понедельник, 2 ноября 2020 г.

Утверждены типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. №69

Для справки: Требования начали разрабатываться еще в 2017 году в соответствии с «Планом научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2017 год», утвержденным приказом Росархива №166 от 30 декабря 2016 года (см.: http://vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=2273&Itemid=738 ).

О том, как работа начиналась см. доклад заместителя директора ВНИИ документоведения и архивного дела, к.и.н. Натальи Геннадьевны Суровцевой «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов шаг к созданию единого информационного пространства» в мае 2017 года на общероссийском профессиональном форуме Гильдии Управляющих Документацией «Эффективный документооборот в условиях межведомственного информационного взаимодействия - Инфодокум-взаимодействие 2017» (см.: мой пост на блоге http://rusrim.blogspot.com/2017/06/blog-post.html , видеозапись доклада Н.Г.Суровцевой -  https://www.youtube.com/watch?v=Ock9HXDIsec , а также презентацию к нему http://www.gdm.ru/meropr/infodocum/infodocum052017/surovtseva.ppt ).

Типовые требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития (п.1.2).

Типовые требования определяют (п.1.3):

  • Общие функциональные требования к системам электронного документооборота (далее – СЭД) и системам хранения электронных документов (далее – СХЭД) в архивах государственных органов;

  • Функциональные требования к СЭД в государственных органах;

  • Функциональные требования к СХЭД в архивах государственных органов.

Типовые требования не распространяются на процессы создания автоматизированных систем, на требования к информационной безопасности, а также к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД.

Типовые требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

СЭД должна обеспечивать работу с входящими, исходящими и внутренними документами государственного органа (п.1.4) в том числе работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, имеющими пометку «Для служебного пользования».

СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных из СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган (1.5)

Мой комментарий:
В данном случае ключевым становится вопрос о том, обязательны ли эти требования для разработчиков программного обеспечения, ведь именно они создают системы, - а государственные органы, как заказчики, устанавливают требования к ним в Технических заданиях.

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 №71)

п.2.3 … СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документ вступает в силу с 1 ноября 2020 года, и в этой связи возникает вопрос о том, должны ли органы государственной власти привести в соответствие с этими требованиями свои существующие системы электронного документооборота и системы хранения электронных документов в архивах государственных органов; а при подготовке ТЗ на следующий год – должны ли они включить в эти ТЗ доработку недостающего функционала. Что-то я сомневаюсь, что органы государственной сласти озаботятся этими вопросами (в любом случае дополнительных денег на это никто выделять не собирается!). При этом в «Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» явным образом установлено, что СЭДы должны соответствовать требованиям (см. цитату выше), но про СХЭД ничего не говорится - значит, в их отношении требования можно не соблюдать :)

Надо сказать, что много лет я пытаюсь донести до коллег – сначала из Минкомсвязи, затем и из Росархива - простую истину: чтобы требования такого рода принесли пользу, недостаточно, чтобы они сами по себе были осмысленными (с чем тоже бывают проблемы). Необходимо, чтобы требования были реализуемыми в разумные сроки (на разработку нового серьёзного функционала обычно требуется порядка двух лет, и ранее этого срока на рынке просто не будет соответствующих требованиям решений, даже если компании-разработчики решат сами инвестировать в их разработку), и, самое главное, чтобы на доработки и на закупки новых решений государственным и муниципальным органам были выделены соответствующие средства – а в масштабах России это многие миллиарды рублей, которые в бюджетах не предусмотрены. Требования же, которые не подкреплены финансированием – не более чем интеллектуальная гимнастика :)

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=365612

Комментариев нет:

Отправка комментария