среда, 14 сентября 2011 г.

Росархив о планировании работ с архивными документами архивных учреждений Российской Федерации на 2012 год

Росархив разослал руководителям федеральных архивных учреждений и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела информационное письмо от 6 сентября 2011 г. № 4/1784-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2012 г. и их отчетности за 2011 г.»

Меня, прежде всего, интересовало, что Росархив рекомендует включить в планы работы на 2012 год по части электронный документов. Вот что получилось:
В сфере комплектования:
  • Продолжение работы по организации внедрения … «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2011 (такая дата стоит в тексте письма, размещенном на сайте Росархива – Н.Х.) № 558, с учетом результатов мониторинга его внедрения в федеральных органах исполнительной власти, проведенного в 2011 г. (который Высшим арбитражным судом признан не вступившим в силу, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/09/2010.html - Н.Х.) ;

  • Оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов;
В сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:
  • Продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела, проведение работ по переводу в электронную форму;
Помимо этого, Росархив просил архивные учреждения и органы в своих годовых отчетах «по возможности более подробно отразить»:
  • Работу по оцифровке описей (не только сканирование, но и внесение информации в поля БД), указав количество внесенных в ПК «Архивный фонд» заголовков фондов, описей, единиц хранения, документов, и их процент от общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения;

  • Работу по сканированию архивных документов, указав, помимо объемов (нарастающим итогом и за год), видовой состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff; jpg и т.п.), объемы (абсолютные цифры - количество дел и Мб) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для хранения информации;

  • Степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также федеральных, государственных и муниципальных архивов (количество персональных компьютеров и серверов, в том числе объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, используемое программное обеспечение, в том числе номер версии ПК «Архивный фонд»), а также наличие IT-специалистов;

  • Степень готовности к приёму электронных документов на постоянное хранение и оказание государственных услуг в электронном виде, наличие подключения к системе СМЭВ.
Мой комментарий: Это, конечно, здорово, что Росархив рекомендует включать в планы работ оказание методической помощи в хранении электронных документов. Только мне кажется, что такого рода методическую помощь в первую очередь нужно было бы оказать самим архивным учреждениям: чтобы кому-то помогать, им самим нужно обладать необходимыми знаниями и квалификацией.

На мой взгляд, большое значение имеет выбор критериев для оценки степень готовности архивов к приему электронных документов – Росархив об этом ничего не сказал. Я бы предложила использовать следующие показатели:
  • Наличие законодательно-нормативной базы, регламентирующей организацию длительного хранения электронных документов;

  • Наличие методической базы по организации данной работы;

  • Наличие специалистов, имеющих необходимые компетенции и навыки для обеспечения длительной сохранности электронных документов;

  • Наличие необходимого технического и программного обеспечения;

  • Наличие достаточного и стабильного финансирования деятельности электронных архивов;

  • Создание специальных структурных подразделений, а лучше - самостоятельных архивных учреждений для архивного хранения электронных документов.
Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/letter060911.shtml

6 комментариев:

  1. Наталья, добрый день.
    Вы предложили показатели для оценки степени готовности архивов к приему электронных документов, а каковы, на ваш взгляд, критерии оценки степени готовности архивов к оказанию государственных услуг в электронном виде?

    ОтветитьУдалить
  2. Не претендуя на полноту, я бы предложила следующие показатели:
    • Наличие понимания и поддержки со стороны регионального и местного руководства
    • Готовность архива принимать запросы и отправлять ответы на них в электронном виде (включая наличие помещений, оборудования, программного обеспечения, обученного персонала, финансирования, нормативных документов, определяющих порядок регистрации, подготовки и отправки ответов и т.д.)
    • Готовность архива исполнять межведомственные запросы в течение 5 дней (включая наличие НСА, позволяющей быстро пробить по компьютеру, если ли, например, в архиве нужное личное дело или нет)
    • Готовность архива выдержать увеличившуюся нагрузку, когда к обычному потоку запросов добавятся запросы в рамках оказания госуслуг
    • Готовность юридической службы архива защищать интересы архива и его сотрудников в случае поступления жалоб на качество исполнения запросов и сроков исполнения запросов (что может привести к приходу прокуратуры и к большим штрафам, налагаемым персонально на исполнителей)
    • Финансовая стабильность архива - при подключении к системе оказания госуслуг в электронном виде может вырасти процент бесплатных запросов, и, соответственно, могут уменьшиться возможности для зарабатывания дополнительных средств

    ОтветитьУдалить
  3. спасибо
    А вы не знаете, критерии оценки степени готовности архивов к оказанию госуслуг в электронном виде, закреплены ли в каких-либо нормативно-правовых актах, может быть существуют методические рекомендации или что в роде плана-проекта?
    На что ориентироваться, на какой документ, подготавливая отчет о работе по данному пункту "Степень готовности к приёму электронных документов на постоянное хранение и оказание государственных услуг в электронном виде, наличие подключения к системе СМЭВ"?

    ОтветитьУдалить
  4. Мне подобные нормативно-правовые акты и методические рекомендации пока что на глаза не попадались.

    Думаю, что было бы логично направить в Росархив запрос относительно того, какой, собственно, ответ они хотят получить на попрос о "степени готовности". Возможно, я пессимист, но, на мой взгляд, ни один архив страны - даже РГАНТД - сейчас не готов принимать электронные документы на постоянное хранение, и не думаю, что кто-то подключился или готов подключиться к СМЭВ. Максимум на сегодня - это способность архива к электронному взаимодействию с Пенсионным фондом и другими органами.

    Теоретики из Росархива лучше бы спросили о готовности архивов принимать запросы по электронной почте!

    ОтветитьУдалить
  5. Умница ну какая же Вы умница!!! Милая Наташа! Мне уже пришло письмо о планировани и отчетности и то же самое недоумение и вопросы... О каком таком электронном архиве они пишут?! Если я только и делаю, что создаю справки социально-правового характера и борюсь со своими учреждениями, чтобы хранили!! и во-время сдавали документы. А уж про ликвидированные предприятия и их конкурсных управляющих и вовсе

    ОтветитьУдалить
  6. Кстати, я сама уже принимаю запросы по электронной почте (люди звонят, спрашивают о делах по личному составу, и я предлагаю им выслать запрос по электронке). Затем по почте отправляю справку.

    ОтветитьУдалить