среда, 17 июля 2013 г.

Управление государственных документов австралийского штата Виктория опубликовало три новых информационных бюллетеня


Управление государственных документов австралийского штата Виктория 9 июля 2013 года сообщило на своём сайте о публикации трех новых информационных бюллетеней (Fact Sheets) по вопросам управления документами. Они должны помочь государственным органам штата в их внутреннем обсуждении вопросов захвата и управления государственными документами.

Первый бюллетень «Документирование постов в социальных сетях» (Social Media FS1: Capturing Records of Social Media Posts, см. http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2013/07/Social_Media_FS1.pdf ) поддерживает «Политику управления государственными документами в социальных сетях» (Recordkeeping Policy - Social Media, о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/11/blog-post_8409.html ).

В бюллетене в сжатой форме говорится о том, что следует учитывать при документировании материалов, опубликованных в социальных сетях. Бюллетень рекомендуется использовать для информирования сотрудников о том, почему необходимо документировать посты в социальных сетях; о типах сообщений, которые могут потребоваться; и о контексте, необходимом для понимания этих постов в течение всего периода времени, в течение которого они будут нужны. В сущности, это одностраничная памятка-инструкция для сотрудника, объясняющая, какие сведения следует сохранить.

Второй бюллетень посвящён «вечнозелёному» вопросу «Что относится к государственным документам?» (PROS 10/17 FS1: What is a Public Record, см. http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2013/06/1017fs1.pdf  ), к которому приходится снова и снова возвращаться по мере развития технологий и законодательно-нормативной базы.

Бюллетень поддерживает «Стандарт оперативного управления» (Operations Management Standard,  о нем см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/01/blog-post_04.html ), и в нём рассматривается широкий круг объектов, которые могут иметь статус государственных документов. Бюллетень рекомендуется использовать для объяснения сотрудникам разницы между деловыми документами, документами сиюминутной ценности (ephemeral) и личными документами. Он должен способствовать захвату и сохранению государственных документов.

Отмечается, что государственные документы могут быть различного вида и в различных форматах, включая:
  • Базы данных,
  • Электронные офисные документы типа тех, что создаются с использованием Microsoft Word, Excel или Visio,
  • Графические изображения,
  • Аудиовизуальные материалы,
  • Сообщения электронной почты,
  • Текстовые сообщения,
  • Веб-сайты,
  • Мгновенные сообщения,
  • Посты в социальных сетях.
Третий бюллетень «Управление документами в деловых системах» (PROS 10/17 FS2: Managing Records in Business Systems, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2013/07/1017fs2.pdf ) также поддерживает «Стандарт оперативного управления».

В нем говорится о том, на что обратить внимание при управлении документами в деловых системах. Предлагается использовать этот бюллетень для того, чтобы ознакомить лиц, отвечающих за деловые информационные системы, с основными требующими внимания вопросами, связанными с документами, которые создаются, захватываются и/или хранятся в этих деловых системах.

Мой комментарий: Интересно, что мешает Росархиву и ВНИИДАД выпускать подобные памятки для сотрудников наших государственных органов? :)

Источник: сайт Управления государственных документов штата Виктория
http://prov.vic.gov.au/blog-only/three-new-recordkeeping-fact-sheets
http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/policies/social-media
http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/1017fs1
http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1017-fs2

Комментариев нет:

Отправка комментария