пятница, 12 июля 2013 г.

Черил Маккиннон: Это в первую очередь электронный мир – Пять тенденций, преобразующих то управление документами, к которому мы привыкли


Заметка ведущего аналитика фирмы Forrester Research по вопросам э-раскрытия, управления документами и информацией Черил Маккиннон (Cheryl McKinnon – на фото) была опубликована 20 июня 2013 года на сайте Document (http://www.documentmedia.com ).

Специалисты по корпоративной архитектуре и по управлению документами должны быть открыты для сотрудничества, междисциплинарной деловой деятельности и подготовки планов технического развития. Они должны быть готовы выявлять и изучать новые источники корпоративных документов и в дальнейшем работать с ними. Технологии сильно изменились с тех пор, как более 20 лет назад на рынок вышла первая волна инструментов (RM-систем) для управления документами. Под законодательно-нормативные требования теперь подпадают не только те материалы, которые традиционно относились к «документам», но и более широкий спектр сохраняемой в электронном виде информации (например, сообщения голосовой почты). Полномасштабное управление информацией (information governance – новый термин, активно используемый сейчас для маркетинга, но непонятно чем по сути отличающийся от «просто» управления информацией – information management :) - Н.Х.) лучше описывает и поддерживает целостную, опирающуюся на представление о жизненном цикле точку зрения на создание, использование и защиту электронной информации.

1. Сдвиг от управления документами к полномасштабному управлению информацией

Аналитики и архитекторы корпоративных систем по-прежнему уделяют основное внимание бизнес-архитектуре, информационной архитектуре, более гибким планам внедрения технологий и освоению стандартов. В то же время у многих коммерческих организаций по-прежнему недостаёт уверенности в прогрессе их программ управления электронными документами, инициатив по обеспечению исполнения законодательно-нормативных требований и в готовности к э-раскрытию (e-discovery – поиск, извлечение и представление относящейся к делу информации и документов в случае судебного спора или расследования – Н.Х.).

Изменяются традиционная практика и инструменты управления электронными документами. Новые поставщики используют свежие подходы к выполнению законодательно-нормативных требований, требований к категоризации документов и к срокам их хранения. Начался переход к более полномасштабному и упреждающему управлению информацией на протяжении всего её делового жизненного цикла, а не только на его завершающем этапе.

2. Облачные и социальные платформы делаю неэффективным традиционный подход «поместить в дело и объявить документом» (file and declare)

В 2011 году объём рынка облачных вычислений составил 41 миллиард долларов и, по прогнозам, к 2020 году он вырастет до 240 миллиардов. Инструменты повышения производительности деловой деятельности, доступные по модели «программное обеспечение как услуга» (SaaS), в 2011 году составляли более половины этого рынка (21,2 млрд.). В их число входят сайты для коллективного доступа к документам, социальные платформы для внутренней и внешней коллективной работы, маркетинговые платформы, системы управления отношениями с клиентами и инструменты для ведения бухгалтерского учета.

Закрепившиеся на рынке поставщики корпоративных программных приложений напористо «создают собственные портфолио SaaS-приложений за счет приобретения [других компаний и их продуктов такого рода], а также развития собственных существующих продуктов». Из числа новых поставщиков программных решений лишь немногие разрабатывают исключительно решения для локального развертывания.

Чтобы адаптироваться к этому новому миру, специалисты по корпоративной и информационной архитектуре должны понимать следующее: традиционные инструменты управления документами не спешат сделать скачок в облака; специалисты по комплайенсу и управлению документами по-прежнему с опасением относятся к облакам и социальным платформам, а ныне используемые системы управления документами не поддерживают работу с рядом видов сохраняемой в электронном виде информации.

3. Обеспечения долговременной сохранности электронной информации и документов становится одним из ключевых вопросов полномасштабного управления информацией

Подлежащие длительному или постоянному хранению электронные документы подвергаются риску в случае физического износа или морального устаревания оборудования, программных приложений и файловых форматов. Результаты проведенных архивными учреждениями исследований говорят о большом разбросе в продолжительности жизни носителей информации, используемых для архивации и долговременного хранения. Сейчас, когда сняты с эксплуатации многие инструменты повышения производительности персональной и корпоративной деловой деятельности «первого поколения» и проблемы извлечения и просмотра старых электронных документов стали реальностью, важной областью исследований для архивных учреждений и академических институтов является проблема устаревания файловых форматов.

По мере развития организаций начали проявляться следующие проблемы: организации медленно осознают проблемы, связанные с обеспечением долговременной сохранности электронных материалов; решения о выводе из эксплуатации старых программных приложений вызывают озабоченность в плане обеспечения сохранности их контента; а существенный ущерб корпоративной памяти – то, что называют «электронным средневековьем» (digital Dark Ages), - может быть причинён скорее раньше, чем позже.

4. Открытые стандарты и программное обеспечение с открытым исходным кодом меняют подход к выбору решений и их поставщиков

Государственный сектор стал движущей силой значительных изменений ландшафта закупок  программного обеспечения, настаивая на осознанном освоении открытых стандартов и модели программного обеспечения с открытым исходным кодом. Тем самым государственные органы стремятся застраховаться от потенциальной утраты электронной информации, устаревания программного обеспечения и роста расходов; они также требуют большей «перемещаемости» данных. В период с 2011 по 2012 год ряд национальных правительств опубликовал директивы, направленные на то, чтобы помочь ИТ-специалистам, специалистам по управлению документами и по закупкам понять, изучить и отобрать более открытые технологические платформы.

5. Автоматическая классификация становится работоспособным и доступным решением


Относящийся к деловым транзакциям, подпадающий под законодательно-нормативные требования частично структурированный контент «созрел» для использования средств автоматизированного захвата, классификации и установления сроков хранения. По мере того, как данная технология становится более зрелой (и, я бы добавила, по мере того, как суды начинают относиться к ней как допустимому деловому инструменту, а не как к опасной диковинке – Н.Х.), расширяются возможности использования автоматической классификации в отношении повседневно создаваемого в больших объёмах, предсказуемого электронного контента. Всё больше поставщиков предлагает комплексные интегрированные решения, и все больше выявляются областей применения этой технологии.

В отношении электронной информации, имеющей логически последовательную структуру, использующей встроенные метаданные и/или содержащей предсказуемые типовые сочетания чисел или текста (patterns) могут использоваться методы контент-аналитики, инструменты выявления и категоризации сущностей, поддерживающие процессы ввода информации в информационные системы и установления ей сроков хранения, проведения экспертизы ценности и уничтожения либо передачи на архивное хранение, а также процессы обеспечения безопасности и защиты персональных данных.

Поставщики решений для архивации, такие, как Symantec и CommVault, наращивают линейку своих продуктов, усиливая возможности для поиска, аналитики и раскрытия и повышая тем самым  полезность уже содержащегося в архивном хранилище контента.

Черил Маккиннон (Cheryl McKinnon)

Источник: сайт DocumentMedia.com
http://www.documentmedia.com/Main/articles/Its-a-DigitalFirst-World-Five-Trends-Reshaping-Rec-1346.aspx

Комментариев нет:

Отправка комментария