При оцифровке материалов требуется приложить усилия для их описания, чтобы помочь пользователям их отыскивать. Что делает описание сложной задачей, так это требуемый уровень детализации.
Понимание процесса описания требует знания общепризнанных стандартов и умения их применять. Кроме того, процесс описания требует многозадачности, переключения между философскими вопросами высокого уровня, такими как инклюзивность предметных рубрик, и пристальным вниманием к деталям для устранения проблем со вводом данных.
В рамках большинства проектов то, что работа идёт с уже обработанными коллекциями, упрощает выбор вариантов описания в ходе оцифровки. Уже существует определённое количество описаний, относящихся к материалам данной коллекции. Готовый список приоритетных тематических рубрик, людей и организаций содержит детали, помогающие в описании оцифрованных материалов.
Доступ к аналоговым коллекциям обычно осуществляется через научно-справочный аппарат, который для обширных коллекций порой может включать только тематическую индексацию. Наиболее частый подход к поиску в различных архивах – это поиск по тематике, однако конкретные практики варьируются в зависимости от хранилища, доступных ресурсов, размера и требований коллекции, а также от потребностей пользователя. Приоритеты каждого учреждения должны учитываться при определении необходимой для их фондов глубины описания.
Описание на уровне отдельных объектов
Архивисты часто отвергают описание на уровне отдельных объектов как непрактичное. Некоторые, однако, придерживаются такого подхода, хотя это и противоречит традиционной архивной практике описания на уровне коллекций. Кроме того, описание на уровне объектов чаще встречается при работе с аудиовизуальными, чем с текстовыми материалами. Следовательно, архивистам следует оценить свои коллекции, чтобы определить, оправдано ли описание на уровне объектов (элементов).
Мой комментарий: Главной проблемой при описании на уровне объектов являются большие трудозатраты. Однако при благоприятных обстоятельствах данная проблема решается:
- Иногда детальные описания создаются на этапе оперативной работы с документами в источниках комплектования, и могут быть без чрезмерных усилий экспортированы в информационные системы архива. В таком случае не принять их вместе с документами – невероятная глупость и удар по собственному будущему, по сути дела отказ архивистов и архивов от легкой возможности стать более полезными и эффективными, повысить свой престиж и статус, а также заработать дополнительные средства;
- Детальные описания могут быть автоматически сформированы с использованием современных программных средств, в том числе использующих возможности искусственного интеллекта;
- К созданию описаний иногда удается привлечь значительное количество волонтеров;
- Детальные описания иногда могут быть созданы поставщиком услуг за разумные деньги (например, поставщиком услуг по оцифровке).
Несмотря на то, что описание на уровне объектов требует много времени, оно в дальнейшем позволяет искать материалы с помощью электронных графических образов, не обращаясь к оригиналам. Однако ресурсов редко бывает достаточно для индексации коллекций на уровне объектов; обработка на уровне объектов должна осуществляться в рамках описания на уровне группы. Хранилища с ограниченным бюджетом могут оцифровать несколько репрезентативных дел, отмечая при этом наличие дополнительных неотсканированных материалов.
В идеале адекватная информация должна быть предоставлена для каждого дела, поэтому поиск в цифровых ресурсах должен быть возможен по тематике с помощью ключевых слов. Взаимосвязанные документы на уровне объекта могут предоставить больше информации, и поиск по ним можно вести внутри коллекции и по нескольким коллекциям. Однако ввиду больших трудозатрат связывание может оказаться нецелесообразным в рамках сколько-нибудь масштабных инициатив по оцифровке.
Хотя архивисты спорят о необходимости доступа на уровне объектов, описание совокупности материалов часто оказывается более сложным. Описание на уровне коллекции может быть полезным для материалов по одной и той же тематике, но является проблематичным для коллекций, охватывающих различные темы, поскольку оно не способствует ни поиску, ни снижению трудозатрат при обработке. Тем не менее групповое упорядочение и описание могут быть необходимыми для больших коллекций или при ограниченных ресурсах.
Пользователи могут получить доступ к коллекциям как к единому целому либо как к материалам, логически сгруппированным в рамках одной рубрики классификатора, в то время как они физически хранятся или электронно отображаются в виде отдельных групп. Коллекции характеризует согласованность, которая связывает контент воедино. В результате принадлежность к совокупности повышает исследовательскую ценность каждого объекта по сравнению с той, что он имел бы индивидуально.
Научно-справочный аппарат на основе Кодированного описания архивных материалов (Encoded Archival Description, EAD)
Некоторые учреждения используют записи MARC для индексирования тем обширных коллекций с помощью отдельных записей уровня коллекции. Записи в формате MARC направляют пользователей к научно-справочному аппарату для получения более подробной информации. Поскольку прежде научно-справочный аппарат был бумажным и часто был доступен только в помещении учреждения, пользователям приходилось просматривать описи лично.
Каталогизация в формате MARC на уровне объектов часто была неоправданной или неосуществимой. Однако возможности формата Кодированного описания архивных материалов (EAD) и доступа к нему делают возможной более гибкую альтернативу. Стандарт EAD был разработан для маркировки содержащихся в научно-справочном аппарате данных, с тем, чтобы их можно было искать и отображать в онлайн-режиме. Кроме того, EAD обещал более развитые способы создания текста с возможностью поиска и формирования описаний для облегчения поиска по нескольким коллекциям. EAD индексирует коллекции, предоставляя точки доступа на уровне коллекции или объекта, в зависимости от коллекций учреждения, его потребностей и пользователей. По мере того, как инструменты для доступа к научно-справочному аппарату становятся всё более развитыми, специфические для видов контента возможности EAD по индексации делают научно-справочный аппарат полезным ресурсом для стандартизированного интегрированного доступа к архивам.
Если сомневаетесь, выбирайте «Дублинское ядро» (Dublin Core)
Набор элементов метаданных «Дублинское ядро» был разработан как простой в использовании и менее дорогой в реализации, чем другие сложные схемы метаданных. «Дублинское ядро» возник в результате обсуждений на семинаре 1995 года, спонсировавшемся Компьютерным библиотечным онлайн-центром (Online Computer Library Center OCLC) и Национальным центром суперкомпьютерных приложений (National Center for Supercomputing Applications, NCSA). Поскольку семинар проводился в городе Дублине, штат Огайо, США, набор элементов и получил название «Дублинское ядро». «Инициатива Дублинского ядра метаданных» (Dublin Core Metadata Initiative, DCMI) управляет непрерывным развитием «Дублинского ядра».
Базовый набор из 15 элементов данных облегчает поиск материалов. Он позволяет захватить такую информацию, как название, идентификатор, создатель, участник, издатель, язык, описание, тема, охват, дата, тип, отношение, формат, источник и права. Обязательных элементов нет; каждый их них можно использовать несколько раз и расширять при необходимости. Хотя метаданные «Дублинского ядра» служат рамочной основой, стандарт открыт для интерпретации. Использование элементов может варьироваться в зависимости от учреждения; первоочередное внимание обращается на интероперабельность и международный консенсус.
«Дублинское ядро» привлекательно для архивных учреждений из-за поддерживающих его систем. Оно совместимо с «Протоколом сбора метаданных Инициативы открытых архивов» (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting, OAI-PMH), что способствует интероперабельности, позволяя учреждениям экспортировать свои записи для включения в поисковые сервисы.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/descriptive-practices/
Комментариев нет:
Отправить комментарий