О работе над этим документом я уже рассказывала на блоге, см. https://rusrim.blogspot.com/2020/11/bs-10025-records-management-code-of.html
В аннотации на документ сказано следующее:
О чём этот документ?
Всем организациям необходимо управлять документами для того, чтобы удовлетворять свои деловые потребности и способствовать достижению своих целей, поддерживать исполнение законодательно-нормативных требований и использовать ценность производимой информации в качестве движущей силы для совершенствования деловой деятельности и внедрения инноваций. BS 10025:2021 - это новый стандарт, дающий практическое руководство о том, как следует действовать.
Примечание: В Своде практики термин «документы» (records) используется для обозначения всего [естественно, имеется в виду информация – Н.Х.], что организация производит, получает и накапливает при выполнении своих операций и ведении деятельности, - но при этом рекомендуется, чтобы в своей политике организация определила и описала данный термин так, как это ей представляется наиболее уместным (если она трактует его иначе).
Для кого предназначен BS 10025:2021?
Стандарт BS 10025 предназначен для применения любыми организациями, вне зависимости от их размера, сложности и условий ведения деловой деятельности. Стандарт применим в организациях государственного, частного и некоммерческого секторов, в органах исполнительной власти и других государственных органах, в благотворительных организациях, в компаниях, корпорациях, государственных ведомствах, учреждениях, партнерствах, университетах; а также может использоваться индивидуальными предпринимателями.
Стандарт предназначен для использования всеми, кто отвечает за управление документами организации – а не одними только профессиональными специалистами и экспертами в сфере управления документами и взаимосвязанных областях. В частности, Свод практики адресован всем сотрудникам организации, которые играют ведущую роль в управлении документами, но при этом могут быть незнакомы с соответствующими принципами и хорошей практикой. Он также адресован тем, кто поддерживает определенные подобласти управления документами – например, разработчикам ИТ-систем, используемых для захвата, обработки и хранения документов.
Рекомендуется, чтобы организация возложила оперативную ответственность за общее управление документами на сотрудника, обладающего необходимыми знаниями и навыками; и чтобы политика организации и соответствующие бизнес-правила создавались на основе консультаций со специалистами и соответствующими экспертами.
Что охватывает BS 10025:2021?
Данный новый британский Свод практики содержит практические рекомендации, которые помогут организациям управлять своими документами. Он охватывает всё [всю информацию – Н.Х.], которую организация производит, получает и накапливает при выполнении своих операций и ведении деятельности, которую сама она может называть «данными», «контентом» (documents), «информацией», «документированной информацией» или комбинацией всех этих терминов.
Мой комментарий: С моей точки зрения, данная мудрёная фраза означает, что под «документами» теперь понимаются любые документы и информация – что очень напоминает американский термин «сохраняемая электронным образом информация» (electronically stored information, ESI). Фактически сфера деятельности служб управления документами расширяется на всю информацию, создаваемую/получаемую и затем сохраняемую организацией.
В стандарте BS 10025 перечислены соответствующие национальные, международные и иные стандарты, содержащие полезную дополнительную информацию, такие, как, например: ISO/IEC 27002 «Информационная безопасность, кибербезопасность и защита неприкосновенности частной жизни – Меры и средства обеспечения информационной безопасности» (Information security, cybersecurity and privacy protection - Information security controls). Стандарт BS 10025 также призывает к тому, чтобы управление документами было встроено в основные бизнес-процессы и инструменты организации, и не рассматривалось как изолированный вид деятельности.
Почему Вам следует использовать BS 10025:2021?
Стандарт поможет организациям:
- Воспользоваться информационной ценностью документов для поддержки удовлетворения потребностей и достижения целей деловой деятельности, а также для стимулирования совершенствования и инноваций;
- Продемонстрировать заинтересованным сторонам, что организация следует передовой практике управления документами. Такими заинтересованными сторонами могут быть граждане, налогоплательщики, клиенты, контролирующие органы и/или суды;
- Исполнять законодательно-нормативные требования: в частности, исполнять требования закона Евросоюза о защите персональных данных GDPR и законодательства о свободе доступа к государственной информации (FoI);
- Более эффективно обеспечивать информационную безопасность;
- Ускорить инновации;
- Накапливать опыт и совершенствовать практику управления документами;
- Повышать эффективность и экономить рабочее время;
- Лучше управлять рисками.
Содержание документа следующее:
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Принципы хорошей практики управления документами
5. Создание и поддержание системы менеджмента
6. Выявление, создание и захват документов с целью удовлетворения потребностей организации
7. Организация документов для целей доступа к ним и управления ими
8. Обработка и хранение документов
9. Менеджмент безопасности и контроль доступа
10. Управление сроками хранения и организация окончательного решения судьбы документов (передачи или уничтожения)
11. Установление и поддержание взаимоотношений с другими организациями (раньше этот пункт назывался более понятно – «Управление документами организации, хранимыми другой организаций» - Н.Х.)
12. Мониторинг и отчетность об управлении документами
Библиография
Источник: сайт BSI
https://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030415095
Комментариев нет:
Отправить комментарий