Проблема любой модели в том, что если Вы используете её достаточно долго, она становится для Вас единственным способом видения мира, и Вы даже не осознаёте этого.
Это одна из причин, из-за которых, по моему мнению, перечни документов с указанием сроков хранения сыграли настолько разрушительную роль в сфере управления документами. Они стали теми шорами, через которые мы видим мир.
Одна из проблем этого заключается в том, что мы не учитываем ценность «эфемерных» документов и материалов (ephemera – документы и материалы, имеющие мимолётную или очень кратковременную ценность – Н.Х.).
Эфемерная информация - самая ценная информация в любой деловой деятельности, поскольку она отражает текущее состояние каждого выполняемого в организации процесса, и каждое первоочередное действие, которое организация решила выполнить. Без этой информации моментально воцарился бы хаос.
Если бы мы наддали кнопку уничтожения всех наших важнейших документов, но сохранили эфемерную информацию, то наши организации, вероятно, могли бы ещё очень долго продолжать свою деятельность. Обычно важнейшие документы нужны нам только тогда, когда происходит что-то катастрофическое.
Я чувствую, что все инстинктивно будут оспаривать это, - но если говорить серьёзно, многие ли структурные подразделения и службы организации на самом деле прочли какие-либо из своих контрактов? Или свою внутреннюю нормативную базу - 1%? 0,1%? 0,01%?
Мой комментарий: Я тоже буду оспаривать данный тезис! К важнейшим относятся, в частности, документы, абсолютно необходимые для продолжения деловой деятельности – соответственно, в их число входит и немало «эфемерных» материалов.
В будущем в сфере управлении документами будут два способа добиться успеха:
- Примите решение о том, что в результате определенного события информация приобретает статус документа, а затем увольняйте всех, кто не следует политике управления документами.
- Научитесь замечательно управлять эфемерной информацией - потому что если у она у Вас есть, то Вы знаете текущее положение дел в организации, и из этого проистекает вся прочая получаемая отдача.
К эфемерным материалам можно отнести, например:
- Списки заданий и дел,
- Стикеры-напоминания (post-it notes),
- Электронная почта, непосредственно связанная с потоками рабочих процессов,
- Большая часть электронной почты.
Уберите эти материалы, и деятельность Вашей организации мгновенно встанет. Она потеряет всю свою организованность, - потому что организация использует все эти материалы для того, чтобы быть «организацией». Без них она становится дезорганизованной.
С другой стороны, если мы удалим документы постоянного срока хранения, Ваша организация может этого не замечать в течение десятилетий.
Если мы посмотрим на это с точки зрения модели DIKAR (Data, Information, Knowledge, Actions, Results - Данные, Информация, Знания, Действия, Результаты), то главная польза от знаний сводится к возможности принимать решения о том, какие действия мы
Без информации знания совершенно бесполезны, и мы не сможем добиться результатов сколько-нибудь целенаправленным образом. Большая часть питающей «Знания» информации носит эфемерный характер.
Эфемерная информация - самый важный класс информации, и пока мы не начнем её адекватно ценить, нас будут обходить те, кто умеет это делать.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: С моей точки зрения, основную мысль Карла Мелроуза можно было бы высказать несколько иначе, причём более понятным для большинства архивистов и специалистов по управлению документами образом.
Речь идёт о том, что у документов есть несколько видов ценности. Традиционно архивисты больше обращают внимание на историческую ценность, а специалисты по управлению документами – на историческую и правовую ценность документов, и это, в основном, документы длительного и постоянного сроков хранения. Однако существует ценность документов с точки зрения оперативной деловой деятельности организации, а также с точки зрения обеспечения её жизнеспособности в чрезвычайных ситуациях, часто не совпадающая с их исторической и правовой ценностью.
С точки зрения банка одно платежное поручение на миллион долларов, срок хранения которого 5 лет, может быть – в это период времени! - намного ценнее большинства хранящихся в архиве банка документов постоянного срока хранения. Во время ЧП актуальный список сотрудников с их телефонами и иной контактной информации, а также список поставщиков, способных оказать срочную помощь в устранении последствий ЧП, могут оказаться бесценными.
Соответственно, не обязательно напрочь отказываться от перечней; вполне достаточно признать, что как экспертиза ценности документов, так и перечни документов с указанием сроков хранения должны учитывать все виды ценности и все этапы жизненного цикла документов.
Не обязательно выпячивать «эфемерные» материалы как таковые; вполне достаточно признать, что в течение определенного времени информация и документы, не требующие длительного и постоянного хранения, могут быть крайне ценны для организации, и службы управления документами могут очень сильно выиграть, если возьмутся за обеспечение надлежащего эффективного управления такими документами информацией под флагом непосредственной поддержки основной, приносящей доходы деловой деятельности организации.
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/succeeding-at-records-management
Комментариев нет:
Отправить комментарий