Потребность в «интеллектуальном» управлении информацией

Данная заметка старшего вице-президента Международной ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM Атле Скьеккеланда (Atle Skjekkeland – на фото) была опубликована в социальной сети LinkedIn 10 мая 2018 года.

Эффективное взаимодействие с клиентами, деловые операции и исполнение законодательно-нормативных требований – все они полагаются на эффективное управление информацией. Ниже приведены результаты исследования AIIM, свидетельствующие о необходимости изменений и потребности в интеллектуальном управлении информацией (Intelligent Information Management).

Борьба с «бумагой»

• 42% опрошенных используют бумагу для подписания контрактов, заказов, бланков резервирования и т.д.;


• 34% используют бумагу для сохранения в делах и последующего использования важного делового контента;


• Только у 1 из 3 опрошенных оцифрована или автоматизирована работа с кредиторской задолженностью, дебиторской задолженностью или управлением взаимодействием с поставщиками;


• Средняя стоимость обработки бумажного счета-фактуры составляет 31-40 долларов США, а автоматизация сокращает эти расходы до 1-5 долларов;


• 2 из 3 организаций ведут кадровую документацию в бумажном виде;


• 68% сотрудников считают, что ведение деловой деятельности «со скоростью бумаги» будет «неприемлемым» уже через несколько лет;


• 46% полагает, что отдельным фактором, способным в наибольшей степени повысить производительность большинства их деловых процессов, является отказ от бумаги.

Мой комментарий: Как это, к сожалению, типично для подавляющего большинства исследований AIIM, они неглубоки - в них просто «вываливается» собранная по итогам обработки анкет статистика. Никто, например, не поинтересовался причинами, по которым многие документы по-прежнему создаются и используются на бумаге… По умолчанию предполагается, что бумага – это плохо и «отстой», а электронные технологии – хорошо и инновационно. В жизни, однако, всё обстоит несколько сложнее …

Борьба с информационным хаосом

Организации сталкиваются с трудностями при управлении важной информацией:

• У 26% организаций есть проблемы, связанные с внутренним аудитом;


• У 24% организаций были проблемы с реагированием на запросы, поданные на основании закона о свободе доступа к государственной информации (FOIA) или связанные с персональными данными;


• У 21% проблем в области защиты персональных данных,


• У 20% организаций имеются проблемы, связанные с судебными разбирательствами и э-раскрытием (обязательным поиском и представлением относящейся к делу электронной информации в ходе судебного разбирательства или расследования – Н.Х.), и


• Только у 21% организаций проблем не было.

Борьба с изолированностью отдельных информационных активов

• Среднее число содержащих и управляющих контентом систем за последние 5 лет выросло почти на 30%;


• Организации продолжают наращивать количество используемых ими систем управления контентом, однако всё большая доля критически-важного делового контента (сейчас это 54%) остается вне этих систем;


• 43% организаций используют четыре или более информационные системы;


• Более 70% организаций используют одну или несколько версий SharePoint, но это решения часто применяется как интранет-сайт или как «электронная помойка»;


• 62% организаций по-прежнему полагаются на коллективно используемые жёсткие диски;


• Повсеместно используются системы синхронизации и общий доступ к файлам.

Потребность в интеллектуальном управлении информацией

• 93% организаций полагают, что нужно что-то менять и что они должны модернизировать свою стратегию управления информацией;


• В 70% организаций типичная для эпохи мощных ECM-систем «монолитная» модель сменилась желанием потреблять функциональные возможности по управлению контентом по мере необходимости, то есть в виде соответствующих услуг;


• Консультационная фирма Гартнер (Gartner) заменила термин ECM на «сервисы управления контентом» (Content Services). Это комбинация: 1) приложений (варианты использования), 2) платформы (эволюция хранилища), и 3) компонент (функции и функциональные возможности).

Ассоциация AIIM полагает, что существует базовый набор ориентированных на информацию возможностей, выходящих за рамки и опирающихся на управление контентом, которые необходимы для трансформационных изменений деловой деятельности. Мы называем этот набор возможностей «интеллектуальным управлением информацией» (Intelligent Information Management, IIM). Интеллектуальное управление информацией основывается на следующих ключевых элементах:

• Понимание и прогнозирование ожиданий внутренних и внешних клиентов;


• Рационализация и модернизация информационного инструментария;


• Перевод на электронные технологии основных деловых процессов.


• Автоматизация исполнения законодательно-нормативных требований и стратегического управления;


• Использование средств аналитики и машинного обучения.

Я рекомендую выполнить следующие высокоуровневые шаги для разработки новой стратегии управления информацией:

• Сформулировать видение интеллектуального управления информацией, которое соответствует деловым целям;


• Определить цели интеллектуального управления информацией и критические факторы успеха (Critical Success Factor, СSF);


• Определить пути достижения поставленных целей;


• Определить, что нам следует сделать для достижения целей;


• Распределить обязанности и ответственность.

Атле Скьеккеланд (Atle Skjekkeland)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/need-intelligent-information-management-atle-skjekkeland/