понедельник, 2 ноября 2020 г.

Управление документами в период смены президентской администрации США, пост 3: Управление официальными учётными записями электронной почты и социальных сетей

Данная заметка руководителя направления управления документами Национальных Архивов США Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 21 октября 2020 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

В этом, третьем по счёту посте из нашей серии постов о переходном периоде, через который проходит федеральное правительство США, акцент делается на необходимость управления официальными учетными записями электронной почты и социальных сетей высокопоставленных должностных лиц, которые приходят на федеральную государственную службу или уходят из неё. Для этих официальных лиц крайне важно хранить личные материалы отдельно от официальных учетных записей или систем. Это позволяет избежать сложной и трудоёмкой работы по экспертизе объемных материалов в случае ухода руководителя из государственного органа.

Должностным лицам федеральных органов исполнительной власти при ведении ими деловой деятельности государственного органа следует использовать свои официальные учётные записи электронной почты и электронных сообщений (см. Бюллетень NARA 2015-02 от 29 июля 2015 года «Руководство по управлению электронными сообщениями» - Guidance on Managing Electronic Messages, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-02.html - о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/08/2015-02.html - Н.Х.). Личные учетные записи следует использовать только в исключительных случаях. Когда чиновники осуществляют деловую деятельность своего государственного органа с использованием личных учетных записей или устройств для обмена электронными сообщениями, в её ходе создаются федеральные документы. Если используются такие личные учетные записи, физические лица обязаны обеспечить захват электронных сообщений, созданных или полученных в этих учетных записях, в соответствии с требованиями Закона о федеральных документах (Federal Records Act).

В Законе США о федеральных документах (44 USC 2911, с поправками, внесенными законом Pub. L. 113-187 – это статья «Требования о раскрытии в отношении официальной деловой деятельности, ведущейся с использованием неофициальных учётных записей систем обмена электронными сообщениями» (Disclosure requirement for official business conducted using non-official electronic messaging accounts), см. https://www.archives.gov/about/laws/records-management.html#2911Н.Х.) сказано:

(a) Общие положения. - Должностным лицам и сотрудникам федеральных органов исполнительной власти не разрешается создавать или отправлять документы с использованием неофициальных учетных записей в системе обмена электронными сообщениями, за исключением случаев, когда такое должностное лицо или сотрудник –

(1) Посылает экземпляр документа в официальную учетную запись должностного лица или сотрудника в системе обмена электронными сообщениями в момент первоначального создания или передачи документа; или

(2) Пересылает полный экземпляр документа на официальную учетную запись должностного лица или сотрудника в системе обмена электронными сообщениями не позднее 20 дней после первоначального создания или передачи документа.

Созданные или полученные в личной учётной записи электронные сообщения, подпадающие под определение федерального документа, должны быть откопированы в официальную учётную запись в системе электронного обмена сообщениями в течение 20 дней. Данное в законодательстве определение понятия «электронное сообщение» охватывает электронную почту:

«Термин «электронные сообщения» означает электронную почту и другие системы обмена электронными сообщениями, которые используются для информационного обмена между людьми.» (44 USC 2911)

Учетные записи в социальных сетях, созданные или используемые для ведения официальной деятельности государственного органа, должны оставаться под контролем этого государственного органа. Когда сотрудник использует личную учетную запись в социальной сети для общения с общественностью от имени государственного органа, он может создавать федеральные документы, которые должны быть переданы под контроль службы управления документами и в дальнейшем должны надлежащим образом управляться. Может оказаться необходимым передать учетную запись в собственность государственного органа.

Для сотрудников и высокопоставленных должностных лиц хорошей практикой является создание администрируемых государственным органом уникальных учетных записей в тот момент, когда они начинают использовать социальные сети в официальных целях, или же когда они поступают на федеральную государственную службу, с тем, чтобы общественность могла четко видеть, что эти учётные записи используются для официальной деловой деятельности государственного органа.

Когда сотрудник начинает или прекращает выступать от имени государственного органа, он должен обозначить изменение своего статуса на платформе социальной сети. Это позволяет четко разграничить ситуации, когда сотрудник действует в служебном, а когда - в личном качестве. Например, используемое государственным служащим имя пользователя может содержать название должности, сокращенное обозначение или должность, а не его личное имя. После ухода с государственной службы сотрудник, который желает и дальше использовать те же платформы социальных сетей в личных целях, должен будет создать новые учетные записи в социальных сетях.

Напоминаем, что Закон о федеральных документах не применяется в отношении президентских документов, созданных в соответствии с Законом о президентских документах (Presidential Records Act). Управление президентскими документами осуществляется отдельно от федеральных документов. Вопросы, связанные с определением того, являются ли документальные материалы президентскими документами, следует направлять юрисконсульту Белого дома.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2020/10/21/transition-post-3-managing-official-email-and-social-media-accounts/

Комментариев нет:

Отправка комментария