суббота, 9 апреля 2011 г.

Новый Южный Уэльс (Австралия): Итоги обследования 2010 года состояния управления электронными документами

В конце марта Управление государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс опубликовало итоги обследования положения дел с управлением электронными документами, проведенного в сентябре-октябре 2010 года. Управление обследовало 309 государственных учреждений на предмет исполнения ими требований «первой ступени» Стандарта по управлению электронными документами (Standard on digital recordkeeping, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/...recordkeeping.pdf ) и прогресса в исполнении требований «второй ступени».

Текст отчета доступен по адресу http://www.records.nsw.gov.au/.../survey.pdf

Введение в отчет дает представление об использованном в штате подходе к формированию требований к управлению электронными документами, который может представить интерес и для наших специалистов. Там говорится следующее:

 «Стандарт по управлению электронными документами был опубликован в сентябре 2008 года. Соблюдение минимальных требований стало обязательным начиная с 30 июня 2009 года. В Министерском меморандуме M2009-11 «О стандарте штата Новый Южный Уэльс по управлению электронными документами» (NSW Standard on Digital Recordkeeping, http://www.dpc.nsw.gov.au/publications/memos_and_circulars/ministerial_memoranda/2009/m2009-11_nsw_standard_on_digital_recordkeeping ) отмечалось, что стандарт обеспечил измеримые критерии для систем и практики управления электронными документами, полномасштабное соответствие которым должно быть достигнуто к июню 2012 года.»

«Содержащиеся в Стандарте требования вводились поэтапно, с тем, чтобы у государственных учреждений было достаточно времени для их выполнения. График ввода требований, опубликованный вместе со Стандартом в 2008 году, определяет три ступени требований, которые вступают в силу с 30 июня 2009 года по 30 июня 2012 года:

1. Начиная с 30 июня 2009 года, государственные учреждения должны указать, какие электронные документы будут содержаться в каждой новой системе,  приобретаемой или создаваемой после этой даты. Они должны обеспечить, чтобы требования к управлению документами были реализованы в новых системах, и чтобы были описаны метаданные, используемые в  новых системах. Кроме того, всем государственным учреждениям напоминалось, что, начиная с даты опубликования Стандарта, уничтожение метаданных для управления документами должно проводиться в соответствии с требованиями Закона о государственных документах 1998 года (State Records Act 1998).

2. С 30 июня 2011 года государственные учреждения должны иметь перечни электронных документов, используемых в деловых процессах высокого риска, поддерживаемых   существующими системами.

3. С 30 июня 2012 года государственные учреждения должны быть в состоянии продемонстрировать, что существующие системы, которые захватывают документы, относящиеся к деловым процессам высокого риска, и управляют ими,  отвечают требованиям к электронным системам управления документами, указанным в Стандарте, и что описания метаданных в таких системах являются полными.»

«Целью обследования был сбор ответов государственных учреждений, на основании которых оценивалось исполнение требований первой ступени и для оценки и прогресса в государственном секторе штата в исполнении требований «второй ступени». Анализ ответов на вопросы обследования показывает, что государственный сектор штата по-прежнему борется с проблемами, связанными с электронной средой, и испытывает трудности с исполнением требований Стандарта по управлению электронными документами.»

Источник: сайт Управления государственных документов
http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/news/report-on-the-2010-digital-recordkeeping-survey-now-available

Комментариев нет:

Отправка комментария