вторник, 6 сентября 2011 г.

Документы, риски, деловые системы и государственная информация – часть I

Заметка Кейт Камминг (Kate Cumming) было опубликована 2 сентября 2011 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).


Об авторе: Кейт Камминг работает руководителем проекта в Управлении государственных документов (отвечающем за архивное дело и делопроизводство) штата Новый Южный Уэльс, Австралия, где она в основном занимается вопросами управления электронными документами. Кейт имеет докторскую степень (соответствует нашему кандидату наук), полученную в университете Монаш (Monash University), который широко известен в мире как центр исследований в области современного архивного дела и управления документами. В её диссертации рассматривались роль и назначение метаданных для управления документами. Она уже давно работает в техническом комитете IT21 по вопросам управлении документами национального органа по стандартизации «Стандарты Австралии» и неоднократно представляла свою страну на различных мероприятиях Международной организации по стандартизации ИСО.

На прошлой неделе Управление государственных документов провело семинар по теме «Управление документационными рисками в деловых системах» (Managing recordkeeping risk in business systems). Собралась фантастическая группа участников, уже решающих такого рода вопросы на практике, которые привнесли в обсуждение немало ценного опыта.

Задачей семинара было способствовать внедрению разработанного Управлением государственных документов стандарта управления электронными документами, который должен помочь организациям управлять рисками, связанными с переходом к работе в условиях электронной деловой среды (текст стандарта, изданного в 2008 году, доступен по адресу http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/documents/recordkeeping-standards/Standard%20No%20%2010%20-%20Digital%20recordkeeping.pdf , см. также на блоге информацию о поддерживающем стандарт руководстве:   http://rusrim.blogspot.com/2011/08/blog-post_13.html  - Н.Х.).

Переход на электронные деловые операции оправдан как со стратегической, так и с  оперативной и деловой точек зрения, и поэтому его нужно поддерживать. В тех случаях, однако, когда потребность в создании документов и управлении ими не учитывается при  проектировании и внедрении деловой системы, появляются вполне реальные деловые риски. К сожалению, часто так случается, что вопросы управления документами должным образом не рассматриваются, и соответствующие функциональные возможности в этих системах изначально не предусматриваются, в результате чего и возникают реальные риски.

Деловые системы и системы управления документами - зачастую совершенно разные «звери»

В ходе обсуждения на семинаре ключевым был вопрос о том, насколько диаметрально противоположными могут быть деловые и документные системы в плане их целей и структуры.

Деловые системы предназначены для работы с динамическими деловыми данными, которые регулярно обновляются и отражают текущее положение дел. Документные системы опираются на концепцию защищённой от изменения, доступной только для чтения, отражающей ситуацию на определенный момент времени информации. Документы предназначены для того, чтобы показывать нам, что и когда произошло. Это может быть проблемой для динамических деловых систем.

Деловые системы также проектируются так, чтобы быть экономными (в плане расхода ресурсов – Н.Х.) и эффективными. Отсутствие избыточности важно для обеспечения быстродействия, эффективности и способности выполнять крупномасштабные транзакции, поэтому одни и те же данные не откладываются в нескольких местах. Информационные объекты часто захватываются только однажды, вместе с указателями или ссылками на различные точки системы, где они имеют смысл. К тому же нередко захватывается информация на входе в процессы, но не результаты или выходы этих процессов, - исходя из точки зрения о том, что, при необходимости, можно воссоздать процесс, вместо того, чтобы сохранять все его конкретного выходные данные.

Документные системы, с другой стороны, пропитаны избыточностью. Она является следствием их нацеленности на сохранение доказательств и на документировании событий во времени. Документ Вы создаете и сохраняете для того, чтобы знать, что и когда произошло. При этом Вам нужна конкретика, нужны подробности, и нужна  неизменность документа. С точки зрения управления документами во времени, Вам также нежелательно управлять многочисленными ссылками на взаимосвязанные объекты. Если один из таких объектов в системе изменится - например, если человек покидает организацию или обновляется система классификации - то все связи между этим информационным объектом и взаимосвязанными с ним документными объектами, скорее всего, будут потеряны. Неожиданно требования к сохранению доказательной силы и к сохранению информации во времени оказываются нарушенными.

Далее, деловые системы проектируются в расчете на обслуживание сиюминутных потребностей деловой деятельности. Они внедряются для того, чтобы действовать прямо сейчас. По контрасту, при проектировании документных систем в них также закладывается способность делать определенные вещи в будущем.

Деловые системы очень хороши для выполнения требований к сбору метаданных в точке захвата информации, направленных на документирование того, что происходит прямо  здесь и сейчас. Но они часто куда хуже способны документировать последующий процесс, равно как и собирать информацию о том, что могло бы, с управленческой точки зрения, произойти в будущем. Документные же системы, проектируемые с точки зрения обеспечения доказательной силы, предназначены для сохранения доказательств не только того, как деловая информации создается, но и того, как она управляется. Кто установил правила безопасности, кто принял решении о длительности срока хранения, на основе какой нормативной базы это решение было принято, кто передал информацию в другую организацию, и на каком основании? Все эти менее сиюминутные управленческие метаданные необходимы для обеспечения подотчетности, но оценка показывают, что они вряд ли будут в наличии в системах, созданных для решения оперативных деловых задач.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/09/ii.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/records-risks-business-systems-and-government-information/

Комментариев нет:

Отправка комментария