четверг, 2 января 2020 г.

Австралия: Национальные Архивы «неэффективно» осуществляют надзор за выполнением общегосударственной политики в области управления электронными документами


Данная статья Аши Барбашовой (Asha Barbaschow – на фото, ранее она носила фамилию Маклин (McLean)) была опубликована 1 ноября 2019 года на сайте ZNet.com .

Проверив три органа исполнительной власти центрального правительства, австралийская Счётная палата (Australian National Audit Office, ANAO) выявила, что те уже почти на год отстают с достижением определенных целей.

«Политика непрерывного использования электронной информации - 2020» (Digital Continuity 2020 Policy, см. https://www.naa.gov.au/information-management/information-management-policies/digital-continuity-2020-policy  ; о ней см. также посты https://rusrim.blogspot.com/2015/11/blog-post_30.html и https://rusrim.blogspot.com/2015/11/2016.html - Н.Х.), была разработана в 2015 году как инструмент подталкивания органов правительства Австралии к переходу, помимо прочего, на полностью электронно-цифровые рабочие процессы и на управление информацией как активом.

Предполагалось, что эта политика поможет в достижении более широких целей электронного правительства и цифровой экономики, а также обеспечит поддержку внедрения эффективного управления электронной информацией в масштабе центрального правительства Австралии.

Эта политика была принята в соответствии с Законом об архивах 1983 года (Archives Act 1983). Она применима в отношении всей информации, данных и документов государственных органов, в дополнение к системам, услугам и процессам. Администрирование данной политики было поручено Национальным Архивам Австралии.

Счётная палата Австралии (ANAO), однако, заявила, что Национальные Архивы в значительной степени неэффективны в выполнении данной своей обязанности.

«Органы правительства Австралии вряд ли сумеют реализовать цели «Политики непрерывного использования электронной информации» к концу 2020 года, а Национальные Архивы Австралии в значительной степени оказались неэффективными в части мониторинга, оказании помощи и поощрении государственных органов к достижению целей политики», - написала Счётная палата в своём отчёте.

Счётная палата отметила, что выпущенные Национальными Архивами в помощь государственным органам с реализацией данной политики продукты, рекомендации и нормативно-методические документы в основном соответствуют своим задачам, однако в них отсутствует стратегия вовлечения и информационного взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Согласно политике, органы государственной сласти должны переходить на полностью электронно-цифровые рабочие процессы, а информация должна создаваться и управляться в электронном формате. Политика также требует, чтобы информация, системы и процессы были интероперабельными, соответствующими стандартам краткосрочного и долгосрочного управления; а также повышения качества информации и обеспечения доступности, удобства передачи и повторного использования информации.

Счётная палата считает, что не было обеспечено эффективное определение рисков для реализации политики, а также управление ими и информирование о них.

«Приоритеты, цели и задачи, использовавшиеся Национальными Архивами для измерения собственной эффективности в плане надзора над реализацией политики, не были проработаны таким образом, чтобы обеспечить надлежащее соответствие целям и задачам политики», - говорится в отчете ANAO.

«Процессы мониторинга и отчетности были интегрированы в ежегодное обследование органов центрального правительства, однако относящиеся к эффективности сведения не были четко согласованы с самой политикой, не охватывались в достаточной степени процессами обеспечения качества и не включали четких и последовательных измеримых показателей, позволяющих оценить степень успешности».

В отчете Счётной палаты содержится семь рекомендаций, первая из которых требует от Национальных Архивов создать эффективные внутренние механизмы для администрирования и контроля над реализацией данной политики, а также любых последующих политик, которые будут включать в себя надлежащие меры управления и стратегию, направляющую их администрирование.

Счётная палата также рекомендует разработать эффективную стратегию вовлечения и информационного взаимодействия с заинтересованными сторонами, а также стратегию, включающую в себя возможности мониторинга и сравнительного анализа, с тем, чтобы информация о достигнутом прогрессе непрерывно поступала в Национальные Архивы.

Счётная палата также потребовала разработать план управления рисками.

Для оценки степени реализации политики Счётная палата решила провести аудит в Управлении Генерального прокурора (Attorney-General's Department, AGD), Управлении безопасности гражданской авиации (Civil Aviation Safety Authority, CASA) и Управлении Генерального инспектора в области разведки и безопасности (Inspector-General of Intelligence and Security, IGIS).

Аудит выявил, что все эти три государственных учреждения лишь частично реализовали предусмотренные политикой задачи, крайний срок выполнения которых был 31 декабря 2018 года.

Тем временем, как отметила Счётная палата, Управление Генерального прокурора полностью выполнило или достигло значительного прогресса по всем 17 целям, а Управление безопасности гражданской авиации частично выполнило все задачи, кроме одной. Управление Генерального инспектора в области разведки и безопасности не реализовала ряд целей, в особенности те, что связаны со вторым принципом политики (Этот принцип гласит, что «Информацией следует управлять в электронной форме» - Н.Х.).

В отчете сообщается, что AGD и CASA создали конкретные механизмы для внутреннего мониторинга и отчетности о прогрессе в достижении целей политики, в то время как IGIS не имеет таких механизмов.

«Хотя IGIS может оказаться не в состоянии оцифровать определённые аналоговые документы из-за ограничений, наложенных органами-создателями этих документов, он пока что не реализовал ни одной из общих целей, связанных с управлением информацией в электронной форме», - пишет ANAO.

Счетная палата предложила IGIS разработать план реализации политики в котором особое внимание должно быть уделено задачам, которые должны были быть реализованы к концу 2018 года.

Аша Барбашова (Asha Barbaschow)

Источник: сайт ZNet.com
https://www.zdnet.com/article/national-archives-ineffective-in-overseeing-government-wide-digital-record-policy/

1 комментарий:

  1. С Новым Годом, Наталия, с новым счастьем!
    Вы - прекрасная женшинаЙ Я Вас люблю!
    Удачи Вам!

    ОтветитьУдалить