Какова основная причина нежелания сотрудников использовать документную систему?
Недавно я беседовал с представителями ряда организаций, которые сказали мне, что они «просто хотят использовать SharePoint» - что означает отказ от одной из наиболее широко используемых документных систем в отрасли (в Австралии в течение довольно длительного времени в органах федерального правительства и правительств штатов стандартным инструментом управления документами была система Trim фирмы Hewlett Packard Enterprise – Н.Х.).
Всякий раз, когда мы изучали, почему так происходит, мы неизменно обнаруживали, что основная причина заключалась в том, что соответствующие сотрудники использовали специфические способы организации своей работы, а документная система не позволяла им организовать свою работу таким образом - поэтому они предпочитали работать в какой-либо иной системе.
Когда эти люди пытались использовать документную систему, они в результате начинали чувствовать себя неорганизованными, и у них возникал стресс ввиду сомнений, справляются ли они со своей работой. Поскольку структуризация их работы отражает текущее положение дел с её выполнением, то попытки заставить их организовывать свою работу иначе вызывали у них неуверенность и тревогу.
Настоящая проблема заключается в том, что мы постоянно пытаемся зажать этих людей «в тиски» между потребностями организации в соблюдении законодательно-нормативных требований, отраженными в нашей политике и классификационной схеме, - и их, часто многолетним, профессиональным опытом того, как организовать себя таким образом, чтобы они могли выполнять свою работу эффективно.
По сути, мы заставляем их выбирать между одной из двух длящихся психологических травм низкого уровня:
- Беспокойство по поводу того, не ударим ли мы их в один прекрасный день «кнутом» принудительного обеспечения исполнения законодательно-нормативных требований за то, что им приходится делать «неправильные» вещи ради эффективной организации своей работы, если этого им не позволяет навязываемая нами структура;
- Беспокойство и неуверенность в том, организованы ли они и хорошо ли выполняют свою работу.
По моему опыту, второго варианта они боятся больше всего - что объясняет распространённость файловых серверов.
При обсуждении этих вопросов сотрудники используют иносказания. Они говорят, что документная система «неуклюжая». Они информируют нас о том, что не могут решить, куда положить документы.
Это привычная защита, которую они используют, чтобы помочь себе рационализировать созданную нами двойственную ситуацию, где мы ставим их в такое положение, когда им приходится выбирать между эффективностью своей работы и эффективностью исполнения своих обязанностей в части управления документами.
В результате, когда наши классификационные схемы не помогают им выполнять свою работу, мы причиняем им длящуюся низкоуровневую психологическую травму - и мы должны сделать всё возможное со своей стороны, чтобы свести к минимуму эту ужасную вещь.
Будет действительно печально, если мы переведём их в SharePoint и заставим их применять всё те же структуры - тогда мы просто разрушим SharePoint, как разрушили другие документные системы.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Карл Мелроуз раз за разом в своих постах поднимает один и тот же ключевой вопрос, который, к сожалению, подавляющее большинство специалистов по управлению документами склонно игнорировать. Документы создаются, управляются и сохраняются не ради «истории», не ради государственных архивов и использующих их немногочисленных исследователей, а в интересах основной деловой деятельности организации, характер которой сейчас изменяется намного быстрее, чем догмы управления документами и архивного дела.
Неспособность понять, что службы управления документами в первую очередь должны помогать организациям выполнять их миссии и, в случае коммерческих организаций, получать прибыль, приспосабливаясь при этом к современным деловым процессам и технологиям (и способствуя эффективной работе сотрудников), а не навязывая практики времён царя Гороха, - как раз и является одной из главных причин падения престижа, влияния и уровня оплаты труда в нашей профессии…
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-psychological-trauma-inflicted
Комментариев нет:
Отправить комментарий