пятница, 8 апреля 2011 г.

Росархив нашёл работу федеральным органам исполнительной власти

На сайте Росархива для публичного ознакомления выложен проект приказа Федерального архивного агентства «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», см. http://archives.ru/projects/prik_recom_el_doc.shtml . Свои предложения предлагается посылать по адресу malygina_nv@gov.ru

Уникальное ноу-хау или ИБД?

Забудьте про Сколково и адронные коллайдеры – на наших глазах рождается уникальное отечественное ноу-хау, поскольку за полтора десятилетия внедрения ИКТ в делопроизводстве и государственном управлении до сих пор никому в мире ещё не приходило в голову (в том числе и нашим передовым ведомствам, уже ряд лет успешно внедряющим электронные документы), что нужно составлять подобные перечни.

О деловом назначении этих документов скромно умалчивается, но, на мой взгляд, мы имеем дело с ИБД (имитацией бурной деятельности), затеянной только для того, чтобы Росархиву было чем отчитаться перед Правительством.

Те, кто следит за развитием событий, помнит, что ещё не столь давно Росархив и ВНИИДАД обещали своими силами составить такой перечень. В 2005 году ВНИИДАД подготовил проект «Примерного перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, которые могут вестись в электронном виде». Теперь же решено переложить эту работу на подразделения ДОУ министерств и ведомств, причем из Рекомендаций следует, что ведомства должны составить не просто список документов, но перечень с указанием сроков хранения!
3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти соответствует оформлению перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения.
Хотелось бы подчеркнуть, что в п. 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р, ни о каких сроках хранения документов речи вообще не шло.

В проекте Рекомендаций четко указано, на чью голову свалилось «счастье»:
2.1. Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов (далее  Перечни ЭД) осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.

Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивов при участии  специалистов структурных подразделений.
Несомненно, архивисты и делопроизводители ФОИВ будут благодарны Росархиву за то, что тот не даёт им заскучать.

Авторы этой затеи, видимо, считают, что в ведомствах полным-полно недогруженных специалистов ДОУ высшей квалификации, способных быстренько, за месяц-другой, сделать то, с чем не справился ВНИИДАД. Посмотрим, что выйдет из этой затеи – во всяком случае, попытка заставить ведомства создать свои ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения пока что особых результатов не дала (и это несмотря на то, что требования к составлению ведомственных перечней содержатся в законодательстве).

Рекомендации по формированию перечней электронных документов

В проекте рекомендаций не приведены основные принципы, на основе которых должно приниматься решение о включении или невключении конкретных видов документов в перечни документов, создаваемых, используемых и хранимых в электронном виде. Я бы предложила следующие критерии:
  • Документ в электронной форме выполняет все необходимые деловые функции, принимается всеми заинтересованными сторонами и может быть использован (где это нужно) в качестве полноценного доказательства в случае судебных споров и расследований.

  • Ведомство способно обеспечить сохранность документа в электронной форме в течение установленных сроков хранения, с сохранением его юридической значимости, доказательной силы и возможности использования (читаемости). В частности, ведомство знает, как решать проблемы с проверкой исторических электронных подписей, как проводить конверсию/миграцию электронных документов длительного срока хранения в новые форматы с целью сохранения их читаемости – не теряя при этом юридической значимости документов.

  • Исключено (не требуется) поступление/создание документов данного вида на бумажных носителях – например, по причине неготовности контрагента к электронному обмену, либо с целью обеспечения непрерывности деловой деятельности в чрезвычайных ситуациях; или же существует регламентированная процедура перевода таких документов из бумажного в электронный вид.
К сожалению, в этом методическом документе снова в полной мере проявляется нежелание специалистов Росархива признать, что дорогие их сердцу Перечни отнюдь не выше законов и нормативных актов Российской Федерации – а что, наоборот, никакие ссылки на Перечни не оправдывают неисполнение требований законодательства.

Любопытно, что из списка документов, которые предлагается использовать при составлении перечней электронных документов (ст.2.2), выпал действующий и являющийся нормативным документом «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры от 31 июля 2007 г. № 1182). К чему бы это?

Базовые рекомендации по отбору документов для включения в перечни электронных документов, на мой взгляд, вполне разумные:
2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях [...]

2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:

2.4.1. Документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения (проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.);

2.4.2. Документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.

2.5. В Перечни ЭД не включаются:

2.5.1. Документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;

2.5.2. Документы, срок хранения которых не установлен.

2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются
Я бы, правда, рекомендовала бы сформулировать ст.ст. 2.3 и 2.6 в менее категорической форме. Известно, например, что большой массив электронных документов, каждый из которых имеет относительно небольшую ценность, снабжённый к тому же хорошими средствами классификации и поиска, может иногда оказаться существенно более ценным ресурсом, чем отдельные его составные части. Этот факт нашёл отражение, например, в соответствующих рекомендациях Национальных Архивов США.

Что же касается электронных образов бумажных документов, то эти образы могут иметь совершенно различный статус – вплоть до статуса подлинника (дубликата), если электронный образ подписан усиленной электронной подписью лица, подписавшего бумажный оригинал. Стоило бы дать государственным органам возможность проявлять гибкость в этом вопросе.

Да и документы длительного срока хранения (более 5 лет) я бы тоже не рекомендовала включать в перечни – по крайней мере, до тех пор, пока Росархив и другие заинтересованные ведомства не выпустят нормативные документы, четко регламентирующие порядок их хранения в электронной форме.

Источник: сайт Росархива
http://archives.ru/projects/prik_recom_el_doc.shtml

Комментариев нет:

Отправка комментария