Штат Виктория, Австралия: Управление государственных документов открыло публичное обсуждение проекта политики управления документами в деловых системах

Данная новость была опубликована 23 ноября 2022 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Управление государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) подготовило проект новой политики управления документами в деловых системах, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/policies

Данная политика была разработана в качестве инструмента, который содержит в краткой форме основные требования к управлению документами, которые должны быть реализованы во всех деловых системах (независимо от того, предназначены ли специально для использования в качестве систем управления документами или нет).

Проект политики в формате MS Word (это совсем небольшой 2-страничный документ – Н.Х.) доступен по адресу: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/Managing_Records_in_Business-Systems-Policy_Feedback_Draft_2022.doc

Мы хотели бы узнать Ваше мнение, чтобы убедиться, что данная политика понятна, удобна и практична.

Пожалуйста, направляйте Ваши отзывы по адресу xander.hunter@prov.vic.gov.au до 27 января 2023 года.

Немного предыстории:

• Данная политика была разработана как инструмент, содержащий сводку основных требований к управлению документами, которые должны быть реализованы во всех деловых системах (независимо от того, предназначены ли специально для использования в качестве систем управления документами или нет).
  
  
• Идея заключается в том, чтобы подготовить краткий документ, дающий ссылки на стандарты и спецификации Управления государственных документов (PROV) и на указания по срокам хранения и действиям по их истечении (Retention and Disposal Authorities, RDA – аналог наших Перечней – Н.Х.) для получения более подробной информации, и при этом не являющийся ориентированным на какую-то конкретную систему, - который поможет донести сведения о требованиях к управлению документами, особенно до тех, кто закупает, проектирует, настраивает и внедряет деловые системы, но не имеет чёткого представления об управлении документами.
  
  
• Политика частично основывается на принципах, изложенных в публикации Совета австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела (Council of Australasian Archives and Records Authorities, CAARA, https://www.caara.org.au/ ) об управлении документами в Microsoft 365 (речь идёт о 21-страницчном документе под названием «Функциональные требования к управлению документами в Microsoft 365» (Functional Requirements for Managing Records in Microsoft 365), опубликованном в октябре 2021 года и доступном по адресу https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2021/12/Functional-Requirements-for-M365-Version-1.0.pdf - Н.Х.)

Если у Вас есть какие-либо вопросы, или если Вы хотите обсудить что-либо в связи с политикой, пожалуйста, напишите по адресу xander.hunter@prov.vic.gov.au .

Мой комментарий: Управление государственных документов штата Виктория (PROV) уникально тем, что свои политики и стандарты пишет кратко, ясно и по делу. Ключевые идеи данной политики занимают всего лишь пол-страницы текста и представлены в виде следующего перечисления:

«Позиция Управления государственных документов штата Виктория (PROV) заключается в следующем:

• Информация, содержащаяся в деловых системах, управляемая ими или доступная через них, является государственными документами в соответствии с Законом о государственных документах 1973 года (Public Records Act 1973). Следовательно, эти документы должны управляться в соответствии со стандартами и спецификациями, утверждёнными Хранителем государственных документов штата (Keeper of Public Records - руководитель архивно-документационной службы штата – Н.Х.).
  
  
• При закупке, проектировании, разработке и настройке деловых систем должны учитываться и исполняться требования к управлению документами.
  
  
• Любые необходимые для деловых систем лицензии, контракты или соглашения не должны подвергать риску документы.
  
  
• Для деловых систем должны быть реализованы эффективные структуры стратегического управления.
  
  
• Должны создаваться и захватываться документы о деловой деятельности, осуществляемой или управляемой в деловых системах.
  
  
• Управление доступом к документам в деловых системах должно осуществляться с упреждением (proactively), начиная от создания и захвата документа до его уничтожения.
  
  
• Контекстуальные взаимосвязи между документами в деловых системах должны быть точно описаны и должны поддерживаться.
  
  
• Должен проводиться регулярный мониторинг деловых систем на предмет наличия рисков для документов, и должны предприниматься активные меры по смягчению выявленных рисков.
  
  
• Уничтожение/передача содержащихся в деловых системах документов должны осуществляться на законном основании.
  
  
• Содержащиеся в деловых системах документы постоянного срока хранения должны передаваться на архивное хранение в Управление государственных документов штата Виктория (PROV).
  
  
• Должна иметься возможность проведения, при необходимости, миграции и экспорта во внешние системы содержащихся в деловых системах документов.
  
  
• Должна обеспечиваться постоянная доступность и безопасность документов, в том числе в случае изменений в деловых системах (например, при обновлении, замене, выводе из эксплуатации, изменении обслуживания или хостинга).»

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/review-our-draft-managing-records-business-systems-policy
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/policies