Великобритания: Хорошее управление документами – неотъемлемая часть «открытого правительства»

31 октября 2013 года премьер-министр Великобритании Дэвид Кэмерон  (David Cameron) на саммите участников Партнерства открытого правительства (Open Government Partnership, OGP) представил вторую, обновленную редакцию национального плана действий в этой области на период с 2013 по 2015 годы. С июня по сентябрь проходило публичное обсуждение проекта этого плана.

Это 58-страничный документ доступен по адресу http://data.gov.uk/sites/default/files/library/20131031_ogp_uknationalactionplan.pdf

Данный документ оставляет двойственное впечатление. С одной стороны, в нем много хороших идей, которые можно и позаимствовать. С другой стороны, видно, что открытость в ряде случаев пытаются довести до абсурда, не задумываясь ни о том, насколько это полезно для государственного управления и экономики, ни о рациональном использовании ограниченных ресурсов государственных и муниципальных органов власти. Боюсь, что всё – прямо по-нашему – очередной раз сведётся к бессмысленной погоне за количеством раскрытых государственных наборов данных :(

Но что меня в плане порадовало, так это 5-е обязательство (глава «Открытые данные: Радикальное раскрытие государственных данных в интересах большей подотчетности, улучшения государственных услуг и экономического роста», см. стр..16). Звучит оно следующим образом:

«Правительство Великобритании обеспечит управление, сбор и сохранение электронных документов и для граждан будет открыта полная, доступная и актуальная бумажная и электронная документация, отражающая деятельность государственных органов Великобритании.»

Над текстом этого обязательства, как сообщают британские коллеги, совместно работали Национальные Архивы Великобритании и такая авторитетная организация, как Международный фонд по управлению документами (International Records Management Trust, IRMT). Ниже приведен полный перевод обоснования этого обязательства и план-график действий по его исполнению:

Видение и ожидаемое воздействие

У граждан будет возможность получать доступ к документам правительства Великобритании раньше и с использованием таких способов доставки, которые сделают эти документы более доступными и пригодными к использованию, чем когда-либо прежде.

Контекст

Обеспечение создания, захвата и выживания ключевых государственных документов является главной гарантией прозрачности государственного управления. Без хорошего управления информацией не будет ни прозрачности, ни документов, которые общественность могла бы изучать и использовать, и которые могли бы использоваться в качестве доказательств, подтверждающих данные и статистику, в интересах всего  государственного сектора и граждан.

Правительству Великобритании нужно четко определить, какие документы ведомства обязаны хранить в электронную эпоху, - как в бумажном, так и электронном формате, - и создать условия, позволяющие им делать это эффективно и продуктивно. Это поможет обеспечить наличие информации и её сохранность, дающие возможность тщательно изучать её как сейчас, так и в будущем.

Правительство Великобритании работает с архивами всех организаций государственного сектора с тем, чтобы помочь обеспечить реализацию этого потенциала как на местном, так и на национальном уровнях.

Начиная с 1 января 2013 года, период, по истечении которого отобранные на постоянное хранение документы должны быть переданы в Национальные Архивы и в специализированные депозитарные хранилища, уменьшен с 30 до 20 лет. «Правило 20 лет» будет вводиться в течение десятилетнего переходного периода, в течение которого ведомства до 2023 года будут ежегодно передавать в Национальные Архивы документы за два года. По оценкам, это затронет более трех миллионов государственных документов. Это ключевой элемент британской программы обеспечения прозрачности, и в результате множество исторических материалов будет открыло для публики гораздо раньше. Целью является обеспечение большей открытости и подотчетности, укрепление демократии посредством более оперативного контроля общественности над государственной политикой и процессом принятия решений.

Основные достижения до 2013 года:

• Национальные Архивы совместно с ведомствами работали над изучением существующих процессов и определением их эффективности. В результате был разработан эффективный, масштабируемый и жизнеспособный процесс передачи на архивное хранение бумажных документов, составляющих большинство документов, подлежащих передаче в переходный период. Внедрение данного процесса позволило получить реальную экономию государственных расходов.


• В течение 2012 года Национальные Архивы пересмотрели и обновили свою политику комплектования. Политика определяет типы документов, подлежащих приему на архивное хранение, которые ведомства должны отобрать на постоянное хранение.


• Были разработаны «Принципы управления информацией» (Information Principles, https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/85987/Information_Principles_UK_Public_Sector_final.pdf ) для государственного сектора Великобритании. Они были опубликованы в декабре 2011 года в рамках ИКТ-стратегии правительства, во многих вопросах ссылающейся на поддерживаемые Национальными Архивами рекомендации и хорошую практику.

Уже в течение десятилетия Национальные Архивы обеспечивают сохранение веб-сайтов государственных органов. Веб-архив правительства Великобритании Веб-архив (The UK Government Web Archive, http://www.nationalarchives.gov.uk/webarchive/ ) включает материалы с 1996 года по настоящее время. Посредством сохранения материалов и обеспечения непрерывности доступа к веб-ресурсам (web continuity), веб-архив обеспечивает работоспособность гиперссылок и сохранение в полной мере доступности опубликованной в сети государственной информации. Веб-архив также захватывает сайты основных официальных расследований.
Сроки

Основными этапами выполнения данного обязательства являются следующие:

• К апрелю 2014 года, Национальные Архивы введут в эксплуатацию в полном объеме механизм приёма на архивное хранение и обеспечения долговременной сохранности электронных документов – «Инфраструктуру электронных документов» (Digital Records Infrastructure, DRI);


• К апрелю 2015 года, Национальные Архивы будет располагать эффективным, масштабируемым и жизнеспособным процессом передачи электронных документов в «Инфраструктуру электронных документов» (DRI), который будет поддерживаться общедоступными руководствами и рекомендациями на соответствующем сайте и проведением обучения сотрудников передающих документы ведомств.


• К 2023 году переход на «правило 20 лет» будет полностью завершён; исполнение ведомствами установленных Законом о государственных документах (Public Records Act) обязательств по передаче документов на хранение в Национальные Архивы отражается в публикуемом раз в два года отчете о передаче документов (Records Transfer Report – данные за 2012 год в виде «открытых данных» см. http://data.gov.uk/dataset/national-archives-20-year-rule-record-transfer-report/resource/4d140d22-50d4-4458-99d6-7f27511f9828 - Н.Х.), в котором приводятся подробные статистические данные о прогрессе ведомств в этом вопросе.

Пути к достижению поставленной цели

Правительство разработает и внедрит эффективный, масштабируемый и жизнеспособный процесс передачи своих электронных документов в «Инфраструктуру электронных документов» (DRI). Национальные Архивы обеспечили ресурсами проект «Электронной передачи документов» (Digital Transfer Project) за счет ресурсов своих оперативных групп по приему/передаче документов на архивное хранение, при поддержке своих партнеров в передающих документы государственных органах. В ходе проекта будут собраны сведения, позволяющие судить о количестве электронных документов, которые, как ожидается, начнут регулярно передаваться в рамках нормальной деловой деятельности начиная с 2017 года. Во взаимодействии с ведомствами будут оценены их возможности, и будет реализован работающий процесс, который может быть поддержан правительством. Этот процесс будет введен в эксплуатацию в передающих электронные документы на архивное хранение ведомствах к апрелю 2015 года, и он будет поддерживаться обучением и общедоступными руководствами и рекомендациями.

Правительство, посредством Национальных Архивов, продолжит публикацию руководств, помогающих управлять электронными документами, а также обеспечит актуализацию существующих руководств. К концу 2013 года Национальными Архивами будет опубликован, для помощи в управлении электронной информацией, набор деловых требований. Они также к середине 2014 года обновят указания по срокам хранения и действиям по их истечении. Правительство работает по выявлением способов применения технологий для идентификации и публикации государственных документов. Национальные Архивы решают задачу в интересах государственного центра компетенции по ИТ-стандартам (government’s standards hub, http://standards.data.gov.uk/ ) - готовят минимальный стандарт метаданных для передачи и публикации документов, включающий критерии установления сроков хранения и отбора на уничтожение.

Правительство будет инвестировать в разработку инновационных решений проблем обеспечения долговременной сохранности, связанных с захватом государственных веб-материалов и обеспечением доступности в будущем опубликованной в сети информации. Осенью 2013 года будет открыт «Архив социальных сетей», который основное внимание уделит материалам в Твиттере и на YouTube.

Наверное, впервые в документе такого уровня хорошее управление документами и архивное дело оказались «в одной упряжке» с другими элементами обеспечения открытости государственного управления – как и должно быть :)

Источник: сайт открытого правительства Великобритании
http://www.opengovernment.org.uk/