В докладе руководителя Федерального архивного агентства определена траекторию развития архивной отрасли страны

1 июня 2018 года в конференц-зале Администрации Президента Российской Федерации прошло торжественное заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Росархиве), посвящённое 100-летию государственной архивной службы России.

Руководитель Росархива Андрей Николаевич Артизов выступил с докладом, в котором он наметил «дальнейшую траекторию развития архивной отрасли страны».

По его мнению, «основная цель в среднесрочной перспективе – приведение деятельности российских архивов в соответствие с потребностями и нуждами современного информационного общества и цифровой экономики». Достижение этой цели планируется осуществлять по трем основным направлениям.

Первое направление связано с решением застарелой проблемы приема на хранение в государственные архивы документов территориальных органов, федеральных органов государственной власти и организаций, расположенных на территории субъектов Российской Федерации. А.Н.Артизов отметил, что «почти половина регионов уже не считают наиболее приемлемым путём передачи им с федерального уровня соответствующих полномочий с выделением необходимых бюджетных субвенций». В этой связи агентство сосредоточит «усилия на создании во всех федеральных округах федеральных архивных центров, которые смогут взять на себя работу с документами территориальных органов федеральных органов государственной власти и организаций».

Мой комментарий: Учитывая, что предыдущий вариант решения проблемы «сломался» об отсутствие финансирования, боюсь, что у проекта по созданию федеральных архивных центров в регионах будут аналогичные проблемы :(

Второе направление – завершение создания единого архивно-информационного пространства на основе внедрения общеотраслевых информационных систем:

• Система автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда, которую планируется перевести на облачную платформу;


• Система удалённого использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним;


• Отраслевая база данных по местам хранения документов по личному составу, которая будет преобразована в информационную систему с онлайн-доступом и будет актуализироваться в режиме реального времени.

Третье направление – это интеграция архивов в систему «электронного правительства», для чего «предстоит сформировать полноценную нормативную и методическую базы работы с электронными документами в делопроизводстве и в ведомственных архивах, создать в государственных и муниципальных архивах условия для работы с электронными документами, передаваемыми на постоянное хранение».

В докладе также была дана оценка некоторых задач «цифровизации отрасли».

• В отношении массовой оцифровки архивных документов для фонда пользования и справочно-поисковых средств было отмечено, что ближайшей задачей является «перевод в электронный формат прежде всего справочного аппарата, архивных описей». Эту работу планируется завершить в течение трех лет.
  
  Стратегический подход российского архивного сообщества заключается также в том, что пользование поисковыми средствами архивов должно быть бесплатным. А вот удалённое использование электронных копий архивных документов (так называемый виртуальный читальный зал) должно осуществляться за средства самого пользователя».


• В качестве отдельной проблемы Андрей Николаевич выделил «подтверждение аутентичности электронного документа»
  
  Кроме того, по его мнению, «технологически непростым вопросом является создание электронного носителя информации с долговременной жизнью. Специфика электронного документооборота требует новых технологических и нормативных решений, формирования единой терминологической базы, выработки единых функциональных требований».
  
  А.Н.Артизов в докладе подчеркнул, что «архивное сообщество ведёт активный поиск оптимальных решений в этой сфере. Важным условием эффективности этого поиска является междисциплинарное сотрудничество, диалог с представителями иных отраслей и сфер знания».
  
  Мой комментарий: Уже то, в каком ключе эта тема затронута в докладе, показывает, что Росархив не очень хорошо понимает, что от него требуется в отношении электронных документов, и пока он «ведёт активный поиск», страна утрачивает свое электронное историческое наследие.
  
  Что касается аутентичности документов, то она всегда обеспечивается комплексом нормативно-правовых, организационных и технических, применяемых на протяжении всего жизненного цикла документов, а также надлежащим обучением работающего с документами персонала. Никакая отдельная мера сама по себе не способна обеспечить аутентичность, особенно в длительной перспективе. В случае среднесрочного и длительного использования и хранения документов состав применяемых мер обычно меняется во времени в зависимости от изменения внешних условий (законодательства, эволюции технологий, изменения социально-политической структуры общества, общественных ожиданий, общепринятой деловой практики и т.п.).
  
  Первостепенную роль в обеспечении аутентичности играют:


• Исполнение соответствующих законодательно-нормативных требований;


• Следование установившейся общей и/или отраслевой практике делопроизводства / управления документами и архивного дела, которая в целом направлена на создание и сохранение целостных, аутентичных и пригодных к использованию документов, в том числе длительного и постоянного срока хранения;


• Следование установившейся общей и/или отраслевой практике общей и информационной безопасности, которая в целом направлена на обеспечение целостности информации, её конфиденциальности и доступности / пригодности к использованию.
  
  Если целостность, как правило, обеспечивается на уровне индивидуального документа, то аутентичность, особенно в среднесрочной и долгосрочной перспективе, очень сильно опирается на взаимосвязи документа с другими документами и событиями, и на ту роль, которую документ реально сыграл в деловой деятельности.


• Создание на федеральном уровне современной архивной инфраструктуры для работы с электронными документами
  
  В городе Обнинске Калужской области будет создан новый архивный комплекс Государственного архива РФ (ГАРФ), располагающий «техническими возможностями для работы с электронными документами, поступающими из систем электронного документооборота Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов государственной власти».
  
  Мой комментарий: Мне не совсем понятно, почему выбор пал на Обнинск – речь, замечу, идёт не просто об использовании ИТ-инфраструктуры, а о создании «архивного городка», в том числе для хранения бумажных документов. Не сомневаюсь, что в «городе науки» Обнинске есть сильные ИТ-специалисты и всё необходимое для создания центра обработки данных, но не уверена, что там также имеются высококвалифицированные специалисты в области традиционного и электронного архивного дела…

Источник: Сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-artizov-2018-sovet.shtml