пятница, 30 сентября 2011 г.

Опубликованы методические рекомендации по организации работ по разработке ведомственных Перечней, часть I

Вот что значить две недели быть оторванным от информационного общества (командировки!), - можно проморгать что-то интересное, например, «Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения», разработанные ВНИДАД, согласованные ЦЭПК при Росархиве и опубликованные на сайте Федерального архивного агентства 16 сентября 2011 года (см. http://archives.ru/documents/rekomend_perechen_foiv.shtml ).

Общие положения

Учитывая, что разработка ведомственных Перечней в федеральных органах исполнительной власти сейчас застопорилась (в приложении №1 приведен список ведомственных перечней, и самым «свежим» в нем является Перечень документов органов Прокуратуры РФ 2008 года), - появление любых методических рекомендаций в этой области воспринимается как серьезный прогресс, поскольку таких документов очень не хватает.

С другой стороны, при чтении «Методических рекомендаций» меня не покидала мысль о том, что разработка перечней собственными силами ведомств – дело трудновыполнимое, и не случайно, что в самих рекомендациях предусмотрена возможность привлечь к работе организацию-подрядчика, которая сделает это за деньги:
2.1.1. … Подготовка перечней может осуществляться и путём привлечения по договору других организаций. При этом специалисты ведомства привлекаются для консультаций.

Для справки: На сайте ВНИИДАД опубликованы «Ориентировочные нормативы на выполнение консультационных услуг по направлению документоведения», в котором разработка силами сотрудников ВНИИДАД «Перечня документов организации с указанием сроков хранения» в 500 статей оценивается в 150 человеко-дней и в 1 миллион рублей.
Преамбула документа показала, что коллеги из ВНИИДАД всё ещё не совсем готовы увидеть мир таким, каков он сейчас есть:
1.1. …Центральное место в составе нормативных и методических документов по определению сроков хранения документов занимают перечни документов с указанием сроков хранения.
Ведомственные перечни документов, как ведомственные нормативные документы, занимают, согласно закону об архивном деле, второе по значимости место – после законов, указов и распоряжений Президента и Постановлений Правительства, а также нормативных документов других ведомств, принятых в сфере их компетенции. Это место вполне почётное, но центральным назвать его можно только с большой натяжкой.

В тоже время порадовало прозвучавшее в п.1.2 признание роли законов и нормативных документов:
1.2. Разработка перечней документов с указанием сроков хранения осуществляется на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность государственных органов, организаций и содержащих, как общие положения в области управления, так и положения по осуществлению определенных функций федеральных органов исполнительной власти, а также конкретных организаций.
Организация работы по созданию перечней

Есть вопросы и к рекомендованной процедуре организации работы. Скажем, то, что нужно создавать специальную рабочую группу, понятно. Но включать в неё только специалистов ДОУ и технических работников, на мой взгляд, неправильно.
2.1.1. Для подготовки перечня документов ведомства должна быть создана рабочая группа, включающая специалистов в области работы с документами (ДОУ и архива) высокой квалификации и технических работников. Создание группы оформляется приказом.
По моему мнению, в такой группе найдётся работа для юристов, специалистов деловых подразделений, специалистов в области информационной безопасности, представителей кадровой службы и т.д. Без их участия очень легко допустить ошибки, которые впоследствии могут очень больно ударить по интересам организации.

По сути дела, речь идёт о формировании экспертной комиссии, но только не из «больших начальников», а из тех сотрудников, кто реально разбирается в составе документов и в их роли в деятельности организации. Ну а если в организации уже есть реально действующая ЭК, то логично, чтобы она и взяла на себя руководство созданием перечня.

Совет ведомствам набрать в рабочую группу высококвалифицированных специалистов ДОУ и архива можно считать не более чем «добрым напутствием», - хороших специалистов, в организациях, как правило, много не бывает, их можно пересчитать по пальцам. Кроме того, они не страдают от недостатка оперативной работы, и отвлечь их на длительное время ради создания перечня, без которого жить все-таки можно, проблематично.

Этапы разработки Перечня описаны весьма подробно. Фактически речь идёт об основательной научно-исследовательской работе, которую должны будут провести специалисты ДОУ ведомства – но когда? Где найти эти, по оценкам ВНИИДАД, 150 человеко-дней?

Некоторые «рекомендации», на мой взгляд, спорны, и при этом высказаны неприемлемым командным тоном:
2.2.1. ...Схема перечня документов должна быть не более двух уровней: раздел и подраздел.
Я считаю, что схема перечня должна быть удобна для использования его ведомством, а не для того, чтобы радовать глаз теоретиков. Лишние уровни плодить незачем, но и искусственно ограничивать их число неразумно.
2.4.2. Заголовки видов документов в перечне должны быть предельно краткими и понятными.
Мне кажется, что заголовки видов документов должны быть предельно понятными для специалистов ДОУ, составляющих номенклатуры дел, и уже по возможности – краткими. Задача экономии байтов в перечне не является актуальной.

Хватает в документе и мелочных императивных указаний по форматированию текста и по структуре перечня.

С моей точки зрения, рекомендации выиграли бы, если бы в них были в явной форме включены советы, позволяющие существенно ускорить работу и сделать её по-современному. Я бы, например, не рекомендовала тратить время на выявление всех тысяч видов документов, встречающихся в делопроизводстве ведомства. Вполне достаточно выделять группы документов, выполняющих одну функцию и имеющих один срок хранения.

Сам перечень я бы рекомендовала составлять не только в электронном виде, но и таким образом, чтобы по нему было удобно вести поиск. Безобразную практику создания текста в простом текстовом формате и форматирования его с помощью пробелов и спецсимволов пора сдать туда, куда весь мир отправил её лет 10-15 тому назад – на свалку истории.

(Окончание следует)

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/rekomend_perechen_foiv.shtml

Комментариев нет:

Отправка комментария