среда, 15 января 2020 г.

Порядок передачи в архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) на бумажных носителях


В этом посте я выполняю свой обещание рассказать о «Порядке передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях», который был утвержден приказами Минюста России №233 и Росархива №181 29 ноября 2018 года.

Данный порядок вступил в силу еще год назад, 21 января 2019 года.
Для справки: Федеральный закон от 15.11.1997 №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»

Статья 77. Сроки хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

1. Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) хранятся в органах записи актов гражданского состояния в течение ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния.

2. По истечении ста лет органы записи актов гражданского состояния передают в государственные архивы книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Актовые книги по истечении ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния передаются органами ЗАГС субъектов РФ на постоянное хранение в государственные архивы (п.2).

Для передачи и приема актовых книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей органа ЗАГС субъекта РФ, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела и государственного архива. Состав комиссии утверждается совместным приказом органа ЗАГС субъекта РФ и уполномоченного органа (п.3).

Комиссией проводится проверка их физического и санитарного состояния, выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГС субъекта РФ.

Орган ЗАГС субъекта РФ составляет опись дел постоянного хранения передаваемых в государственный архив актовых книг, а также акт их приема-передачи и справочно-поисковых средств к ним на постоянное хранение в государственный архив (п.4). Актовые книги передаются и принимаются поединично (п. 6).

Порядок описывает особенности передачи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния, составленных:
  • До создания Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (часть II)

  • В Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (часть III), т.е. в электронном виде.
Органы, наделенные полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния, в которых хранятся актовые книги, собранные из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передают их в орган ЗАГС субъекта РФ, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, для передачи в государственный архив (п.14).

Вместе с актовыми книгами передаются справочно-поисковые средства. Передача оформляется актом приема-передачи.

Орган ЗАГС субъекта РФ проводит сверку актовых книг с записями актов гражданского состояния, составленными в форме электронного документа (п.15).

Если запись акта гражданского состояния, находящаяся в актовой книге, не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную в электронном виде и имеющихся в записи актов гражданского состояния, составленной в форме электронного документа, - в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге, вносятся соответствующие исправления и изменения (п.16).

Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать, помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге, в соответствии с записью акта гражданского состояния, составленной в форме электронного документа. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта РФ и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

В случае, если в актовых книгах недостает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются копиями на бумажном носителе, соответствующими записям актов гражданского состояния, составленным в форме электронного документа в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (п.17).

На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ листов в актовой книге, проставляется отметка о проведении сверки, которая заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта РФ и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа (п.18).

В случае, если актовая книга расшивалась в целях дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта РФ и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния.

Мой комментарий: С одной стороны, хорошо, что в региональные архивы будут переданы данные из Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния хотя бы на бумажных носителях, - но возникает вопрос о том. для чего это делается, если существует электронный реестр, который ведётся в федеральном центре. Именно он является подлинником, и на его основе будут подтверждаться все юридически значимые факты

Источник: Консультант Плюс:
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=315596

Комментариев нет:

Отправка комментария