Что ограничивает полезность управления документами? То, насколько люди организованы – и это всецело вопрос качества документов.
Самая совершенная в мире практика управления документами будет пустой тратой времени, если качество документов оставляет желать лучшего.
Большое значение имеет то, каким Вы видите управление документами.
Если «ведение документов» (recordkeeping) означает лишь отбор того, что следует сохранить, уже после того, как другие сотрудники решили, что нужно создать, - то Вы ограничены тем, что другие люди считают важным, и Ваше качество всегда будет рабом их качества; а то, чем Вы в конечном итоге будете управлять, вероятно, будет электронным эквивалентом мусорной свалки.
Если же «ведение документов» означает оказание помощи коллегам в обдумывании того, какую информацию им следует задокументировать – то это уже лучше.
Если же Вы сделаете ещё один шаг вперед и поможете коллегам подумать о том, как люди организуют свою работу, какая информация им нужна для выполнения своих обязанностей, как эта информация связана с качеством выдаваемых ими результатов, и как они получают ту информацию, что им нужна, тогда, когда она им нужна – в этом случаю, я полагаю, Вы будете близки к нирване. Но такой подход не для слабонервных - потому что Вы очень быстро обнаружите, что каждая вещь связана со всем остальным.
Если и есть какая-то истина о жизни организации, то она заключается в том, что её деятельность организована с использованием документов:
- Схема потока рабочих процессов (workflow) – это документ.
- Сообщения электронной почты – это документы.
- Перечень подлежащих исполнению дел - это документ.
- Все, что делают инструменты Microsoft 365 - это создание документов.
На данный момент люди, как правило, весьма неэффективно используют имеющиеся в их распоряжении инструменты для организации своей работы и управления ею - вот почему таким низким является качество записей, которыми мы должны управлять. Неорганизованные люди производят неорганизованные документы.
Чем более люди организованы, тем более организованными будут их документы, потому что люди организуют себя посредством документов.
Подумайте о наиболее организованных группах, которые Вам известны. Они знают, какую работу им предстоит выполнить, знают её текущее состояние и риски - и могут показать всё это Вам. Почему? Потому что у них есть документация – в отсутствие документации они не смогли бы ничего Вам показать, и координация деятельности в рамках группы стала бы невозможной.
Вопрос на миллион долларов для специалистов по управлению документами заключается в том, как долго мы будем ждать, пока кто-то другой организует людей, с тем, чтобы мы начали получать документы высокого качества.
Первый шаг в лидерстве - взять ответственность за что-либо на себя.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-constrains-the-value-of-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий