Одно из самых значительных противоречий в управлении документами на данный момент - это противоречие между следующими тремя аспектами:
- Потребности организации,
- Потребности сотрудников,
- Представления о профессии управления документами.
Между потребностями организации и потребностями сотрудников почти всегда будут некоторые противоречия - это просто связано с тем, что у части организации имеются иные цели и потребности, чем у сотрудников. А вот идеология профессии управления документами является любопытным источником напряженности, и здесь наиболее интересными являются наши представления о качестве.
Качество - вещь субъективная. То, что понимает под высоким качеством один человек, не совпадает с представлениями другого. Однако одна из универсальных истин о качестве заключается в том, что люди будут тяготеть к вещам, которые, с их точки зрения, имеют адекватный уровень качества, и уходить от вещей, которые налагают на них бремя и затраты, не оправданные получаемой отдачей.
В контексте деловой деятельности качество просто означает «соответствие спецификациям». Высококачественный документ должен соответствовать спецификациям, а низкокачественный им не соответствует.
И вот здесь в игру вступают идеи профессии управления документами – ведь спецификации устанавливаем мы. Мы делаем это на основе представлений нашей профессии о том, что такое документ высокого качества.
Если установленная нами спецификация качества имеет смысл для нашей организации, организация обеспечит её внедрение. Если установленная нами спецификация качества имеет смысл для сотрудников нашей организации (наших пользователей), нам не придётся навязывать её использование.
Однако насколько часто такая спецификация оказывается реализуемой? Насколько часто сотрудники придумывают различные «обходные пути», потому что то качество, о котором мы их просим, для них бессмысленно? Как часто наша организация фактически соглашается с этим, не заставляя соблюдать стандарт качества?
Как часто наши организации говорят нам, что документы, соответствующие нашему стандарту, являются с их точки зрения низкокачественными?
Как часто идеология профессии управления документами мешает достижению отличных результатов в управлении документами?
Как долго, по нашему мнению, организации будут продолжать предоставлять нам работу, если мы не разрешим эту напряженность?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/are-records-in-records-systems-lower
Комментариев нет:
Отправить комментарий