15 лет назад я работал в организации, которая имела определенные связи с компанией Apple и её образовательной деятельностью.
Это было время, когда австралийские школы думали о том, как им использовать ноутбуки в классах. Меня раздражало то, как все пытались продать свои товары и услуги директорам школ и руководителям ИТ-подразделений.
Всё это строилось на идее о том, что если удастся продать школам это оборудование, то дальше руководство школ воспользуется своей властью, чтобы заставить учителей использовать купленное.
Компания Apple в этом плане была иной. В конференциях, которые я посещал, участвовало множество учителей. Apple учила их, как использовать свои продукты в классе, чтобы улучшить учебный процесс.
Как Вы думаете, многие ли из этих учителей были довольны теми или иными персональными компьютерами иных фирм после того, как они узнали, как использовать устройство Apple и все его инструменты?
Я уверен, что почти все они, вернулись на рабочие места, просили именно продукты Apple, - потому что Apple, вместо оказания на учителей давления и рекламы технических функциональных возможностей компьютеров, показывала учителям, как им лучше выполнять свою работу.
Какие из этого можно сделать выводы для управления документами?
В настоящее время существует огромный вакуум, вызванный тем, что никто не обучает сотрудников, как вести хорошую документацию, в смысле выбора того, какие информацию и знания и в какой форме документировать.
У нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] есть нездоровая одержимость закупками документных систем, а впоследствии - использованием нашего авторитета для того, чтобы попытаться заставить сотрудников помещать в эти системы свои материалы, не обращая внимания на то, как это влияет на их способность вести, хранить и использовать документы.
Такой подход активно работает против нас.
У компании Apple я научился тому, что способ заставить людей делать то, что Вы от них хотите - это научить их лучше выполнять свою работу, используя инструменты и методы, которые только Вы можете предоставить.
Нам следует признать, что управление документами не делает сотрудников более эффективными при выполнении ими своей работы. Оно не меняет культуру – а лишь добавляет людям работу. Вот почему мы продолжаем (безуспешно) пытаться заставить сотрудников делать эту лишнюю работу, используя методы принуждения.
Однако управление документами - это вечно востребованные компетенции и навыки:
- Какую информацию и знания документировать,
- В какой форме их документировать,
- Как их структурировать.
Все это может сделать сотрудников более эффективными в их работе. Тогда в ходе выполнения своей работы люди поймут ценность метаданных, контроля и управления - и начнут требовать дать им имеющиеся у нас системы, потому что они будут знать, что это позволит им лучше выполнять свою работу. И к тому времени боле качественное ведение документации станет элементом организационной культуры. Оно станет обычный способом выполнения сотрудниками их работы.
А все мы знаем, что самым большим фактором успеха любой программы управления документами является организационная культура.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-i-learned-from-apple-about-how
Комментариев нет:
Отправить комментарий