Штат Виктория, Австралия: Управление электронными документами в будущем

Данная заметка была опубликована 29 марта 2018 года на сайте Управления государственных документов (Public Record Office Victoria, PROV) австралийского штата Виктория.

Результаты нашего исследовательского проекта по вопросам экспертизы ценности и уничтожения/передачи электронных документов.

История проекта

В течение 2017-2018 годов Управление государственных документов штата проводило научно-исследовательский проект по вопросам экспертизы ценности и уничтожения/передачи электронных документов (Digital Appraisal and Disposal Research Project), с целью изучения методов и инициатив в указанной области, которые могли бы помочь справиться с управлением растущими объёмами электронных документов.

Основной задачей проекта было накопление знаний о текущей и нарождающейся практике проведения экспертизы и уничтожения/передачи электронных документов, с тем, чтобы мы могли улучшить наши рекомендации по управлению электронными документами и другие материалы, разрабатываемые для наших клиентов из числа государственных органов штата.

Выводы и рекомендации

Исследование показало, что, хотя по рассматриваемой теме и был опубликован ряд статей, многие из них не содержат практических рекомендаций. Кроме того, мало работ, анализирующих примеры из практики и показывающих успешное применение экспертизы ценности и процессов уничтожения/передачи для управления электронными документами.

Выяснилось, что другие архивные учреждения как в Австралии, так и за рубежом, уже разработали отличные рекомендации и инструменты, имеющие отношение к практике экспертизы ценности и уничтожения/передачи электронных документов – причём некоторые из них даже начинают изучать технологии автоматизации и машинного обучения (machine learning) для этих целей.

В рамках проекта также были отмечены пробелы в знаниях Управления и в тех рекомендациях, которые оно дает государственным органам исполнительной власти штата.

В число действий, которые Управление государственных документов штата могло бы предпринять в будущем для совершенствования практики экспертизы ценности и уничтожения/передачи электронных документов, входят:

• разработка для органов исполнительной власти штата новых тематических веб-страниц и инструментов;


• тестирование приложений для экспертизы ценности неструктурированной информации (на самом деле мы уже начали это делать, см. страницу, посвященную нашему проекту автоматизированной экспертизе ценности  электронной почты - Machine Assisted Email Appraisal Project, https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/machine-assisted-email-appraisal-project );


• коллективное использование ресурсов и обмен знаниями с другими государственными архивами.

Дополнительная информация

Дополнительную информацию о нашем проекте по вопросам экспертизы ценности и уничтожения/передачи электронных документов Вы можете найти на его веб-странице по адресу https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/digital-appraisal-and-disposal-research-project .

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/managing-digital-records-future