США: Национальные Архивы готовят новое руководство по управлению документами в социальных сетях

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh) в заметке, опубликованной 26 июня 2012 года на блоге Национальных Архивов (NARA), пишет:

Мы обращаемся к сообществу с просьбой подавать свои замечания и предложения по проекту готовящегося бюллетеня Национальных Архивов США о документах в социальных сетях (Bulletin on Managing Social Media Records).

Данный бюллетень заменит бюллетень Национальных Архивов 2011-02 «Рекомендации по управлению документами в веб 2.0 и социальных сетях (Guidance on Managing Records in Web 2.0/Social Media Platforms, о нем см. http://rusrim.blogspot.ru/2010/10/20_29.html , текст см. по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-02.html ), срок действия которого истекает 31 октября 2013 года. Он содержит высокоуровневые требования к захвату документов, создаваемых при использовании федеральными органами исполнительной власти социальных сетей, и описание соответствующей хорошей практики.

Использование государственными органами социальных сетей может привести к созданию федеральных документов, которые следует захватывать и далее управлять в соответствии с законами, нормативными актами и политиками.

Пожалуйста, оставляйте свои замечания и предложения по поводу проекта бюллетеня на нашем блоге до 12 июля 2013 года.

Проект бюллетеня объёмом 7 страниц доступен по адресу http://blogs.archives.gov/records-express/files/2013/06/SocialMediaBulletin_Draft_06262013.pdf .

Мой комментарий: В целом проект нового бюллетеня можно рассматривать как слегка отредактированную версию действующего документа. В ряде случаев интересен сдвиг в приоритетах – например, список проблем, с которыми органы исполнительной власти сталкиваются при управлении документами в социальных сетях, выглядит сейчас следующим образом:

• Управление документами в среде коллективной работы  (+2 : в списке данный пункт поднялся на две позиции – Н.Х.)


• Контент хранится во многочисленных местах (+1);


• Владение / контроль над данными, хранимыми третьей стороной (+1);


• Идентификация документов (+2, ранее использовалась формулировка «идентификация серий документов» - Н.Х.);


• Отслеживание сроков хранение и выполнение действий по их истечении, включая способность провести передачу документов, их окончательное уничтожение, а также выполнять иные операции, связанные с управлением документами (+2);


• Захват часто обновляемых документов (+2);


• Ожидание общественности того, что весь веб-контент имеет постоянную ценность и должен быть постоянно доступен (-6!) ;


• Управление документами, содержащими персональные данные (+1).

Интересно, что из этого списка исчез пункт «управление интерактивным контентом».

Новым в проекте является прямое указание государственным органам сформировать рабочую группу по документам в социальных сетях, в которую следует включить специалистов по управлению документами, веб-менеджеров, специалистов по социальным сетям, ИТ-специалистов, специалистов по информационной безопасности и защите персональных данных и представителей других заинтересованных сторон. В общем, как сказали бы у нас, требуется сформировать экспертную комиссию :)

Эта рабочая группа должна установить, что из размещенных в социальной сети материалов подпадает под установленное законом понятие федеральных документов, и что включает в себя «полный» документ (включая контент, контекст, структуру и необходимые метаданные). Рабочая группа также должна посмотреть, охватываются ли документы в социальных сетях существующими ведомственными и типовыми перечнями, и если нет, то к ним следует относиться как к документам постоянного срока хранения до тех пор, пока им не будут установлены сроки хранения.

Подчеркивается, что в том случае, если размещенный в социальной сети контент обогащается благодаря добавлению комментариев, метаданных и иной информации, то следует подумать об установлении для него своего срока хранения.

В проекте также прямо сказано о том, что документы в социальных сетях, имеющие сиюминутную ценность или подлежащие краткосрочному хранению, можно не захватывать в документные системы, и ими можно управлять в рамках соответствующей социальной платформы.

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
http://blogs.archives.gov/records-express/2013/06/26/opportunity-for-comment-nara-bulletin-on-managing-social-media-records/