пятница, 3 января 2020 г.

США: Национальные Архивы посредством обновления своих рекомендаций прольют свет на процесс постепенного отказа от бумажных документов


Данная заметка репортёра «Федеральной сети новостей» (Federal News Network) Джори Хекмана (Jory Heckman – на фото) была опубликована 5 декабря 2019 года на сайте FederalNewsNetwork.com .

Этим летом Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) вызвали переполох в сообществе специалистов по управлению документами, когда установили для федеральных органов исполнительной власти конец 2022 года как крайний срок оцифровки ими свои исторических документов постоянного срока хранения.

Помимо этого, соответствующий меморандум, выпущенный совместно с Административно-бюджетным управлением (Office of Management and Budget, OMB), запрещает федеральным ведомствам после декабря 2022 года содержать собственные центры хранения документации. После этой даты Национальные Архивы также не будут принимать бумажные документы на архивное хранение.

Но помимо установления крайнего срока, представители NARA 5 декабря 2019 года на организованным изданием Federal Computer Week (FCW) семинаре по управлению электронными документами заявили, что обновленное руководства и рекомендации вскоре дадут федеральным органам лучшее представление о том, чего ожидать от перехода с бумажных на электронные документы.

Мой комментарий: Семинар, о котором идёт речь, назывался «Готовность к электронным документам: Соблюдение крайних сроков, установленных директивой M-19-21» (Electronic Records Readiness: Meeting the Deadlines of M-19-21). Подробнее об этом семинаре см. https://fcw.com/ElectronicRecords . Что касается директивы OMB/NARA M-19-21 «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records), то о ней см. пост на моём блоге здесь: https://rusrim.blogspot.com/2019/07/blog-post_8.html

Ведущий аналитик по политике управления документами (Supervisory Records Management Policy Analyst) в офисе руководителя направления управления документами Национальных Архивов США (Senior Agency Official for Records Management) Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh) отметил, что в меморандуме для федеральных органов исполнительной власти установлены «смелые цели».

И хотя эти усилия по модернизации потребуют от NARA и ведомственных документационных служб пересмотра их методов ведения деловой деятельности, это, по мнению Раванбакша, необходимые перемены.

«Это именно то, чего, как я полагаю, ожидают от нас наши клиенты, и, честно говоря, это то, что мы в NARA должны сделать, чтобы сохранить свою актуальность и нужность как Национальных Архивов», - сказал он. «Мы больше не можем позволить себе делать двойную работу, поддерживая процессы как для аналоговых, так и для электронных документов. Мы должны сконцентрировать свои ресурсы и внимание на переходе на электронные документы. Для достижения этой цели мы установили четкую веху перемен, что часто необходимо, если мы хотим, чтобы перемены действительно произошли».

Поступая таким образом, Национальные Архивы открыли дверь для инновационных технологий, таких, как технологии автоматизации, которые, по словам Раванбахша, выведут управление документами на «новый уровень».

В течение нескольких месяцев, прошедших с момента публикации меморандума, представители Национальных Архивов собирали отзывы и вопросы от ведомств, касающиеся реализации положений директивы. Раванбахш сообщил, что на основе этой обратной связи Национальны Архивы планируют выпустить дополнительные указания и рекомендации в первом квартале 2020 календарного года.

Обновленное рекомендации, по его словам, также прольют больше света на возможные варианты, которые будут у федеральных органов после закрытия ими собственных центров хранения документации.

Старший аналитик Национальных Архивов по политике в области электронных документов Кортни Андерсон (Courtney Anderson) сообщила, что готовящиеся руководства дадут федеральным органам более четкое представление о том, на каких вопросах им следует сконцентрировать внимание в ближайшие годы.

«Национальные Архивы хорошо информирует федеральные ведомства о том, что им следует делать для реализации предписываемой нами политики в виде руководств и бюллетеней. Но они действительно нуждаются в большей помощи по вопросу «как» - как на самом деле им управлять своими электронными документами», отметила Андерсон.

Позднее в этом финансовом году Национальные Архивы завершит свою работу над «вариантами использования» (use cases), которые в деталях разъяснят государственным органам, как им управлять определенными типами документов. Андерсон сказала, что к настоящему моменту Национальные Архивы опубликовала варианты использования электронных документов, сообщений в социальных сетях и передачи документов постоянного срока хранения на архивное хранение в NARA.

«В них действительно пошагово описывается процесс, как всё это делается. Федеральные органы могут использовать данные рекомендации в процессе оценки предлагаемых поставщиками решений, - а поставщики могут с помощью демонстрационных примеров показать, как они на самом деле соответствуют требованиям, которые перечислены в вариантах использования», - отметила Андерсон.

Чтобы упростить закупку федеральными органами услуг по управлению документами, Национальные Архивы в рамках своей «Федеральной инициативы по модернизации управления электронными документами» (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI) заключила партнерское соглашение с Управлением общих служб правительства США (General Services Administration, GSA) с тем, чтобы перейти к модели общих служб для целей управления документами.

«Инструменты для управления их электронными документами нужны всем федеральным органам исполнительной власти, и чем выходить на рынок поодиночке и приобретать их самостоятельно, нам выгоднее работать совместно через GSA, чтобы иметь возможность коллективно закупать их на более высоком уровне», - подчеркнула Андерсон.

Джори Хекман (Jory Heckman)

Источник: сайт FederalNewsNetwork.com
https://federalnewsnetwork.com/digital-government/2019/12/nara-to-shed-more-light-on-paper-records-phase-out-through-updated-guidance/

Комментариев нет:

Отправка комментария