Одна из проблем, с которой мы сейчас сталкиваемся в сфере управления документами, - это необходимость изменить наш стиль мышления о документах.
Исторически документы хранились для обеспечения подотчетности, в справочных целях и ввиду их исторической ценности. Мы не привыкли думать о документах как об инструментах, которые говорят нам, где мы сейчас находимся [т.е. каково положение дел в конкретных направлениях деловой деятельности – Н.Х.], с тем, чтобы мы знали, что нам делать дальше.
Такой стиль мышления пронизывает дискуссии о реестрах информационных активов. Чтобы эти реестры имели смысл, они должны инициировать действия. Это противоречит доминирующему в нашей отрасли представлению о том, что все документы ценны, а указания по срокам хранения говорят нам о том, насколько они ценны. Нигде это не является для меня более ясным, чем при обсуждении реестров информационных активов.
Реестр информационных активов должен порождать действия - или его ведение будет просто ещё одной вспомогательной задачей.
Ценность реестра информационных активов по большей части заключается в том, чтобы точно знать, что у Вас есть, - в отличие от догадок, предположений или иных туманных соображений, которые руководство может использовать для того, чтобы вызвать сомнения в ценности того, что Вы храните.
Проблема заключается в том, что формирование реестров информационных активов - это серьёзная работа, и их затем необходимо поддерживать и актуализировать.
Так в чем заключается ценность заключенного в таком реестре знания? Это знание служит для осуществления действий.
Каждый раз, когда Вы добавляете поле в реестр информационных активов, - напишите бизнес-процесс для действий, которое Вы или кто-то другой собираетесь выполнить на основе информации в этом поле, и опишите триггеры, инициирующие эти действия. Если Вы не можете придумать ни одного такого действия – не включайте данное поле.
Такой подход также поможет Вам ответить на вопрос «как часто мне нужно обновлять эти сведения?». Если содержимое поля инициирует запуск процесса, который необходимо выполнять раз в неделю, то информацию в данном поле необходимо актуализировать еженедельно.
Если кто-либо говорит Вам, что ему нужно, чтобы процесс запускался раз в неделю, этот разговор станет осмысленным только тогда, когда Вы в ответ скажете этому лицу, что ему нужно будет профинансировать дополнительные расходы, связанные со столь частой актуализацией реестра.
Если вы одновременно реализуете процессы стратегического управления и отчетности по этим деловым процессам, Вы будете знать, действительно ли используются соответствующие поля, - потому что Вам не следует финансировать их обслуживание, если они не используется.
Включите это в свой процесс, и Вы очень быстро поймёте, является ли Ваш реестр информационных активов полезным и осмысленным, или же Вы лишь обременили себя ещё одной непонятно зачем нужной вспомогательной задачей обслуживания.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-answer-the-information-asset
Комментариев нет:
Отправить комментарий