вторник, 20 сентября 2011 г.

США: Рекомендации неправительственных организаций администрации США относительно управления документами в электронной среде

20 сентября 2011 года Белый дом официально представит свою международную программу «Партнерство открытого правительства» (Open Government Partnership, OGP) - глобальную инициативу, направленную на большую прозрачность, эффективность и подотчетность государственного управления.

Цель нового партнерства – создать «инструмент для дальнейшего продвижения в достижении поставленных Президентом Обамой и госсекретарем Клинтон целей в плане укрепления демократии и соблюдения прав человека, борьбы с коррупцией и использования технологий и инноваций для преобразования государственного управления в 21-м веке». К настоящему времени 22 страны заявили о своем участии (из постсоветских республик в списке обнаруживаются Грузия и Молдова), и ещё ряд стран прислали письма о намерении присоединиться. Для участия стране необходимо присоединиться к высокоуровневой Декларации открытого правительства (Open Government Declaration), разработать – обязательно с проведением публичного обсуждения – национальный план действий, и дать согласие на независимое информирование об их прогрессе.

К участию в партнерстве допускают не всех подряд, а только тех, кто «продемонстрировал приверженность открытому правительству  в четырех ключевых областях, что подтверждено объективными индикаторами и удостоверено независимыми экспертами». Россия тоже есть в соответствующем списке «хороших» стран.

В свете этой инициативы, группа неправительственных организаций, таких, как «Проект надзора над деятельностью государственных органов» (Project On Government Oversight, POGO), «Открыть правительство» (OpenTheGovernment.org, OTG.org), подготовила, совместно с другими организациями гражданского общества, ряд рекомендаций, которые должны помочь администрации Обамы  сформировать основательный первоначальный план действий со стороны США.

На сайте POGO с 30 августа по 8 сентября были опубликованы четыре рекомендации:
Ниже приведен полный перевод рекомендаций по управлению документами в электронной среде, которые, на мой взгляд, представляют определенный интерес:

Комментарии относительно разработки плана действий США в рамках «Партнерство открытого правительства», подготовленные неправительственными организациями POGO, OpenTheGovernment.org, и «Граждане по этику и ответственность в Вашингтоне» (Citizens for Ethics and Responsibility in Washington).

Мы приветствуем то, что Администрации в первый же день своей работы ввела систему архивирования электронной почты, которая обеспечивает сохранность и управляет электронными документами Белого дома, включая даже сообщения, посылаемые Президентом через смартфон Blackberry. Настало время государственным органам сделать то же самое в отношении их электронных документов.

В краткосрочной перспективе:

Федеральный совет ИТ-директоров (Federal Chief Information Officer Council), позиционирующий себя в качестве «главного межведомственного форума по улучшению практики проектирования, модернизации, использования, эксплуатации, организации совместного доступа и повышения производительности федеральных информационных ресурсов», по идее, должен был бы взять на себя лидирующую роль в области управления электронными документами. Однако Архив национальной безопасности (National Security Archive, неправительственная организация – Н.Х.) присудила ему премию Розмари (Rosemary Award) за 2010 год, за наихудшие показатели работы по созданию открытого правительства, поскольку Совету ещё только предстоит приступить к рассмотрению вопроса об обеспечении сохранности электронных документов и управления ими.

В прошлом году, Национальные Архивы (NARA) установили связь между Советом ИТ-директоров и Федеральным советом по управлению документами (Federal Records Council,  FRC) путем организации регулярных совместных встреч. Эти встречи должны периодически проводиться с участием внешние заинтересованных сторон - в том числе общественных групп.

В качестве причин, по которым федеральное правительство в настоящее время не в состоянии как следует управлять своими электронными документами, обычно называются отсутствие общих стандартов и интероперабельности между системами государственных органов. Усилия Совета ИТ-директоров и FRC, опираясь на рекомендации Национальных Архивов, следует направить на определение единых требований к управлению электронными документами и на разработку программного обеспечения с открытым исходным кодом, соответствующего этим требованиям хотя бы на базовом уровне. Государственные органы будут иметь возможность работать с поставщиками, с тем, чтобы адаптировать системы под свои потребности, одновременно обеспечивая при этом сохранение информации в общем формате в масштабах всего правительства.

В среднесрочной перспективе:

Администрация дала указания государственным органам активизировать использование ими облачных вычислений. В сентябре 2010 года Национальные Архивы выпустили бюллетень, в котором указали на ряд проблем управления документами в среде облачных вычислений, но пока что нет свидетельств того, что государственные органы уделяют этим вопросам достаточно внимания - до своего перехода в облака. Администрации должна потребовать, чтобы государственные органы, до перехода в облака, официально заверили Национальные Архивы в том, что использование ими облачных вычислений отвечает всем требованиям Национальных Архивов. Те государственные органы, которые уже используют облачные вычисления, должны официально заявить о выполнении требований Национальных Архивов в течение 5 месяцев.

Отчеты Национальных Архивов об итогах самооценки государственными органами положения дел с управлением документами и материалы аудитов показывают масштабы проблем, с которыми сталкиваются государственные органы при обеспечении надлежащего управления и сохранности документов, особенно электронных. По данным отчета NARA за 2010 год, см. http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-self-assessmemt.pdf , 95% федеральных агентств, ответивших на опросники, самооценили риск утраты ими электронных документов как средний или высокий. В каждый государственный орган следует направить инструкторов (detailees) Национальных Архивов, для того, чтобы помочь им надлежащим образом управлять электронными документами и обеспечивать их сохранность. Эти инструкторы помогут государственным органам проанализировать причины несоответствия ожиданиям, будут проводить обучение и работать с персоналом с целью добиться улучшений и создать инфраструктуру, обеспечивающую устойчивость этих улучшений.

В длительной перспективе:

Администрации, совместно с соответствующими комитетами Конгресса, следует проанализировать и обновить Закон о федеральных документах (Federal Records Act), с тем, чтобы требования закона лучше соответствовали условиям всё более электронной рабочей среды. Как минимум, закон должен расширить роль генеральных инспекторов (Inspectors General - руководители специальных органов, уполномоченных проводить аудит деятельности государственных органов – Н.Х.) в надзоре над управлением документами, включая автоматическую извещение генерального инспектора в случае, если проведенный Национальными Архивами аудит показал, что документы государственного органа подвергаются рискам. Мы также поддерживаем введение права сторонних организаций предъявлять соответствующие иски.

Усовершенствованные технологии необходимы для того, чтобы правительство  улучшило управление своими электронными документами, но одних их недостаточно. Дополнительное внимание должно быть уделено не только управлению документами, но также и специалистам по управлению документами. Департаменту управления персоналом (Office of Personnel Management, OPM – независимое агентство правительства США, управляющее системой государственной службы – Н.Х.) следует создать новую федеральную профессию и служебную лестницу для специалистов по управлению документами. Профессионализация федеральных специалистов по управлению документами путем введения новой профессии и служебной лестницы поможет государственным органам более эффективно набирать персонал, нацеленный на управление документами.

Представлено 30 августа 2011 года организациями:
  • «Открыть правительство» (OpenTheGovernment.org)
  • «Граждане за этику и ответственность в Вашингтоне» (Citizens for Responsibility & Ethics in Washington, CREW)
  • «Проект надзора над деятельностью государственных органов» (Project On Government Oversight, POGO)
  • «Архив национальной безопасности» (National Security Archive)

Комментариев нет:

Отправка комментария