понедельник, 16 ноября 2020 г.

Великобритания: Продолжается работа над стандартом BS 10025 «Управление документами – Свод практики» (Records management - Code of practice)


1 ноября 2020 года на сайте Британского института стандартов (BSI) обновилась информация о статусе самого, наверное, загадочного из проектов стандартов в области управления документами - BS 10025 «Управление документами – Свод практики» (Records management - Code of practice), см. https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2020-00710/

Загадочным я называю данный проект из-за того, что о нём (кроме названной страницы сайта BSI) до сих пор нет никакой информации в интернете.

Итак, сообщается, что проект, о котором первые сведения появились в мае 2020 года, перешёл 30 октября на стадию публичного обсуждения, которое продлится до 4 января 2021 года.

В аннотации на документ сказано следующее:

«Данный британский стандарт содержит рекомендации по эффективному управлению документами, которые организация создаёт и накапливает в качестве побочного продукта своей деловой деятельности.

Примечание: В отношении документов (records) могут использоваться термины «данные», «контент» (documents), «информация», «документированная информация» или «документы», либо их комбинации.

Настоящий британский стандарт применим к документам вне зависимости от вида носителя или формата, используемого для их создания и хранения, и от типа информации, которую они содержат. Он охватывает как ИТ-приложения и системы (например, базы данных, системы управления электронными документами и контентом, системы видеонаблюдения (CCTV) и голосовых записей, деловые и информационные системы, содержимое веб-сайтов и платформ социальных сетей), так и физические документы.

Настоящий британский стандарт предназначен для применения любыми организациями, вне зависимости от их типа, размера и характера деловой деятельности. Степень применения рекомендаций зависит от среды деловой деятельности и сложности организации.

Стандарт предназначен для использования всеми, кто отвечает за управление документами организации. В числе тех, кто играет ведущую роль в оперативной деятельности, могут быть специалисты по управлению документами, специалисты по управлению информацией, специалисты по управлению информационными активами, специалисты по управлению данными и уполномоченные по защите персональных данных, ИТ-специалисты и администраторы, архивисты и специалисты библиотечного дела, юрисконсульты и руководители деловых подразделений.»

3 ноября 2020 года Британский институт стандартов дополнительно выложил на названной странице текст проекта объёмом 24 страницы, и открыл возможность подавать свои замечания и предложения по тексту онлайн.

На первый взгляд, новый стандарт по своей структуре очень сильно напоминает «Свод хорошей практики управления документами, подготовленный лордом-канцлером»  (Lord Chancellor’s Code of Practice on the management of records, https://webarchive.nationalarchives.gov.uk/+/http://www.justice.gov.uk/guidance/docs/foi-section46-code-of-practice.pdf ) - авторитетное, но «возрастное» британское руководство, последний раз обновленное в 2009 году.

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Принципы хорошей практики управления документами
5. Положения для включения в политики
6. Организационные меры
7. Выявление, создание и захват документов для исполнения требований организации
8. Организация документов для целей доступа к ним и управления ими
9. Хранение и поддержка документов
10. Менеджмент безопасности и контроль доступа
11. Управление сроками хранения и организация окончательного решения судьбы документов (передачи или уничтожения)
12. Управление документами организации, хранимыми другой организаций
13. Мониторинг и отчетность об управлении документами
Библиография

Источник: сайт BSI
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2020-00710/

Комментариев нет:

Отправка комментария