Австралия: Документы в СЭД/ECM-системах не имеют иммунитета к устареванию форматов

Заметка Эммы Харрис (Emma Harris – на фото) была опубликована 30 ноября 2017 года на сайте архивно-документационной службы австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Проблема устаревания файловых долгое время вызывала большую озабоченность у специалистов по управлению документами. И хотя мы, строго говоря, о ней не забыли, однако в последнее наше основное внимание время уделялось разнообразию, изменчивости и объемам создаваемых электронных документов.

Некоторые из присланных в последнее время органами исполнительной власти штата вопросов напомнили нам о необходимости проявлять бдительность в отношении устаревания форматов. И важно помнить, что электронные системы управления документами, такие как СЭД и ECM (EDRMS), не свободны от этой проблемы.

Этот вопрос становится особенно важным из-за того, что многие государственные органы следуют стратегии интеграции своих ключевых деловых систем с документационными EDRMS-системами. Одной из движущих сил такой интеграции является неспособность некоторых деловых систем обеспечить защиту и сохранность документов до тех пор, пока в них сохраняется потребность. Если государственные органы полагаются на свои EDRMS-системы в плане защиты и сохранения документов, то им следует проявлять бдительность в отношении возможного морального устаревания.

Как мы отмечаем в наших ответах на часто задаваемые вопросы по документационным EDRMS-системам (см. https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/faqs-edrms ), такого рода системы не обеспечивают автоматического решения задачи обеспечения долговременной сохранности документов. Захваченные в EDRMS документы могут стать жертвами технологического устаревания.

Мы рекомендуем организациям наладить «технологический мониторинг» для отслеживания состояния сохраняющих свою ценность документов:

• Какова текущая жизнеспособность систем, в которых хранятся документы, и форматов, в которых они хранятся?


• Имеются ли факторы, о которых необходимо знать, такие как ожидаемые в скором времени изменения в продуктах поставщиков, моральное устаревание, прекращение технической поддержки поставщиком и др.?

В наших рекомендациях по метаданным для документов и информации (см. https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/metadata-for-records-and-information/what-metadata-can-achieve ) мы отмечаем, что государственные органы могут использовать метаданные в качестве инструмента для опережающего планирования, а затем выполнения мероприятий по обеспечению непрерывной доступности и сохранности, таких как миграция:

• Метаданные могут документировать зависимости документов и информации от оборудования и программного обеспечения. Это помогает управлять уязвимостями, возникающими при изменении программного и аппаратного обеспечения.


• Метаданные также могут использоваться для тегирования (выделения) документов в уязвимых и необычных форматах, поскольку для них могут потребоваться  специфическое управление с тем, чтобы соответствующие документы оставались доступными и пригодными к использования до тех пор, пока в них сохраняется потребность.

В этих рекомендациях мы выделяем аудиовизуальные форматы, которые часто подвержены быстрым изменениям и, следовательно, находятся под угрозой устаревания. Однако эти стратегии могут также использоваться и в отношении более распространенных офисных форматов.

Если Вы хотите поделиться стратегиями, которые Ваша организация использует для борьбы с моральным устареванием, пожалуйста, свяжитесь с нами!

Эмма Харрис (Emma Harris)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
https://futureproof.records.nsw.gov.au/recordkeeping-faqs-records-in-edrms-are-not-immune-from-format-obsolescence/