Недавно я был на конференции, и там один из участников рассказал об ответной реакции, которую исследователи получили, когда рассказали людям в автобусе, что работают в службе управления документами. Говоря коротко, - людям было скучно и неинтересно.
Тот же человек сообщил, что, когда исследователи говорили людям, что работают в области управления данными, тем было интересно понять, чем именно они занимаются. Их работа не изменилась, изменился лишь присвоенный ей ярлык.
Исследователи поставили вопрос о том, не стоит ли им сменить своё название и начать говорить о работе с данными, а не с документами. Это справедливый вопрос. Иногда лучший способ заставить людей проявить к чему-либо интерес - это сменить соответствующий ярлык.
Всё это связано с тем, что ожидания в отношении того, как деловое подразделение выполняет свои обязанности и что оно делает, являются социальными конструктами.
Как бы представителям высшего руководства ни хотелось верить в то, что их политики и организационные схемы, формальные отношения и т.д. что-то значат, однако если они не смогут получить соответствующую социальную «лицензию» в виде людей, которые действительно ведут себя так, как будто эти вещи реальны в их взаимодействиях с коллегами, - то всё это не будет иметь никакого значения.
Сказанное также является сутью того, что означает смена названия (ярлыка). Изменение ярлыка - это подача организации сигнала о том, что «всё теперь по-другому».
Если дела действительно обстоят иначе - отлично, Вы только что подали людям сигнал о том, что им следует ожидать чего-то иного, и они будут готовы изменить своё мнение о Ваших услугах и о результатах Вашей деятельности.
Однако если Вы обманете это ожидание, то ожидания сотрудников просто сместятся в сторону того, в рамках которого они знают, что не могут доверять Вам, когда Вы говорите им, что теперь всё будет по-другому.
Мне доводилось наблюдать как удачные результаты смены названий, так и провальные.
Я помню, как коллега из одной организации очень взволнованно сказал мне, что они перестанут заниматься управлением документами и начнут управлять информацией - и как была взбудоражена организация по этому поводу. Затем он перешёл к описанию программы, в рамках которой предполагалось внедрить набор политик и систем для управления документированием / документированной информацией в организации и далее управлять ими. С моей точки зрения, ничто из сказанного не противоречило тому, что я считаю хорошим управлением документами, - однако для этих коллег смена ярлыка имела критически-важное значение для того, чтобы заставить людей стать открытыми для изменений.
Но если бы они просто продолжили использовать всё тот же набор методов и практик под другим названием, то, думаю, у этой организации «управление информацией» вызвало бы столь же сильное отторжение, как и «управление документами».
Смена ярлыка в этой организации также включала в себя подлинное изменение нацеленности связанных с документами услуг и способов их предоставления. Коллеги переключили свое внимание с тех вещей, которые организация очень четко обозначила как не представляющие для неё интереса (исполнение установленных архивных регулятором правил), на те, в которых была сильно заинтересована вся организация, от высшего руководства до сотрудников в приёмной – например, на необходимость обеспечить подотчётность за расследования неожиданных и необъяснимых смертей, которые для этой организации являются реальностью жизни.
С другой стороны, я много раз наблюдал, как люди меняли наименования служб управления документами - и просто их «прожигали». Я видел, как название менялось со «службы управления документами» на «службу управления информацией», «информационные сервисы», «менеджмент знаний» и т.д. - и спустя 12 месяцев радостное возбуждение по поводу изменений исчезало, а недоверие росло.
Я понимаю психологию этих попыток - мы думаем, что раз нам самим нравится работа с документами, то деятельность службы управления документами понравится и другим сотрудникам, если они просто дадут ей такой шанс.
На практике, однако, этот шанс они уже много раз давали службе управления документами, и обнаружили, что им не нужно то, что она им предлагает – поэтому для них смена названия означает лишь увеличение потерь их рабочего времени на работу с документами.
Лично я считаю, что это важный перекрёсток для служб управления документами. Если в своих организациях мы не можем получить финансирование на свою деятельность, и/или вовлечь в неё сотрудников, то смена ярлыка не поможет. Единственные изменения, которые помогают, это изменения фокуса и практики. Следует сосредоточить усилия на том, чтобы помогать людям с решением новых задач, и на выполнении практической работы иными способами.
Как только практика и её направленность изменились, тогда смена названия, позволяющая по-другому «продавать» организации новую услугу, может ускорить внедрение этой новой услуги - если она действительно даёт то, что нужно людям.
Если вы измените направленность деятельности службы управления документами и её практику работы, то, кто знает, возможно, Вам даже не придется менять её название! Если своей деятельностью служба управления документами будет помогать сотрудникам, то она может стать тем, чего люди хотят и в чём заинтересованы. В таком случае можно было бы, конечно, и название сменить; и тогда после долгого, тяжелого, неблагодарного дня люди в автобусе могли бы счесть нашу работу интересной - и это было бы здорово.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: В отечественной практике были примеры смены названий по мере изменения характера деятельности служб управления документами и их специалистов. Так, «деловодство» превратилось в «делопроизводство», затем в «документационное обеспечения управления»; делопроизводители и архивариусы стали уполномоченными по делопроизводству, документоведами и архивистами – и этот процесс продолжается. Смена названия, когда она подкрепляется реальными изменениями в характере профессиональной деятельности, нередко позволяет повысить статус в организации и даже зарплату специалистов нашей профессии.
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/changing-the-expectation-about-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий