Как на самом деле должно выглядеть ведение реестра информационных активов

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 15 марта 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Одна из реальных возможностей, возникающих благодаря ведению реестра информационных активов, заключается в том, чтобы коренным образом изменить то, как люди смотрят на документы.

Ловушка, связанная с ведением реестра информационных активов – это когда такой реестр просто создаётся и поддерживается, и всё.

Ещё один, более полезный способ использования реестра – тем не менее, также являющийся ловушкой - заключается в том, чтобы создать и использовать его для выделения тех материалов, которыми, как подсказывает классификация рисков, Вам следует управлять более тщательно.

Суть управления активами — это неявное признание того, что то, чем Вы управляете, имеет ценность. Однако цель управления активами не в том, чтобы знать кое-то о Вашем активе, хотя это тоже полезно. Она заключается в том, чтобы поддерживать и повышать полезность имеющегося у Вас актива.

Спустя лет пять лет после создания реестра информационных активов я ожидаю увидеть один из трёх типичных результатов:

• Реестр где-то «пылится», его статус неопределенный;
  
  
• Реестр поддерживается, является точным и используется в качестве инструмента оперативной деятельности;
  
  
• Организация внедрила управление информационными активами, и реестр представляет собой инструмент стратегического планирования, используемый для понимания того, на каких вопросах организация должна сосредоточить внимание в будущем.

Для меня по-настоящему представляет интерес только третий вариант.

Как это выглядит на практике? Это разговор о качестве, который Вы ведёте с Вашей организацией. Здесь есть два важных вопроса:

• В каких случаях качество Ваших информационных активов снижает Ваши возможности по выполнению Вашей работы?
  
  
• Как необходимо изменить Ваши спецификации качества, чтобы получить максимальную отдачу от Ваших усилий?

В управлении документами именно для этого и нужен документационный анализ (appraisal – в новом толковании этого термина, используемом профильным техническим комитетом ИСО – Н.Х.).

Когда мы делаем это как следует, мы разрабатывает политику, которая описывает и определяет, какие документы должны создаваться процессом, где еще они необходимы в организации и какой требуется уровень их качества. Для нас в этом нет ничего нового.

Реестр информационных активов (Information Asset Register, IAR) - это всего лишь новый инструмент, который мы можем использовать для обсуждения с нашей организацией того, как следует осуществлять управление документами.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-maintenance-of-an-information