Мой комментарий: Ещё один пост Карла Мелроуза на эту же тему см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2021/03/blog-post_89.html
В этом посте много всего, и он несколько «ориентирован на детали».
Пожалуйста, дочитайте его - и сообщите мне свои мысли и идеи. Одна из ключевых проблем, с которыми мы сталкиваемся в управлении документами - финансовая. Мы не можем получить деньги, и я думаю, это происходит потому, что наша практика недостаточно часто напрямую связана с деньгами, - так что в ближайшие месяцы я могу написать на эту тему ещё несколько постов.
На первый взгляд, логика уничтожения документов проста и очевидна. Чем больше у Вас всякой всячины, тем больше затраты на её хранение, и тем сложнее отыскать то, что Вам нужно; соответственно, тем больше времени Вы теряете.
Проблема, однако, в том, что ничто не существует в вакууме. Возьмем, к примеру, получение финансирования: если бы «денежные закрома» были неограниченными по размеру, каждый получил бы всё, что ему нужно. Но это не так, поэтому подразделения не получают желаемых средств - мы их не получаем, что возвращает меня к процессу уничтожения и его деловому (экономическому) обоснованию.
В отсутствие законодательно-нормативных требований уничтожать документы, экономическое обоснование уничтожения основывается на трёх простых критериях:
- Получаемая от документов отдача опустилась ниже издержек на их хранение;
- Издержки на хранение документов в течение определенного периода времени выше издержек на проведение уничтожения;
- В результате проведения уничтожения документов снижение затрат, ложащихся на людей, пытающихся найти конкретную информацию, перекроет затраты на проведение уничтожения.
Для неэкономистов поясню, что упомянутые здесь отдача и издержки являются «ожидаемыми в отношении следующей операции» (marginal), при этом возможны отклонения в любом направлении.
Чтобы адекватно соответствовать этим критериям, нам нужно знать ответ на ряд вопросов:
- Какую отдачу наша организация получает от документов? Скажем, снижение затрат, рост выручки и т.д.;
- Во сколько нам обходится хранение документов?
- Во сколько нам обходится уничтожение документов? Имеются в виду совокупные расходы – связанные с системой, политиками, процедурами, трудозатратами - всё вместе;
- Каковы сейчас затраты сотрудников на поиск конкретной информации?
- Какова связь между затратами на поиск и объемом хранимых нами документов?
Даже после того, как мы всё это узнаем, нам придётся принимать решения, потому что уничтожение - не единственно возможное решение этих проблем. Например, стоит подумать о следующем:
- Есть ли у нас более дешёвые варианты хранения?
- Как структура информации влияет на стоимость её хранения и затраты на поиск?
- Как структура информации повлияет на стоимость её уничтожения?
- Можно ли экономически обосновать преобразование этой информации в структурированные данные? (что само по себе – отдельная «песня»).
Всё это здесь обсуждалось для того, чтобы задать вопрос: как часто мы задумывались о чём-либо подобном до покупки систем класса EDRM/ECM/DM для управления документами и контентом, до внедрения перечней видов документов с указанием сроков хранения и до разработки (ориентированной на уничтожение) «деловой классификационной схемы» (business classification scheme, BCS)?
Когда-то я был плотником, и действительно отлично обращаюсь с молотком. Проблема с умением хорошо обращаться с молотком заключается в том, что молотки по-настоящему хороши только для того, чтобы забивать гвозди и делать на вещах выбоины, которые люди считают «дефектами».
Как правило, люди платят за результат - не за гвозди, и уж точно не за дефекты, вызванные случайным ударом молотка (которые в конечном итоге обойдутся Вам в копеечку).
Я задаюсь вопросом: не является ли уничтожение, в отсутствие чёткого делового обоснования, такого рода «молотком»?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/whats-the-business-case-for-disposition
Комментариев нет:
Отправить комментарий