Сегодня, в Международный день электронной сохранности – или, иначе, Международный день сохранения электронной информации (World Digital Preservation Day, https://www.dpconline.org/events/world-digital-preservation-day - в 2022 году отмечался 3 ноября – Н.Х.) представляется уместным рассказать о том, как Национальные Архивы США (NARA) в последние годы разработали свою программу обеспечения электронной сохранности с целью обеспечить реальную доступность электронных документов правительства Соединенных Штатов и его органов, - как это сформулировано в основной теме этого года, «Для всех, на пользу и навсегда» (For all, for good and forever).
Мой комментарий: На самом деле это слегка переделанный девиз конференции iPRES 2022 «Данные для всех, на пользу и навсегда» (Data for all, for good and forever) :)
В 2014 году Национальные Архивы начали усилия по переосмыслению системы «Архив электронных документов» (Electronic Records Archive, ERA) с целью модернизировать обработку и обеспечение сохранности электронных документов - как изначально электронных, так и оцифрованных. Облачная система обеспечения электронной сохранности ERA 2.0 (см. https://www.archives.gov/era/about ) была запущена в эксплуатацию в 2018 году, и ее первоначальные возможности были направлены на создании новой среды обработки, хранения и обеспечения долговременной сохранности электронных фондов Национальных Архивов.
В рамках этих усилий в 2017 году Национальные Архивы переключили основное внимание на общие стратегии, открыв в Управлении заместителя Архивиста США новую программу обеспечения электронной сохранности (Digital Preservation Program). Для того, чтобы помочь руководить этой программой, была создана внутриведомственная группа по электронной сохранности, в которую вошли представители структурных подразделений – хранителей документов (федеральных, президентских и документов Конгресса США), службы оцифровки, управления главного юрисконсульта, ИТ-службы, а также подразделений, ответственных за разработку руководств и стандартов NARA и за обеспечения доступа для общественности. Данная группа продолжает способствовать обмену информацией и укреплению взаимоотношений в рамках Национальных Архивов, играя ключевую роль для дальнейшего успешного выполнения программы обеспечения электронной сохранности.
Директор по электронной сохранности Лесли Джонстон (Leslie Johnston) выступает с докладом о системе обеспечения электронной сохранности (электронном архиве) ERA 2.0.
В рамках новых усилий в области электронной сохранности Национальные Архивы провели в масштабах ведомства анализ пробелов в этой деятельности, с тем, чтобы помочь с выявлением областей для совершенствования способностей и возможностей Национальных Архивов. Анализ пробелов был структурирован в духе стандарта ISO 16363:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве – Аудит и сертификация доверенных электронных хранилищ» (Space data and information transfer systems - Audit and certification of trustworthy digital repositories, см. https://www.iso.org/standard/56510.html ) - ведущего международного ресурса для аудита цифровых хранилищ.
Выявление пробелов в наших процессах, документации и системах является необходимым инструментом для определения дальнейших шагов по установлению приоритетов при пересмотре политик, модернизации процессов и инвестировании в инфраструктуру. Результаты анализа пробелов привели Национальные Архивы к публикации в 2017 году своей первой ведомственной стратегии электронной сохранности (Digital Preservation Strategy), нацеленной на то, чтобы направлять соответствующую оперативную деятельность в рамках всех программ и во всех филиалах, и для дальнейшего продвижения в разработке ERA 2.0. Данная стратегия, обновленная в 2022 году ( https://www.archives.gov/preservation/digital-preservation/strategy ), будет и впредь обновляться каждые пять лет, отражая достижения Национальных Архивов в этой области и подталкивая к инновациям и совершенствованию.
После выполнения этой работы основное внимание программы обеспечения электронной сохранности переключилось на анализ электронных документов в фондах Национальных Архивов. Успех стратегии во многом зависит от непрерывно выполняемого анализа количества и типов файловых форматов во всех коллекциях электронных документов Национальных Архивов. Это только часть процесса; дальнейшая оценка рисков и жизнеспособности этих файловых форматов позволяет Национальным Архивам планировать управление файлами и определять приоритеты операций с форматами, таких как преобразование устаревшего формата в формат, поддерживаемый современными технологиями (т.е. выполнение конверсии – Н.Х.).
Результаты этой работы по оценке рисков и планированию действий по обеспечению долговременной сохранности выложены в открытом доступе в виде «Концепции обеспечения электронной сохранности» (Digital Preservation Framework, https://www.archives.gov/preservation/digital-preservation/risk – о ней также см. посты на блоге http://rusrim.blogspot.com/2019/09/blog-post_30.html , http://rusrim.blogspot.com/2020/07/1.html и http://rusrim.blogspot.com/2022/09/blog-post_200.html - Н.Х.) Национальных Архивов, которая в настоящее время охватывает более 650 версий файловых форматов. Элементы Концепции были недавно выложены в виде связанного открытого набора данных ( https://www.archives.gov/preservation/digital-preservation/linked-data , см. также http://rusrim.blogspot.com/2022/09/blog-post_200.html - Н.Х.) - это первый такой опыт для Национальных Архивов - что позволяет ещё более широко повторно использовать Концепцию и интегрировать её с другими ресурсами по вопросам обеспечения электронной сохранности.
Программы обеспечения электронной сохранности требуют регулярного оценивания. В 2019 и 2021 годах Национальные Архивы США провели внутреннюю самооценку программ и систем с использованием инструмента, разработанного компанией Primary Trustworthy Digital Repository Authorization Body Ltd (PTAB - «Главный орган по авторизации доверенных электронных хранилищ», http://www.iso16363.org/ - располагается в Дорсете (Dorset), Великобритания – Н.Х.) на основе стандарта ISO 16363. Национальные Архивы продолжают проводить самооценку раз в два года, и уже началась работа в рамках оценки 2023 года текущих возможностей и зрелости наших программ.
Наличие скоординированного жизнеспособного подхода к обеспечению электронной сохранности необходимо для решения текущих проблем, связанных с быстро меняющимися технологиями и быстрым ростом объёмов постоянных электронных документов, находящихся на постоянном архивном хранении в Национальных Архивах.
Группа по цифровому сохранению в офисе заместителя Архивиста США увеличилась до трёх человек: к директору по электронной сохранности Лесли Джонстон (Leslie Johnston) теперь присоединились старший аналитик по вопросам электронной сохранности Дара Бейкер (Dara Baker) и старший специалист по электронной сохранности Элизабет Инглэнд (Elizabeth England). Это позволило начать новые инициативы в рамках Программы, включая разработку внутренней программы обучения по вопросам электронной сохранности, публикацию «Концепции обеспечения электронной сохранности» в виде связанных данных, официальное представительство в группах ИТ-планирования и участие в более широком спектре межведомственных групп.
Важно понимать, кто занимается вопросами обеспечения электронной сохранности, поскольку работа распределяется по всему архивному ведомству:
- Отдел электронной сохранности (Digital Preservation Unit) руководит внутренними операциями;
- Служба услуг для федеральных органов исполнительной власти (Agency Services) даёт рекомендации внешним учреждениям, готовит перечни видов документов с указанием сроков их хранения и проводит экспертизу ценности документации;
- Архивисты службы услуг для исследователей (Research Services), Президентских библиотек и Центра архивов законодательных органов власти принимают на хранение, обрабатывают и описывают документы;
- Группа «Архивов электронных документов» (ERA) отвечает за постоянную проводимые разработку и совершенствование инструментов и систем для обеспечения электронной сохранности;
- Служба оцифровки переформатирует документы для обеспечения их долговременной сохранности и создает копии для удобства пользования;
- Службы ИТ-операций и ИТ-безопасности ведут мониторинг состояние систем и хранилищ, а также проводят регулярное тестирование восстановления системы из резервных копий в случае чрезвычайных ситуаций;
- Управление инноваций (Office of Innovation) обеспечивает публичный доступ через Каталог Национальных Архивов; а также
- Высшее руководство Национальных Архивов поддерживает работу посредством политик и ресурсов.
В этот Международный день электронной сохранности мы признаем, что обеспечение электронной сохранности - это командные усилия, объединяющие опыт и усилия специалистов с технологиями: её не следует рассматривать исключительно как технико-технологическую задачу, и соответствующие проблемы нельзя решить с помощью одних только технологий. Прошлое, настоящее и будущее электронной сохранности в Национальных Архивах опирается как на сотрудничество в масштабах всего архивного ведомства, так и на сотрудничество с более широким международным сообществом специалистов в области обеспечения электронной сохранности.
Элизабет Инглэнд (Elizabeth England) и Лесли Джонстон (Leslie Johnston)
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2022/11/03/building-and-sustaining-a-digital-preservation-program-at-nara/
Комментариев нет:
Отправить комментарий