Архивы Новой Зеландии опубликовали новое руководство по использованию контрольных сумм, а также описание первого случая чисто электронной передачи документов на архивное хранение

Данная заметка была опубликована 21 декабря 2017 года на сайте Архивов Новой Зеландии под названием «Инструментальный набор для управления документами» (Records Toolkit, http://records.archives.govt.nz/ ).

Знаете ли вы, что у красивого узора на корешках индексных и реестровых книг (см. фото), есть своё практическое назначение?

Если в узоре появится дефект, это будет означать, что какие-то страницы были удалены, и мы будем знать, что документ был изменен. Аналогичным образом контрольная сумма - генерируемая компьютером строка цифр и букв (желательно, уникальная – Н.Х.), - выступает в роли электронных «отпечатков пальцев» для электронного объекта. Даже минимальное изменение контента электронного объекта приведет к полному изменению контрольной суммы.

Архивы Новой Зеландии выпустили информационную брошюру о контрольных суммах (см. https://records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/17-F25-Checksums-PDF.pdf ), в которой объясняется, зачем и когда они используются, и как Архивы Новой Зеландии их применяют.

Также в этом квартале опубликовано описание практического примера передачи электронных документов на архивное хранение из Управления гражданской авиации (Civil Aviation Authority, CAA, документ называется «Первый опыт сквозной электронной передачи изначально-электронных документов» - Case Study: First end-to-end born-digital transfer, https://records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/17-F24-Case-Study-First-end-to-end-born-digital-transfer-PDF.pdf - Н.Х.). В августе 2017 года архивная служба страны успешно провела первую «сквозную» передачу на хранение изначально-электронных документов из оперативной среды на коллективно-используемых общих дисках в Государственный электронный архив (Government Digital Archive).

Этот успех пришёл вместе с опытом решения ряда проблем и с определенными уроками, которыми Архивы Новой Зеландии делятся с согласия Управления гражданской авиации. Мы надеемся, что это событие поощрит большее число организаций государственного сектора к тому, чтобы связаться с нами и начать осваивать электронную передачу документов на архивное хранение.

Мой комментарий: Первой «боевой» электронной передаче дел предшествовала большая организационно-техническая работа, совместно проводимая фондообразователем и архивной службой и включавшая пилотные передачи дел и документов.

Всего было передано 560 и принято 549 файлов в 19 файловых форматах (11 файлов оказались либо системными, либо дубликатами). Вместе с файлами документов были переданы их метаданные в виде автоматически сформированного CSV-файла. При проверке контрольных сумм выявилось отсутствие 3 файлов – оказалось, что они не были скопированы на USB-носитель из-за слишком длинного полного имени, превышающего 255 символов.

Системные файлы, пустые папки и дубликаты были впоследствии уничтожены на основании типового перечня GDA7 по согласованию с фондообразователем.

Четыре PDF-файла не прошли форматно-логический контроль из-за неправильного формата даты. Они были приняты вместе с соответствующей пояснительной запиской.

Сам процесс передачи с согласия архивной службы был проведён досрочно, до истечения установленного 25-летнего срока ведомственного хранения.

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
https://records.archives.govt.nz/toolkit-blog/checksums-and-a-digital-transfer-case-study-new-guidance-released/