США: Национальные Архивы опубликовали для публичного обсуждения проект бюллетеня по допустимым форматам передаваемых на архивное хранение документов

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото)  была опубликована 1 ноября 2013 года на блоге Национальных Архивов (NARA).

Мы приглашаем всех заинтересованных лиц подавать свои замечания и предложения по проекту готовящегося бюллетеня Национальных Архивов США, который заменит все предшествующие руководства, определяющие файловые форматы, приемлемые для использования при передаче документов постоянного хранения в Национальные Архивы. Проект состоит из двух частей: из проекта проект бюллетеня (http://blogs.archives.gov/records-express/files/2013/10/Draft-Format-Transfer-Bulletin-10-30-2013-for-FRC.pdf ) и являющейся приложением к нему таблиц форматов (  http://blogs.archives.gov/records-express/files/2013/11/Transfer-Guidance-Tables_10-31-2013.pdf ).

Бюллетень распространяется на все электронные документы, которым установлен постоянный срок хранения. Она включает в себя ряд изменений, касающихся того, как государственные органы должны выбирать и использовать файловые форматы, одновременно давая государственным органам возможность действовать более гибко. Бюллетень будет содержать ссылку на прилагаемые таблицы файловых форматов файлов для документов определенных видов, которые будет обновляться по мере необходимости.

Просьба присылать Ваши замечания и предложения по проекту бюллетеня до 18 ноября 2013 года. Мы рассмотрим все поступившие замечания.

Спасибо за Вашу помощь!

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: В тексте проекта отмечается, что данный бюллетень определяет, какие файловые форматы являются приемлемыми, и предусматривает обновление списка приемлемых форматов с тем, чтобы отражать постоянно идущие изменения в характере создания и использования государственными органами электронных документов.

На вопрос о том, распространяется ли данное руководство на все федеральные электронные документы постоянного срока хранения, дается следующий ответ:

«Да, данный бюллетень распространяется на все электронные документы, которым по итогам экспертизы ценности был установлен постоянный срок хранения. В частности, он охватывает электронные документы, которые создаются, используются и управляются в компьютерных системах и которые могут быть перемещены между компьютерными файловыми системами без изменения первоначального метода кодирования.

Бюллетень относится как к изначально созданным в электронной форме документам (таким, как текстовые файлы или цифровые звукозаписи), так и к электронным представлениям документов, которые первоначально были созданы в неэлектронной форме (например, на бумаге или на пленке).

Требования по управлению и передаче на архивное хранение документов в аудиовизуальных и картографических форматах, зависящие от конкретных физических носителей, приведены в Своде федеральных нормативных актов, в разделе 36 CFR 1237 («Управление аудиовизуальными, картографическими и взаимосвязанными документами», http://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/1237 - Н.Х.).

Отдельно будет опубликован бюллетень, устанавливающий требования к метаданным электронных документов.  До его публикации федеральные органы исполнительной власти должны соблюдать существующие требования к документированию и метаданным, приведенные в Своде федеральных нормативных актов, раздел, 36 CFR, статьи 1235.48, 1236.12 и 1237.28 (это, соответственно, статьи «Какую документацию федеральные органы исполнительной власти обязаны передавать вместе с документами?», http://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/1235.48 ; «Какие иные вопросы управления документами и обеспечения долговременной сохранности следует принять во внимание при проектировании, развертывании и внедрении электронных информационных систем?», http://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/1236.12 ; «Какие специфические вопросы связаны с цифровыми фотографиями?», http://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/1237.28 - Н.Х.)»

Данный бюллетень вводит новую классификацию форматов электронных документов и расширяет число форматов, допустимых для использования при передаче в Национальные Архивы документов постоянного срока хранения, исходя из «живучести» этих форматов при длительном хранении.

Выделены следующие категории форматов:

• Форматы системы автоматизированного проектирования (САПР),
• Электронные аудиозаписи,
• Электронные видеозаписи,
• Электронные неподвижные изображения,
• Форматы геопространственной информации,
• Презентации,
• Текстовые данные (подготовленные в программах форматирования текста, как структурированный, так и неструктурированный текст),
• Структурированные данные (базы данных, электронные таблицы, статистические и научные данные),
• Электронная почта,
• Веб-документы.

Форматы разделены на «рекомендуемые» и «приемлемые», при этом в первую категорию в основном попали открытые форматы.

Я бы рекомендовала нашим специалистам, - и в первую очередь представителям Минкомсвязи и Росархива, - обратить внимание именно на таблицу допустимых форматов – чтобы не изобретать в этом вопросе собственный «российский велосипед» с квадратными колёсами :) На данный момент это самый «свежий» документ такого рода.

Источник: блог Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/records-express/2013/11/01/opportunity-for-comment-transfer-guidance-bulletin/