США: Управление документами следующего поколения пришло в федеральные органы

Заметка известного специалиста Дона Людерса (Don Lueders – на фото) была опубликована 11 декабря 2017 года на блоге «Управление документами следующего поколения» (Next Generation Records Management, http://nextgenrm.org/ ).

Можно, наверное, понять и простить то, что этого не заметили даже самые бдительные аналитики, отслеживающие тенденции в области управления документами, - но в течение последнего года или около того в управлении документами в федеральных органах исполнительной власти идёт настоящая революция.

Эта революция назревала в течение длительного времени, и семена перемен были, вероятно, впервые посеяны более семи лет назад, когда администрация Обамы выпустила Президентский меморандум об управлении государственными документами  ( https://obamawhitehouse.archives.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records , о нём также см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/11/blog-post_7838.html  – Н.Х.), а во исполнение его совместную Директиву по управлению государственными документами OMB/NARA М-12-18 (Managing Government Records Directive, https://www.archives.gov/records-mgmt/prmd.html , о ней см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.), в которой была сформулирована стратегия и установлен ряд крайних сроков для выполнения требований Президентского меморандума.

Универсальные требования к управлению электронными документами UERM

Несмотря на Президентский меморандум и директиву M-12-18, особой активности не наблюдалось до начала этого года, когда Национальные Архивы США(NARA) несколько неожиданно выпустили «Универсальные требования к управлению электронными документами» (Universal Electronic Records Management Requirements, UERM, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/universalermrequirements , о них см. также пост https://rusrim.blogspot.ru/2017/08/blog-post_94.html - Н.Х.), представляющие собой упрощенный набор высокоуровневых программных и функциональных требований для управления электронными документами во всех федеральных органах исполнительно власти.

Требования UERM официально были опубликованы в августе 2017 года и являются продуктом новой инициативы Национальных Архивов по модернизации управления электронными документами в федеральных органах власти (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI).

Инициатива FERMI была запущена в начале этого года, и перед ней были поставлены две основные цели:

• Помочь федеральным органам исполнительной власти с приобретением соответствующих их потребностям решений и услуг для управления электронными документами путем совершенствования процесса закупок;


• Заблаговременно принять во внимание меняющиеся тенденции в управлении электронными документами путем формирования политики для новых решений и услуг.

Требования UERM, направленные на достижение целей инициативы FERMI, содержат в общей сложности 94 положения. Требования делятся на две группы: к жизненному циклу и к передаче документов на архивное хранение. Каждое требование также классифицировано либо как «программное» (т.е. предназначенное для того, чтобы помочь государственному органу создать надлежащие условия для успешного управления электронными документами), либо как «системное» (это указывает на то, что речь идёт о технической особенности или функциональной возможности, которая потребуется федеральному органу для налаживания успешной системы управления документами).

Некоторые из требований UERM являются обязательными (они отмечены как «Must Have» - должны быть выполнены), в то время, как другие считаются желательными, но необязательными (обозначаются как ‘Should Have’ – желательно выполнить).

Требования к жизненному циклу информации сгруппированы в соответствии со стадиями этого цикла: сбор/захват, хранение и использование, уничтожение, передача; и отдельно выделены требования к метаданным и к отчетности. Каждое требование блока требований к передаче документов относится к одному или нескольким типам документов, таким, как электронные сообщения, документы в социальных сетях и видеоматериалы.

В отличие от ранее использовавшихся процессов сертификации решений для управления документами, поставщики теперь будут самостоятельно сертифицировать свои решения и услуги для управления документами на соответствие требованиям UERM. Подобная самосертификация значительно сократит как затраты на разработку решений, так и время, необходимое для вывода новых продуктов на рынок.

Мой комментарий: Это, на мой взгляд, подход из серии «джентльменам верят на слово» :)

Изменения в 36-м Перечне

Мой комментарий: Следует предварительно отметить следующую особенность американской системы государственных закупок. Существует Управление общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA), организующее эффективную и экономную поддержку деятельности федеральных государственных органов. Оно от имени федерального правительства в целом заключает с поставщиками типовые контракты (GSA Schedule Contracts, или GSA Schedules), содержащие предварительно согласованные цену, условия поставки, гарантии и ряд других условий. Такие контракты обычно заключаются с большими скидками. Поставщик получает отдачу вследствие того, что ведомства просто выбирают нужный контракт из соответствующего Перечня и обговаривают недостающие условия контракта напрямую с поставщиком, не проводя тендеров. Ряд ведомств заключает только такие контракты. Большинство типовых контрактов являются многосторонними (Multiple Award Schedules, MAS) – в этом случает GSA заключает типовой контракт на одну и ту же услугу сразу с рядом поставщиков, у каждого из которых может быть своя цена. Подробнее об этом см. пост на блоге здесь: https://rusrim.blogspot.ru/2017/09/blog-post_7.html

В равной степени Национальные Архивы решительно настроены на то, чтобы способствовать достижению целей инициативы FERMI, сделав максимально простым и экономичным для федеральных органов исполнительной власти процесс закупки и внедрения новых систем управления документами, - и они заручились поддержкой своих усилий со стороны Управления общих служб Правительства США (General Services Administration, GSA).

В сотрудничестве с Национальными Архивами Центр закупок интегрированных рабочих мест (Integrated Workplace Acquisition Center, IWAC, https://www.gsa.gov/about-us/organization/federal-acquisition-service/office-of-general-supplies-and-services/integrated-workplace-acquisition-center - отмечу, что янки, запуганные злыми и беспощадными, но, видимо, не ведающими про анонимайзеры и VPN «русскими хакерами», блокируют доступ к этому невинному ресурсу с российских IP-адресов! – Н.Х.) Федеральной службы закупок (Federal Acquisition Service, FAS, входит в состав Управления общих служб) включил требования UERM в существующий 36-й Перечень многосторонних типовых контрактов (Multiple Award Schedule 36,  http://gsa.federalschedules.com/blog/new-gsa-records-management-sin-51-600/ ), с тем, чтобы этот Перечень был лучше согласован с постоянно эволюционирующими потребностями проводящих закупки государственных органов в части управления жизненным циклом информации.

По мнению GSA, государственным органам будет выгодно приобретать решения и услуги для управления документами с использованием обновленного Перечня 36, поскольку:

• Подрядчики будут сертифицировать свои решения и услуги на соответствие требованиями UERM, способствуя тем самым обеспечению надежности, аутентичности, целостности, пригодности к использованию электронных документов, включая необходимый контент, контекст и структуру (с точки зрения современных представлений, отраженных в международных стандартах, контент, контекст и структура являются основными составными элементами электронного документа – Н.Х.);


• Соответствующие подрядчики уже прошли проверку на техническую компетентность и исполнительную и фискальную ответственность;


• Цены (с существенной скидкой) и основные условия уже предварительно согласованы;


• Приобретение товаров и услуг по Перечню засчитывается в плане выполнения целевых показателей по поддержке малого бизнеса.

Общие службы

В дополнение к внесению изменений в Перечень 36, Управление менеджмента объединенными общими службами (Unified Shared Services Management, USSM, https://www.ussm.gov/ , входит в состав GSA – Н.Х.) объединило усилия с Национальными Архивами ради обеспечения успешности требований UERM.

Миссия созданного в 2016 году Управления USSM заключается в том, чтобы побуждать федеральные органы исполнительной власти к сокращению расходов и устранению избыточности путем коллективных инвестиций в административные услуги, общие для всех этих органов.

Традиционно каждый из федеральных органов тратил миллионы долларов на создание собственных уникальных решений для управления электронными документами – несмотря на то, что для всех этих органов существуют очень похожие требования к управлению жизненным циклом информации, которые они должны выполнять.

Мой комментарий: С моей точки зрения, американский коллега не понимает, что современные системы управления электронными документами используются для поддержки основной оперативной деятельностью, под которую они очень сильно «затачиваются» - а отнюдь не только для хранения образующихся в ходе этой деятельности документов. Как и у нас, федеральные ведомства в США очень разные – есть как огромные по численности персонала, со сложными бизнес-процессами, обрабатывающие огромные объёмы разнородной информации; так и мелкие, которые до недавних пор обходились бумажными технологиями технологии… и я сомневаюсь, что в принципе возможно создать решение, которое в равной степени устроит их всех.

USSM взаимодействует с Национальными Архивами с тем, чтобы сделать аналогичные UERM-совместимые решения для управления документами доступными для всех федеральных органов посредством использования общих служб. Внедрение таких новых общих сервисов приведет к более широкому внедрению облачных решений, повышению эффективности управления документами в федеральных органах, к улучшению межведомственного обмена информацией и к значительной экономии средств.

Управление федеральными документами следующего поколения

Трудно переоценить значимость выпуска Национальными Архивами требований UERM, усилий GSA по упрощению процесс государственных закупок решений для управления документами и деятельность в рамках инициативы FERMI. Тем самым федеральное правительство ясно даёт понять, что дни сложных, обременительных, автономных «приложений» для управления документов, наконец, подошли к концу.

Согласно проекту своего стратегического плана, Национальные Архивы перестанут принимать неэлектронные документы постоянного срока хранения после 31 декабря 2022 года (см. https://fcw.com/articles/2017/08/24/nara-paperless-future-mazmanian.aspx ).  Выполнение этого требования за период времени в чуть длиннее пяти лет, вероятно, будет означать самую большую перестройку управления федеральными документами за последние десятилетия, и федеральным органам исполнительной власти придется использовать самые современные из доступных сегодня технологий, включая когнитивные системы, контент-аналитику и решения на основе технологий «больших данных». Требования UERM были разработаны для поддержки как раз этих типов технологий управления документами следующего поколения.

Дон Людерс (Don Lueders)

Источник: блог «Управление документами следующего поколения» (Next Generation Records Management)
https://nextgenrm.com/2017/12/11/next-generation-records-management-comes-to-the-us-federal-government/