Германия: Электронный промежуточный архив DZAB, часть 1

В последние годы кое-кто из коллег – особенно из ВНИИДАД – время от времени упоминал о федеральном Электронном промежуточном архиве Германии (Digitales Zwischenarchiv des Bundes, DZAB), однако сколько-нибудь подробной информации о нём в свободно доступных источниках не было.

Имеющаяся информация о DZAB на русском языке

Мне удалось отыскать ряд материалов – это, например, посвященный DZAB абзац в статье Наталии Геннадиевны Суровцевой «Хранение электронных документов: Зарубежный опыт» в №4 журнала «Вестник культуры и искусств» за 2017 год (https://cyberleninka.ru/article/n/hranenie-elektronnyh-dokumentov-zarubezhnyy-opyt ):

По этой причине в ФРГ для федеральных организаций создается Цифровой промежуточный архив. Внеофисное хранение документов, потерявших оперативное значение, освобождает административные системы по управлению электронными документами от вышедших из активного употребления документов и способствует более эффективной работе этой системы. Федеральные организации создают Пакет представления информации (ZIP), включая основные данные в сжатом файле и метаданные в файле на языке XML. Этот пакет посылается через безопасную сеть в Интерфейс доступа цифрового промежуточного архива. Затем Пакет представления информации преобразуется в пакет XAIP и метаданные извлекаются в базу данных для проведения исследований. После проверок и легализации пакет XAIP сохраняется, и федеральная организация получает его идентификацию. В 2015 г. было запланировано начало первой передачи данных и тестирование [6. с. 68-70].

Есть ещё опубликованный ВНИИДАД в 2013 году отчет о НИР «Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов» в рамках подготовки «Обзора международного опыта организации временного хранения документов (промежуточных хранилищ)» (см. http://www.vniidad.ru/Downloads/ocnti/ОТЧЕТ%20НИР%20по%20контракту%202013.doc ), в котором на стр.28 сказано:

«В соответствии с концепцией создания специализированного промежуточного архива электронных документов под эгидой Федерального архива предполагается расширение сферы предоставляемых федеральным ведомствам информационных услуг в электронном виде. На основе хранимых в промежуточных архивах архивных материалов федеральных ведомств в электронном архиве будут созданы отраслевые банки электронных документов и электронные каталоги хранимых оцифрованных материалов.

В случае необходимости представители соответствующих ведомств получат возможность обращения к хранимым в банке данных своего ведомства электронным копиям документов для ознакомления с требующимися документами в режиме просмотра или скачивания. Программные средства электронного архива позволит обеспечить атрибутивный и полнотекстовый поиск хранящихся документов. При этом обеспечивается защита хранимых документов, строгое разграничение прав доступа в электронный архив.»

Наконец, о DZAB говорил Михаил Васильевич Ларин в своём докладе «Организация работы с электронными документами в Федеральном архиве Германии» на 3-ей Международной научно-практической конференции ИАИ РГГУ на тему «Документ. Архив. Информационное Общество», которая прошла в Пушкино 28-29 сентября 2017 года (см. https://books.google.ru/books?id=6ydaDwAAQBAJ ):

«Политика правительства ФРГ направлена на сосредоточение информационных услуг федерального уровня в нескольких крупных федеральных информационных центрах. Один из таких центров находится в городе Нюрнберге и принадлежит Федеральной службе труда (занятости). Этот центр предлагает услуги по долгосрочному хранению документов для всех федеральных организаций, обеспечивая их безопасное хранение. На его базе и был создан Промежуточный архив электронных документов (DZaB). При этом все технологическое обеспечение процессов хранения электронных документов осуществляется Информационным центром службы труда, однако оперативное управление DZaB, т. е. всеми архивными функциями, является прерогативой Федерального архива. При таком подходе к решению вопроса достигается ряд преимуществ экономического, технологического, организационного свойства, а главное - обеспечивается своевременное и надежное хранение цифровых документов, чего невозможно было добиться при децентрализованном способе организации этой работы.

Инфраструктура Промежуточного архива электронных документов состоит из трех функциональных блоков:

• первый блок обеспечивает задачи приема в архив электронных документов и доступа к ним;


• второй блок обеспечивает защиту информации документов и средств шифрования документов, включая цифровую подпись;


• третий блок обеспечивает процессы хранения электронных документов и отбор их на постоянное хранение в Федеральном архиве.

Сам технологический процесс функционирования DZaB схематично можно представить следующим образом: электронные документы (ЭД) из систем по управлению электронными документами (ERDMS) министерств и ведомств поступают по информационно-коммуникационным сетям на хранение в Промежуточный архив. При этом создается так называемый пакет архивной информации в формате XML (XAIP) в соответствии со стандартом безопасности TR-ESOR. В этот пакет включаются служебные и специальные метаданные, а также криптографические сведения, гарантирующие целостность и подлинность цифровой подписи, отметки времени и так далее. Пакет содержит также документ в оригинальном формате или в PDF/A.

Разработчики DZaB считают, что количество метаданных не должно превышать десяти позиций. Увеличение числа метаданных, по их мнению, повлечет за собой неоправданное усложнение системы. Поэтому в состав метаданных предлагается включить сведения: об идентификации пользователя (ID), название файла, наименование дела, представление версии, крайние даты, сроки хранения информации, описание, формат, ключевые слова. Важно отметить, что до проведения процедуры экспертизы ценности ЭД министерство или ведомство, передавшее документы в промежуточный архив, имеет право и возможность управлять своими документами: осуществлять их поиск, чтение, изменение, уничтожение. В то же время DZaB обязан обеспечить хранение, систематизацию, проверку аутентичности документов, а также возможность обратной конвертации ЭД из архивного пакета в системы ERDMS. DZaB включает в себя также специальные компьютерные модули, позволяющие эффективно обеспечить информационную безопасность массива архивных документов. После проведения экспертизы ценности отобранные на постоянное хранение ЭД передаются из Промежуточного архива в Федеральный архив для размещения в Цифровом архиве.

В настоящее время функционирование Промежуточного архива электронных документов происходит в тестовом (экспериментальном) режиме.»

(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2018/06/dzab-2.html )

Источник: сайт Федерального архива Германии
http://www.bundesarchiv.de/DE/Content/Artikel/Anbieten/Behoerden/Zwischenarchive/digitales-zwischenarchiv.html