Арбитражный суд: Коммерческая организация не обязана соблюдать «Основные правила работы ведомственных архивов», часть I

В судебной практике нечасто встречаются споры, связанные с попытками уполномоченных государственных структур обязать коммерческие организации обеспечить надлежащие условия хранения их архивных документов.

Арбитражный суд Омской области в январе 2013 года рассмотрел дело № А46-28817/2012, в котором коммерческая организация, добровольно ставшая источником комплектования государственного архива, через суд добивалась отмены предписания, обязывающего его провести значительное количество мероприятий по приведению своего архива в порядок.

Суды поддержали позицию коммерческой организации, отметив, что коммерческая организация только тогда будет обязана исполнять предписания об устранении выявленных нарушений законодательства об архивном деле в РФ, когда законодательством будет регламентирован порядок хранения негосударственными организациями документов, подлежащих сдаче в государственный архив.

Суть спора

В мае 2012 года главным специалистом отдела контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области была проведена плановая выездная проверка общества ОАО ОмПО «Радиозавод им. А.С.Попова» с целью установления соответствия его деятельности требованиям федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», «Основных правил работы ведомственных архивов», утвержденных приказом Главного архивного управления при совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263, а также «Регламенту государственного учета документов Архивного фонда РФ», утвержденного приказом Государственной архивной службы РФ от 11.03.1997 № 11.

По результатам проверки был составлен акт из 19 пунктов, в котором были зафиксированы нарушения обязательных требований «Основных правил работы ведомственных архивов». Обществу было выдано предписание устранить выявленные в ходе проверки нарушения, в том числе:

• Оборудовать помещения архива охранной сигнализацией;


• Установить на оконные проемы в помещении хранилища № 2 распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром;


• Заменить установленный в помещении хранилища № 2 картотечного типа металлический шкаф с выдвижными ящиками на необходимое (из расчета размера стены и объема не размещенных на стеллажах архивных документов (дел)) количество стационарных стеллажей;


• Установить в помещениях хранилищ сейфы для хранения в них учетных документов архива;


• Обеспечить архив необходимым количеством коробок (папок или других контейнеров) для хранения в них архивных документов (дел) постоянного хранения;


• Разработать новую редакцию «Стандарта предприятия» объединения или инструкцию по делопроизводству в объединении. Разработанный документ представить на согласование в казенное учреждение Омской области «Исторический архив Омской области» (КУ ИсА);


• Согласовать номенклатуру дел объединения с КУ ИсА;


• Постоянно производить опечатывание или пломбирование наружных дверей помещения архива в нерабочее время;


• Передать на хранение в КУ ИсА дела постоянного хранения объединения за 1995-1996 годы;


• Изъять из так называемых личных дел работников объединения за 1994-2008 годы личные карточки работников; провести в отношении физической основы данных документов необходимую реставрационную работу; сформировать из документов отдельные дела (по году увольнения; внутри дела – по алфавиту фамилий работников); сформировать дела оформить и описать; опись дел (опись №3 дел по личному составу - личные карточки работников) согласовать с экспертно-проверочной комиссией Министерства государственного правового развития Омской области (ЭПК МГПР);


• Разместить на стеллажах весь комплекс дел по личному составу, хранящихся в помещении хранилища № 2 архива;


• Разместить в сейфах и на металлических стеллажах учетные документы архива;


• Оформить (дооформить) дела постоянного хранения и дела по личному составу;


• Оформить и описать дела по личному составу, сформированные из табелей учета и использования рабочего времени и подсчета заработка работников; опись дел согласовать с ЭПК МГПР;


• Составить и приклеить на коробки с делами постоянного хранения объединения ярлыки с установленным перечнем обязательных реквизитов; составить и прикрепить к связкам с делами по личному составу объединения ярлыки с установленным перечнем обязательных реквизитов;


• Провести в помещениях хранилищ архива топографирование; составить на каждый стеллаж карточку постеллажного топографического указателя;


• Представить на утверждение ЭПК МГПР опись №1 дел постоянного хранения объединения за 2005-2008 годы и опись № 4 дел постоянного хранения объединения за 1992-2008 годы;


• Представить на согласование в ЭПК МГПР опись №2 дел по личному составу объединения за 2005-2008 годы и опись № 5 дел по личному составу объединения (невостребованные трудовые книжки работников) за 1995-2008 годы.

Общество, считая предписание несоответствующим закону и нарушающим его права в сфере экономической деятельности, обратилось в Арбитражный суд Омской области.

Мой комментарий:  Перечисленные в предписании требования показывают, что в обществе к архиву, мягко говоря, относятся недостаточно внимательно. При этом, однако, стоит учитывать то, что все виды перечисленных в предписании работ требуют дополнительного финансирования, выделения дополнительных квалифицированных сотрудников и т.д. Большинство организаций готовы пойти на серьезные финансовые затраты лишь тогда, когда видят, что это позволит им избежать серьезных неприятностей. Возможные наказания за плохое обеспечение сохранности архива (документов постоянного срока хранения и кадровой документации) к таким рискам не относятся, поскольку законодательством предусмотрен лишь административный штраф в 500 рублей.

Позиция общества ОАО «Радиозавод имени А.С. Попова»

По мнению объединения, у него отсутствует обязанность соблюдать «Основные правила работы ведомственных архивов», поскольку общество не является ведомством.

Позиция Министерства государственно-правового развития Омской области

«Основные правила» являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся в которых документация после соответствующего отбора поступает в Государственный архивный фонд СССР и подлежит государственному хранению. В соответствии с пунктом 8 Постановления Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года № 274 «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР», Государственный архивный фонд СССР состоит из документов, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики, науки и культуры.

Действие названных нормативных правовых актов в настоящее время не прекращено, и, соответственно установленные в них требования подлежат соблюдению всеми вышеперечисленными субъектами в части, не противоречащей положениям федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Министерство также сослалось на то, что вступившим в законную силу 7 сентября 2012 года постановлением мирового судьи судебного участка № 90 Центрального административного округа города Омска исполняющий обязанности генерального директора общества был признан виновным в совершении административного правонарушения, состав которого предусмотрен статьей 13.20 КоАП РФ. Все нарушения, допущенные заявителем, указаны в Акте проверки. Предписание является приложением к Акту проверки.

Для справки: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение "правил" хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных "статьей 13.25" настоящего Кодекса,-

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.

 (Окончание следует)

Источник: Официальный сайт Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации: http://www.arbitr.ru/