Архивисты следует увеличить количество точек доступа к своим материалам, чтобы помочь пользователям ориентироваться в их архивных коллекциях.
Описание сочетает в себе традиционные архивные практики с более специализированными описательными методами сообществ специалистов по визуальным ресурсам.
Практики описания галерей, библиотек, архивов и музеев (Galleries, Libraries, Archives and Museums - GLAM)
Библиотеки каталогизируют книги с использованием целевых полей, таких как «автор», «название», «издатель» и «год». Как только библиотека каталогизирует книгу, любая другая библиотека может скопировать её описание и использовать его в отношении своих фондов.
Музеи, с другой стороны, обычно сначала описывают коллекцию в целом, и лишь затем - отдельные объекты, - и группируют объекты по создателю, виду носителя, происхождению или историческому периоду. Описание включает сведения о жанре и стиле, истории и использовании, а также сведения об усилиях по обеспечению долговременной сохранности. Большая часть каталожной информации одного музея не может быть применена к другому произведению, хранящемуся в другом учреждении. Атрибуты и поля субъективны. Например, имя автора, год и место создания не указываются рядом с произведением, как это делается с книгами. Субъективные описательные методы могут привести к тому, что информация об одном и том же объекте может различаться. Практика также варьируется вследствие разнообразия музеев и их коллекций.
Архивисты создают описания уникальных материалов, обычно - оригинальных неопубликованных материалов, выраженных в виде описей на уровне объектов и коллекций. Описание пополняется и уточняется, начиная с информации, собранной во время приобретения, экспертизы и упорядочения, когда создаются предварительные формы описания, такие как списки контейнеров со сводной информацией о контексте и содержании архивных материалов, - также добавляются ограничения и точки доступа. Тщательное изучение коллекций может выявить сведения, используемые для формирования описаний. Кроме того, результаты исследования материалов иногда могут привести к изменению их описания (хотя любые такие изменения должны подтверждаться сведениями из несколько источников).
В архивных коллекциях нередко отсутствует первоначальная структура, могут не быть известны первоначальные названия, имена создателей или другие элементы. Поэтому для библиотек и архивов было естественным прогрессом было бы использование методов описания архивных материалов, которые они уже разработали для описания книг и документов. Однако эти библиографические методы не учитывают уникальные характеристики архивных коллекций. Кроме того, ни один метод описания не отвечает потребностям всех архивов, библиотек и музеев; и существующие различия затрудняют поиск материалов в фондах сразу нескольких различных учреждений.
Трудоёмкая практика
Каталогизация требует больших знаний и трудозатрат, потому что усилия по определению характеристик, которые делают материалы ценными, затрудняют описание этих материалов. Описание и поиск/извлечение являются актами «перевода» (acts of translation). Несмотря на наличие онлайн-каталогов, доступных через Интернет коллекций и улучшенные средства поиска информации, доступ к коллекциям остается ограниченным вследствие ограничений на доступ и недостаточность описаний.
Предполагается, что до оцифровки уже имеется адекватное описание, но на самом деле так бывает редко. Описание часто создается или совершенствуется как часть проекта. Значительная часть необходимых для документов данных присутствует в виде аннотаций к оригиналам. В результате информация собирается из различных источников. Поскольку описание не является основным результатом проекта оцифровки, оно часто носит поверхностный характер.
Как и в случае с другими аспектами создания цифровых графических образов, цель инициативы по оцифровке определяет решения в отношении метаданных. Соответственно, архивисты оценивают затраты и отдачу от создания и поддержки метаданных на разных уровнях детализации. Кроме того, понимание коллекций (и того, как их просматривают пользователи) позволяет более критично оценивать схемы метаданных и разрабатывать более совершенные подходы для каталогизаторов.
Стандартизированный подход к описанию
Практичным методом отбора и использования метаданных является создание набора требований, которые лучше всего описывают материалы. Затем архивисты оценивают требования, сопоставляя их со стандартами и словарями, и изучают подходы к работе с метаданными в аналогичных коллекциях. Такой подход обеспечивает описание файлов с учётом их назначения, экономит время на разработку правил каталогизации и обеспечивает совместимость материалов будут с другими коллекциями.
Из-за характера архивных материалов стандартизированный подход к описанию является идеалом, но при этом бывает необходимо идти на компромиссы. Например, у каталогизаторов может не быть возможности проиндексировать все файлы полностью, и нельзя потратить все имеющиеся ресурсы на индексирование лишь нескольких коллекций. Хотя создание описания является сложной задачей, архивные материалы содержат огромное количество ценной информации, что оправдывает дополнительные усилия на то, чтобы сделать эти материалы доступными.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/description-of-archival-collections/
Комментариев нет:
Отправить комментарий