Жизнеспособное и нежизнеспособное управление документами - и как Ваши организации говорят Вам о том, какое из них Вы практикуете

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 5 марта 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Что представляет собой Ваша практика? Я вижу две типичные группы особенностей практики:

Группа 1: Типичные области, которым уделяется повышенное внимание	Группа 2: Типичные области, которым уделяется повышенное внимание
1. Соблюдение законодательства и исполнение нормативных требований.	1. Фокус на улучшении результатов деловой деятельности Вашей организации.
2. Меры контроля и управления направлены на правильное установление и отслеживание сроков хранения и на проведение защитимого уничтожения.	2. Практики, ориентированные на будущее.
3. Стандарты ИСО	3. Теория ценности управления документами, включающая деньги.

Я оставляю на Ваше усмотрение решение о том, какая из этих практик более жизнеспособна, чем другая. Однако в общем случае Ваша организация скажет Вам, какая из них более жизнеспособна с точки зрения финансирования.

Если получаемое Вами финансирование постоянно увеличивается, чтобы соответствовать возросшему спросу на Ваши услуги, - то Ваша практика является жизнеспособной.

Если же выделяемое Вам финансирование снижается или остается прежним перед лицом возросших проблем, - то Вы, вероятно, готовы будете согласиться с тем, что Ваша практика нежизнеспособна, потому что в конечном итоге у Вас просто закончатся деньги.

Если Вы попадаете в категорию нежизнеспособных практик, то я Вам сочувствую. Нежизнеспособная практика - это такая практика управления записями, которая является реально болезненной для людей, которые её практикуют. Ваша организация, вероятно, игнорирует Вас. Скорее всего, Вас недофинансируют. Вы, вероятно, перерабатываете и/или безнадежно отстаёте с выполнением определенных задач, и чувствуете от этого стресс. Вероятно, единственное, что удерживает Вас на работе, это Ваша страсть к документам, потому что мы увлекающиеся люди.

Основная идея этой заметки заключается в том, что Ваша организация сама говорит Вам, какие практики являются жизнеспособными. Если практика создает благотворный цикл, когда Ваша большая активность приводит к росту потребности в ней Вашей организации, это жизнеспособная ситуация. Если же практика приводит к тому, что часть организации пытается игнорировать Вас - или просто не дает никаких результатов, тогда она, вероятно, нежизнеспособна.

Хорошая новость заключается в том, что фокус Ваших усилий легко изменить, как и практику.

Вы должны делать это правильно - что, как правило, означает, большие усилия по донесению до Вашего руководства информации о том, что другими деловыми подразделениями не выполняются действия, которые те должны предпринять, чтобы Ваши усилия были успешными. Но это может быть сделано.

Итоговый вывод: если Вам надоело то, что Ваша организация Вас игнорирует, и если Вы хотите, чтобы Ваша страсть была вознаграждена, - Вам нужно переходить на жизнеспособную практику.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/sustainable-and-unsustainable-records