’s existing recordkeeping functionality) нашего контрольного листа для оценки деловых систем ( http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/recordkeeping-in-brief/recordkeeping-in-brief-42 ). Если нужно сконфигурировать SharePoint 2013 в Office 365 для использования в качестве системы управления документами, то Вам следует пройти по пунктам этого контрольного листа и сделать соответствующие настройки, обеспечив тем самым, что система наилучшим образом соответствует Вашим требованиям.
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/iii.html )
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-recordkeeping-qa-at-state-records-nsw-in-may-and-june-2013-usbs-metadata-dodgy-emails-and-office-365/
Комментариев нет:
Отправить комментарий