Что ждёт в будущем стандарт ISO 15489? Часть II

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/iso-15489-i.html )

IDM: Вы сказали, что ISO 14589 был выдающимся успехом. Почему так?

BR: Он серьёзно повлиял на развитие национальной практики, и уж точно в таких странах, как Австралия и Новая Зеландия, которые я знаю лучше всего. Стандарты ИСО служат своего рода меркой. По высказываниям поставщиков технологий мы видим, что они признают влияние этого стандарта, даже тогда, когда пытаются работать в условиях иных традиций делопроизводства, существующих в мире. Стандарт был переведен на необычно большое число языков, что отражает степень его влияния на международном уровне. Как он изменил практику делопроизводства? Думаю, что, как обычно, результаты были разные. Иногда заложенные в нём широкие взгляды и намерения использовались неправильно, для того, чтобы сделать практику более зарегулированной, узкой и даже самоизолированной, - что, конечно, не входило в намерения разработчиков стандарта.

IDM: Есть ли у ISO 14589 какие-то проблемы, которые привели к его пересмотру?

BR: Ничто не совершенно, и международные стандарты всегда являются результатом компромисса и консенсуса. В данный процесс вовлечены сидящие вокруг стола люди, которые объясняют свои специфические способы работы, согласовывают их с позициями коллег и, наконец, выясняют, имеется ли в данном деле какая-либо общность или хорошая практика. С австралийской точки зрения, мы предложили в качестве прототипа для ISO 15489 австралийский стандарт по управлению документами AS 4390, и пошли на уступки в отношении некоторые из описанных в нём подходов. Возможности для улучшения есть всегда, и, думаю, на данный момент такова наша позиция.

У нас, в частности, вызывает озабоченность вопрос о том, насколько полезно проводить традиционное различие между документами (records) и контентом (documents). Полезно ли это для организаций? Мы так не думаем. Это всё информация и данные, так как всё это сложить вместе для организаций, чтобы не нужно было использовать несколько технологических решений там, где может справиться одно, если оно настроено соответствующим образом? С этой целью нам нужно унифицировать и четко сформулировать понятия. Для того, чтобы обойтись без таких разграничений, нужна реально работоспособная концепция, охватывающая всю сферу управления документами. (На мой взгляд, Барбара упрощенно смотрит на ситуацию. Если, например, национальное законодательство – как, например, в России, - устанавливает существенно различный правовой режим для документов и не-документов, и благодаря этим различиям можно порой избежать «сумы и тюрьмы», то никакие аргументы не убедят заинтересованные стороны отказаться от пережитков, которые они, тем не менее, эффективно используют для защиты своих интересов. К сожалению, представителям доминирующих в профильном комитете ИСО англосаксонских стран мешает увидеть всю сложность проблемы то, что законодательство этих стран как раз очень однородно, - и при этом они ещё не «вкусили» всех прелестей европейского законодательства о защите персональных данных! – Н.Х.)

Кроме того, нам нужны результаты, достаточно жизнеспособные вне зависимости от условий среды и течения времени. Когда разрабатывался ISO 14589, кое-кто прочертил жесткие границы между документами и архивными документами.

У нас в Австралии используется определение экспертизы ценности (appraisal), представляющее собой очень аналитический подход к изучению видов деловой деятельности и определению того, какие документы должны быть созданы и сохранены для надлежащего документирования этой деятельности. Это очень динамичный подход к экспертизе ценности, не ориентированный исключительно на конечный этап жизненного цикла и сроки хранения, такого рода идеи мы хотели бы «вбросить» в процессе пересмотра.

IDM: Что Вы имеете в виду, говоря, что сейчас понятие «документа» стало динамическим, а не статическим?

BR: Это в большей мере относится к электронному миру, чем к бумажному, в котором  мы управляли объектами - делами или документами, и они были вполне обособлены и существовали в конкретном физическом формате. Мы устанавливаем массу систем для управления этими физическими объектами. Но сейчас мы идём к пониманию того, что в электронном мире дело уже не сводится к управлению физическими вещами, и что электронные объекты не существуют без сопровождающих их метаданных. Именно метаданные говорят о том, кто, что и когда сделал.

Так что это уже не просто отношение как к объекту / вещи. Документ может существовать в различных средах, в том числе с течением времени, и он может перемещаться между системами. К примеру, свою жизнь документ может начать как Word-файл, потом попасть в систему коллективной работы; затем он может быть захвачен системой управления документами и контентом (EDRMS), снова попасть в систему коллективной работы и потом в Интернет. Нам сейчас нужно найти способ донести идею о том, что это не просто объект, а объект со всеми его метаданными, которые могут жить в различных системах, и нужно обеспечить их постоянную и последовательную взаимосвязь для того , чтобы он стал документом. Речь больше не идёт о том, чтобы управлять одним простым физическим объектом, - но об управлении сущностью, имеющий составные части, которые могут существовать в других средах. (А действительно ли нужно всё до такой степени усложнять? Я, например, не вижу пользы в том, чтобы постоянно сохранять вместе с документом все его возможные метаданные – Н.Х.).

IDM: В течение длительного времени EDRMS-системы управления документами и контентом рассматривались как способ обеспечить единственный авторитетный источник достоверной информации и направить организацию на путь исполнения законодательно-нормативных требований к управлению документами. Эта модель не работает?

BR: Специалисты по управлению документами «выгородили» EDRMS-системы как свою территорию, и с этим связана масса проблем. Можно спорить об успешности этой технологии. Но мы знаем, что когда организации автоматизируют деловые процессы, они часто не задумываются о миграции поддерживающих эти процессы информации и документации из деловых систем и обеспечиваемого ими контекста. Если делать упор на вопросы разграничения [документных и деловых систем – Н.Х.] и уделять внимание только EDRMS-системам, то мы рискуем проигнорировать те системы, где как раз и возникают документы. В организациях при автоматизации новых деловых процессов идёт интеграция систем управления документами и деловых систем. Идея о единственном источнике достоверной информации всегда была хороша для маркетинга, но соответствует ли это представление истине? Такого рода вопросы я как раз и ставлю. Нам нужна руководящая практика, которая позволила бы осуществлять управление документами в средах любого типа. Вы можете предпочесть использовать EDRMS-систему, но другие могут выбрать что-то другое. То, что будет написано в пересмотренном стандарте, должно быть пригодно к использованию в различных средах.

IDM: Каким образом изменения в стандарте ISO 14589 помогут организациям, которые стремятся наладить управление документами в электронной среде?

BR: Стандарт в первую очередь адресован профессионалам, руководящим практикой управления документами. Организациям было бы полезно придти к специалистам по управлению документами и спросить: что это за штука такая – «управление документами»? Нам нужна четкая профессиональная позиция по поводу того, что это такое. Стандарт, как мы надеемся, будет содержать четкие, профессиональные рекомендации относительно понятий, основные инструментов контроля и управления, основных процессов и результатов этих процессов.

Так почему же мы тратим на всё это время и силы? Конечной целью является по-настоящему надежная контролируемая информация, отражающая деловую деятельность и поддерживаемая с сохранением характеристик, позволяющих использовать её как доказательство. Информация, обладающая устойчивыми характеристиками, которой можно пользоваться и целостность и аутентичность которой можно доказывать, с тем,  чтобы можно было сказать, что с ней происходило.

Организации действительно в этом заинтересованы. Это полезная вещь. Стандарт дает работающим в большом информационном мире людям формулировку конкретных требований к правилам управления; и говорит, за что они должны нести ответственность. Таким образом, пересмотр стандарта должен расширить возможности профессионалов по управлению документами в плане эффективной работы.

В мире подчеркнутой однородности информации, думаю, действительно важно иметь возможность заявить о том, что есть причины, по которым дисциплина управления документами требует достижения определенных конечных результатов. Организаций на самом деле не заинтересованы в междисциплинарных спорах по поводу информации, данных, контента, документов и т.д. В чем их интерес? Они хотят иметь возможность  полагаться на имеющуюся у них информацию. Какие характеристики следует обеспечить, чтобы их информация соответствовала этому требованию? Что следует сделать, чтобы организации получили желаемое? Стандарт ISO 15489 – наша опора и знамя. Я считаю, что этот стандарт помогает нам четко сформулировать свою позицию и говорить о требованиях к управлению подотчетной информацией (документами) - не просто ради исполнения законодательно-нормативных требований, но и в интересах более эффективного ведения деловой деятельности. Таким образом мы оказываем влияние и помогаем организациям.

Источник: сайт издания Image & Data Manager
http://idm.net.au/article/009855-what-does-future-hold-iso-15489