Министерство обороны США стремится использовать искусственный интеллект и автоматизацию для управления документами

Статья Криса Риотта (Chris Riotta – на фото) была опубликована 23 мая 2023 года на сайте американского издания «Федеральный компьютерный еженедельник» (Federal Computer Week, Feder, FCW, http://fcw.com/ ).

Согласно плану, опубликованному 22 мая 2023 года, Министерство обороны США хочет использовать возможности новых и нарождающихся технологий для снижения нагрузки на пользователей и улучшения процессов управления документами в масштабах предприятия

Министерство обороны США (Department of Defense, DoD) стремится использовать автоматизацию, искусственный интеллект и облачные сервисы в рамках общекорпоративных усилий по снижению административного бремени, связанного с управлением документами.

22 мая 2023 года Минобороны опубликовало свою новую стратегию в области управления документами ( https://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/Library/DoDRecordsStrategy.pdf ). Это 34-страничный документ, в котором описан ряд передовых практик управления документами в масштабах предприятия, включая автоматизированные процессы и чёткую подотчетность за стратегическое управление.

Заместитель министра обороны Кэтлин Хикс (Kathleen Hicks) в сопровождающем стратегию заявлении отмечает, что стратегия была разработана, чтобы помочь с созданием во всём министерстве среды, в которой документы «автоматически выявляются и фиксируются, надлежащим образом курируются и систематически управляются на стратегическом уровне».

Стратегия призывает Минобороны автоматизировать документные процессы для всех пользователей, отмечая, каким образом автоматизированное управление документами может оптимизировать и ещё более углубить интеграцию записи в повседневные операции, и подчёркивает, что автоматизация должна быть полностью интегрирована «в проектирование, разработку, усовершенствование и внедрение электронных информационных систем.»

Мой комментарий: Последнее – не что иное, как призыв к повсеместному использованию «запроектированного» управления документами (records management by design).

В стратегии также рекомендуется применение новых и нарождающихся технологий и коллективно используемых облачных сервисов для минимизации ложащегося на пользователей бремени по управлению, при этом отмечается, что «применение методов искусственного интеллекта и машинного обучения также может улучшить процессы курирования».

В ранее опубликованных отчётах отмечались проблемы, связанные с применяемыми Минобороны практиками управления документами, включая результаты проверок ( https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/dod-inspection-series-summary-report.pdf ), проведённых Национальными Архивами США (NARA) в период с 2017 по 2021 финансовый год, где сообщалось, что в ключевые сферы осуществляемой Минобороны деятельности не в полной мере был интегрирован надлежащий надзор и контроль над управлением документами.

Эти проверки также показали, что службам управления документами структур Минобороны недоставало ресурсов для управления столь крупными программами в рамках операций, осуществляемых министерством в США и за рубежом.

В стратегии изложены четыре ключевых фактора, способствующих достижению целей в сфере курирования, автоматизации и стратегического управления:

• внедрение и стратегическое использование ведомственного перечня видов документов с указанием сроков их хранения (DOD records schedule) для поддержки интероперабельности с «машиночитаемой дорожной картой» (machine-readable roadmap) цифровых активов Минобороны;
  
  
• обновление практик использования метаданных с целью упростить отыскание документов и обеспечить большее доверие к ним;
  
  
• предоставление руководств и рекомендаций по вопросам управления электронными документами; и
  
  
• повышение квалификации занимающегося управлением документами персонала, обеспечивая наличие у него необходимого для достижения изложенных в стратегии целей набора навыков и компетенций.

В соответствии со стратегией, директор по информационным технологиям (chief information officer, CIO) Министерства обороны обязан в течение 45 дней представить первоначальную информацию о прогрессе в пересмотре политики управления документами и в достижении целей стратегии в вопросах курирования, автоматизации и стратегического управления.

Крис Риотта (Chris Riotta)

Источник: сайт FCW
https://www.fcw.com/defense/2023/05/dod-aims-leverage-ai-and-automation-records-management/386702/