Национальные Архивы США опубликовали бюллетень «Руководство по управлению документами в социальных сетях», часть III

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/ii.html )

9. Как данный бюллетень взаимосвязан с Директивой по управлению государственными документами?

Национальные Архивы США (NARA) и Административно-бюджетное управление Администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB) опубликовали, Директиву по управлению государственными документами (Managing Government Records Directive – о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html  - Н.Х.), в которой очертили ряд целей и действий, направленных на совершенствование и модернизацию управления документами в федеральных органах власти.

Выполнение ряда требуемых этой Директивой действий поможет федеральным органам исполнительной власти решить проблемы управления документами в социальных сетях. Национальные Архивы выпустят руководство по передаче на архивное хранение имеющих постоянную ценность документов в социальных сетях; и пересмотрят существующие Типовые перечни. Национальные Архивы также изучают возможности использования автоматизированных технологий для управления разнообразными коллекциями электронных документов, в том числе в социальных сетях.

10. Какие ещё имеются разработанные Национальными Архивами руководства и ресурсы?

Национальные Архивы опубликовали следующее взаимосвязанные руководства:

• Бюллетень Национальных Архивов 2010-05 от 8 сентября 2010 года «Руководство по управлению документами в среде облачных вычислений» (Guidance on Managing Records in Cloud Computing Environments, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/2010-05.html , о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2010/09/iii.html - Н.Х.) и «Часто задаваемые вопросы об управлении федеральными документами в среде облачных вычислений» (Frequently Asked Questions about Managing Federal Records in Cloud Computing Environments, http://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/cloud.html ).
  
  Этот бюллетень содержит подготовленный для руководителей служб управления документами государственных органов обзор облачных вычислений, возможной отдачи и связанных с ними рисков; а также рекомендации по управлению документами, которые государственным органам следует учесть при переходе на использование облачных вычислений.


• Бюллетень Национальных Архивов 2009-02 от 18 июня 2009 года «Руководство по управлению документами в межведомственной среде» (Guidance concerning managing records in multi-agency environments, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2009/2009-02.html ). Данный бюллетень содержит рекомендации по управлению документами, создаваемыми в условиях коллективной работы государственных органов в среде, поддерживающей межведомственное взаимодействие.


• Руководство Национальных Архивов по управлению веб-документами (NARA Guidance on Managing Web Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/policy/managing-web-records-index.html ), январь 2005 года. Данное руководство помогает управлять веб-документами таким сотрудникам государственных органов, как персонал проектных офисов, веб-мастера, ИТ-персонал, а также другим сотрудникам, участвующим в управлении и администрировании веб-сайтов.


• Руководство «Влияние внедрения современных веб-технологий на рекомендации Национальных Архивов по управлению документами в интернете» (Implications of Recent Web Technologies for NARA Web Guidance, http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/web-tech.html ). В данном руководстве рассмотрен ряд приложений, характерных для появляющихся веб-технологий, и их влияние на управление документами (в том числе вики, блоги, веб-порталы и RSS) .

Другие ресурсы, предлагаемые Национальными Архивами:

• «Белая книга» по наилучшей практике захвата документов в социальных сетях (White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/socialmediacapture.pdf ), май 2013 года. Данная публикация Национальных Архивов описывает хорошую практику и содержит неисчерпывающий список доступных инструментов для захвата контетна в социальных сетях.


• Блог Национальных Архивов «Records Express», http://blogs.archives.gov/records-express/  - официальный блог офиса директора по управлению документами (Chief Records Officer, CRO) сообщает о публикуемых руководствах и предстоящих мероприятиях. В нём также рассказывается о том, как директор по управлению документами взаимодействует с партнерами Национальных Архивов в интересах улучшения управления документами в федеральных органах власти.


• Отчет об использовании федеральными органами власти веб 2.0 и о документной ценности его контента (Report on Federal Web 2.0 Use and Record Value, http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/web2.0-use.pdf ), 2010 год. В данном исследовании, выполненном Национальными Архивами, описано, как федеральные органы исполнительной власти используют технологии веб 2.0 в интересах своей основной деятельности.


• «Инструментарий для управления электронными документами» (Toolkit for Managing Electronic Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/toolkit/ ). В данном ресурсе государственные органы могут найти рекомендации по управлению документами и описание передовой практики.


• «Часто задаваемые вопросы об управлении документами» (Frequently Asked Questions about Records Management, http://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/ ). В данном разделе даны ответы на вопросы, касающиеся сложных проблем  управления документами.

Национальные Архивы понимают, что продолжается эволюция социальных сетей и способов их применения. Национальные Архивы будут и далее работать с государственными органами, с тем, чтобы в подходящий момент предложить дополнительные ресурсы по управлению документами.

11. С кем можно связаться для получения дополнительной информации?

Для обсуждения вопросов управления документами в социальных сетях менеджерам социальных сетей, создателям контента и другим сотрудникам федеральных органов исполнительной власти следует связаться с уполномоченным сотрудником своего государственного органа по вопросам управления документами (records officer) и с юридическим отделом. Список уполномоченных сотрудников можно найти на сайте Национальных Архивов по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/agency/officers-lists.html .

Уполномоченный сотрудник Вашего государственного органа может связаться с архивистом-экспертом Национальных Архивов (appraisal archivist), с которым Ваше агентство обычно взаимодействует. Контактная информация специалистов по экспертизе ценности документов размещена по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/appraisal/ .

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html