Документационный анализ - процесс установления требований к захвату и срокам хранения документов

Сегодня я хочу предложить вниманию читателей перевод страницы сайта Управления государственных документов австралийского штата Виктории документов (Public Record Office Victoria, PROV), посвященной документационному анализу (appraisal), под которым понимается регулярно проводимый анализ деловых процессов организации в  плане управления документами, в том числе с целью принятия решений о том, какие документы и системы, и в какой форме вообще следует создавать. Страница последний раз обновлялась 17 мая 2018 года.

Мой комментарий: Любопытно видеть, как сами австралийские специалисты, во всем мире продвигающие «документационный анализ», постоянно сбиваются с новой трактовки соответствующего англоязычного термина appraisal на более узкую традиционную – экспертизу ценности документов :)

Что такое документационный анализ?

Документационный анализ - это процесс оценки деловых функций и операций с целью определить:

• Какие документы необходимо создавать и захватывать;


• В течение каких сроков следует хранить документы с тем, чтобы удовлетворить деловые потребности, обеспечить подотчетность организации и соответствовать ожиданиям общественности (адаптировано из публикации Bettington, J. et al. (eds) 2008, Keeping archives, 3rd edn, Australian Society of Archivists, Canberra pp. 11-28.);

Концепция документационного анализа PROV

Текущие усилия Управления государственных документов штата Виктория (PROV) в области документационного анализа соответствуют современной австралийской практики – обращается особое внимание на контекстуальную ценность документов посредством оценки в первую очередь функций и видов деятельности, а не собственно документов.

Соответствующая политика и принятые по результатам экспертизы ценности решения в отношении документов государственных органов исполнительной власти штата Виктория приведены в следующих документах:

• «Политика проведения экспертизы ценности и отбора государственных документов штата на архивное хранение» (Appraisal Statement for Public Records required as State Archives Policy, https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/appraisal-statement-policy , прямая ссылка https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/2016-05/Appraisal-Statement-for-State-Archives-Web.pdf );


• «Указания по срокам хранения и действиям по их истечении» (Retention and Disposal Authorities, RDAs, см. https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/how-long-should-records-be-kept/retention-and-disposal-authorities-rdas - это стандарты PROV, утвержденные руководителем архивно-документационной службы штата и являющиеся нормативными документами, авторизующими уничтожение либо передачу на постоянное архивное хранение государственных документов – Н.Х.);


• Сводные отчеты о проведении экспертизы ценности (Summary Appraisal Reports, примеры будут выложены позже).

Экспертиза ценности с целью установления сроков хранения

В общем случае по итогам экспертизы ценности может быть принято решение о том, что документы имеют:

• Постоянную ценность как государственные архивные документы;


• Временную ценность, т.е. такие документы нужны лишь в течение определенного периода времени.

Ниже приводится в общих чертах схема подхода к проведению экспертизы ценности с целью установления документам сроков хранения с учетом деловых потребностей в них и их возможной постоянной ценности как государственных архивных документов.

Понимание и применение критериев экспертизы ценности имеет важное значение для:

• Приоритизации выделяемых на управление документами ресурсов и смягчения рисков. Дополнительную информацию см. на странице «Документы высокой ценности и риска – введение» (High value, high risk introduction, https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/high-value-high-risk-introduction );


• Разработки указаний по срокам хранения и действиям по их истечении. Дополнительную информацию см. на странице «Разработка указаний по срокам хранения шаг за шагом» (RDA development step-by-step, https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/how-long-should-records-be-kept/rda-development-step-by-step ).

Экспертиза ценности документов временного срока хранения на основе законодательно-нормативных, организационных и деловых требований

Критерии:

• Законодательно-нормативные требования и требования политик;


• Обеспечение подотчетности;


• Роль в подтверждении и защите прав и привилегий;


• Роль в процессах принятия решений и административного управления;


• Роль документов как корпоративной памяти государственного органа.

Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения (государственных архивных документов)

Критерии:

• Полномочия, миссия и структура;


• Основные функции и программы;


• Долговременные права и привилегии;


• Значительные последствия для отдельных лиц;


• Управление окружающей средой и соответствующие изменения;


• Значительный вклад в культурно-историческую память общества.

Мой комментарий: Все перечисленные критерии на сайте раскрываются более детально при переходе по соответствующим гиперссылкам.

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/appraisal