Национальные Архивы США опубликовали бюллетень «Руководство по управлению документами в социальных сетях», часть II

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/i.html )

6. Что федеральным органам исполнительной власти следует учитывать при установлении сроков хранения контенту социальных сетей?

Контент социальных сетей с большой вероятностью подпадает под определение «федерального документа». Государственные органы должны идентифицировать официальные документы и определить, как они будут управляться. Многие документы в социальных сетях будут временного срока хранения, включая документы сиюминутной ценности, кратковременного и длительного хранения. Некоторым документам может быть даже установлен постоянный срок хранения, - например, блогу высокопоставленного руководителя государственного органа.

После того, как государственный орган идентифицировал определенный контент социальных сетей как федеральные документы, ему следует определить, применимы ли к этому контенту существующие указания по срокам хранения, в том числе Типовые перечни документов (General Records Schedules, GRS). Если контент не охватывается существующими нормативными документами, то следует разработать новое указание по срокам хранения и действиям по их истечении. Желательно, чтобы государственный орган разработал новое указание по срокам хранения, если пользователи социальных сетей обогащают контент путем добавления комментариев, метаданных или иной информации, которая становится частью полного документа. Если государственный орган меняет характер использования им инструмента, относящегося к числу социальных сетей, то это может повлиять на ценность информации как документа. Государственным органам следует  подумать о регулярном анализе и пересмотре своих инструментов такого рода и соответствующих указаний по срокам хранения.

Социальные сети могут содержать контент, несовместимый с политикой государственного органа в отношении комментирования и публикации, который, возможно, придётся удалять с сайта. Часть удалённого контента, как, например, спам, может не иметь статуса документа, в то время, как другие типы контента являются документами, которые должны охватываться соответствующими указаниями по срокам хранения и уничтожению. Государственным органам следует проконсультироваться со своим юристом относительно политик модерирования контента, учитывающих обязательства этого органа согласно Первой поправке к Конституции США (эта поправка обеспечивает свободу совести, защищает свободу слова, прессы и собраний – Н.Х.) и соответствующих федеральным законам.

7. Как федеральным органам исполнительной власти организовать захват документов в социальных сетях?

После того, как контент социальных сетей идентифицирован как федеральные документы и ассоциирован с утвержденными указаниями по срокам хранения, государственные органы должны решить, как они будут управлять документами в социальных сетях. Те документы временного хранения, что имеют сиюминутную ценность или подлежат кратковременному хранению, могут не захватываться (в документные системы государственного органа – Н.Х.) и храниться на платформах социальных сетей. Государственным органам следует определить свои деловые потребности и оценить риски, связанные с оставлением этих документов в социальных сетях. Важно захватывать документы длительного или постоянного срока хранения – их следует экспортировать из платформы социальной сети в систему управления документами государственного органа исполнительной власти.

Методы захвата документов в социальных сетях включают:

• Использование программного обеспечения для веб-сканирования (web crawling) или иного программного обеспечения для создания локальных версий сайтов;


• Использование специализированных веб-инструментов для захвата контента социальных сетей;


• Использование ориентированных на конкретные платформы интерфейсов прикладного программирования (API) для извлечения контента;


• Использование RSS-каналов, агрегаторов либо ручных методов для захвата контента, а также


• Использование имеющихся на некоторых социальных платформах встроенных инструментов для экспорта контента.

Возможные варианты успешного захвата контента социальной сети будут зависеть от технической конфигурации платформы социальной сети. На выбор используемого метода захвата контента социальных сетей также могут повлиять потребности государственного органа. Определившись с методом захвата, государственные органы должны обеспечить обучение соответствующего персонала тому, когда и как применять инструменты для захвата контента социальных сетей. Для обеспечения захвата контента социальных сетей государственным органам могут потребоваться услуги третьих сторон.

8. Каковы обязанности федеральных органов исполнительной власти в области управления документами при взаимодействии с провайдерами социальных сетей и  третьими сторонами?

Каждый государственный орган несёт ответственность за управление своими документами. Как минимум, эти обязанности включают способность выявлять и извлекать федеральные документы, которые создаются и поддерживаются в социальных сетях. Государственным органам следует помнить о том, что провайдеры социальных сетей могут прекратить предоставление своих услуг или удалить информацию из учётной записи государственного органа. Кроме того, в любой момент государственные органы  могут прекратить использование платформы социальной сети. В этих ситуациях государственные органы не освобождается от своих обязанностей по управлению документами и их захвату.

Государственный орган должен выяснить, способен ли провайдер экспортировать полный документ в его систему. Если провайдер не может этого обеспечить, то государственный орган несёт ответственность за выполнение требований по захвату, сформулированных выше в ответе на вопрос 7.

Если провайдер может экспортировать полный документ, то государственный орган должен включать пункт в условия оказания услуг, устанавливающий, как и когда это будет происходить. В данном пункте следует указать, что экспорт должен произойти до того, как провайдер удалит или иным образом уничтожит федеральные документы, хранящиеся в его системах. Этот пункт также должен включать в себя инструкции по уведомлению и требования по проведению экспорта на случай прекращения провайдером деловой деятельности или покупки его другой компанией. У государственных органов могут быть и иные деловые и правовые потребности в отношении захвата, и им следует поработать с провайдерами для обеспечения удовлетворения этих потребностей.

Национальные Архивы разработали следующее типовое положение для включения в стандартные условия оказания услуг Управлением общих служб (U.S. General Services Administration, GSA):

«Государственный орган признает, что использование сайта и услуг подрядчика может потребовать организации управления федеральными документами. Создаваемый государственным органом и пользователями контент может подпадать под определение федеральных документов, что определяется государственным органом.

Если подрядчик хранит федеральные документы, то государственный орган и подрядчик должны управлять федеральными документами в соответствии со всеми применимыми законами и нормативными актами, регламентирующими управление документами,  включая, но не ограничиваясь, Закон о федеральных документах (44 U.S.C. гл. 21, 29, 31, 33) и нормативные правовые акты Национальных Архивов США (NARA) в Своде федеральных нормативных актов (36 CFR, глава XII, подраздел B).

Управление документами включает (список не является исчерпывающим) защищенное хранение, обеспечение извлекаемости и надлежащее окончательное решение судьбы (т.е. отслеживание сроков хранения и последующее уничтожение либо передачу на архивное хранение – Н.Х.) всех федеральных документов, в том числе передачу имеющих постоянную ценность документов в Национальные Архивы в формате и способом, приемлемым для Национальных Архивов на момент передачи. Государственный орган несёт ответственность за обеспечение соблюдения подрядчиком соответствующих законов и нормативных актов, регламентирующих управление документами, в течение срока действия договора и в случае его прекращения.»

Данный пункт не включает положения о захвате. Как следствие, государственные органы должны сами определить связанные с захватом вопросы и, по возможности, включить их в договоры с провайдерами. Желательно, чтобы государственные органы, заключающие контракты на услуги облачных вычислений, также следовали данным рекомендациям. У них появятся дополнительные деловые и правовые требования, а также требования в области безопасности, которые им нужно будет учесть в процессе проведения закупок.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/iii.html )

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html