Управление метаданными документов постоянного срока хранения: Как быть, если метаданные, требуемые для передачи документов на архивное хранения, хранятся отдельно от самих документов?

Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 31 мая 2018 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Продолжая тему предыдущего поста о требованиях к метаданным документов постоянного срока хранения на общих дисках (Metadata Requirements for Permanent Records on Shared Drives, 4 декабря 2017 года, см. https://records-express.blogs.archives.gov/2017/12/04/metadata-requirements-for-permanent-records-on-shared-drives/ ), сегодня мы обсудим, как управлять метаданными документов постоянного срока хранения, если они хранятся отдельно от документов.

Для необходимых метаданных, как указано в бюллетене NARA 2015-04 «Руководство по метаданным, требуемым при передаче на архивное хранение электронных документов постоянного срока хранения» (NARA Bulletin 2015-04: Metadata Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04.html , о нём см. также пост https://rusrim.blogspot.com/2015/09/blog-post_21.html - Н.Х.), должны быть установлены те же сроки хранении и действия по их истечении, что и для документов, которые они описывают – независимо от того, хранятся ли они в отдельной системе, в приложении для управления документами или же в системе управления досье/заказами/запросами на обслуживание (case management system). Метаданные должны захватываться и затем управляться на протяжении всего жизненного цикла документов, а также сопровождать документы при передаче их на архивное хранение.

Некоторые приложения и файловые форматы хранят метаданные в файле структурированным способом, или же поддерживают использование стандартизованных схем, таких, как поля метаданных Adobe XMP или XML в формате JPEG 2000. В противном случае большинство метаданных будет находиться во внешних базах данных, системах или реестрах. Обычно для установления связи хранимых во внешней системе метаданных с файлами графических образов в каталоге используются уникальные идентификаторы или имена файлов графических образов.

Хранение метаданных в отдельной системе, такой, как база данных, обеспечивает большую гибкость при управлении, использовании и преобразовании. В числе других преимуществ можно назвать поддержку многопользовательского доступа к данным, продвинутую индексацию, сортировку, фильтрацию и обработку поисковых запросов. Поддерживаемые во внешних системах метаданные могут содержать иерархическую описательную и структурную информацию о многостраничных или сложных объектах и облегчать импорт, экспорт и сбор данных во внешние системы или иные форматы, такие как XML.

Бет Крон (Beth Cron)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2018/05/31/managing-metadata-for-permanent-records-what-if-the-metadata-required-for-transferring-permanent-records-are-stored-separately-from-the-records-themselves/