Ещё несколько лет тому назад среди других корпоративных инструментов работы с информацией регистр (реестр) воспринимался как старый и банальный, место которому в его материальной форме было в забытых историй сырых подвалах. Он снова вернулся, в особенности благодаря технологии блокчейна и новому европейскому законодательству по защите персональных данных (Règlement général pour la protection des données personnelles, RGPD, английская аббревиатура GDPR). Почему? Потому что обеспечиваемая регистром прослеживаемость является фундаментом для архивных документов (на английском языке - records), а эти документы являются основой права.
Регистр и чайник
Что общего между регистром и чайником?
«Словарь архивной терминологии: от архивации до информационных систем» (Dictionnaire des archives: de l’archivage aux systèmes d’information), опубликованный в 1991 году национальным французским органом по стандартизации AFNOR и Национальной школой хартий (l’École nationale des chartes), определяет термин «регистр» следующим образом: «Сшитые вместе листы, обычно в переплёте, пронумерованные и иногда парафированные, образующие в целом том, в котором для справки или в качестве доказательства регистрируются акты или транзакции».
По логике, носитель информации существует ещё до того, как в нём записываются сведения. На практике мы говорим как о пустом регистре (в который собираемся записать данные), так и об открытом регистре и закрытом регистре (который либо заполнен до последней страницы, либо в который больше нечего записывать). Мы также неправомерно называем «регистром» объект, сформированный впоследствии из разрозненных листов или тетрадей. В общем случае, из контекста обычно ясно, на какой стадии «изготовления» регистра мы находимся.
Так же, как существует множество моделей чайников, регистры могут быть различного размера (высота, ширина, толщина). Самыми большими регистрами, которые мне довелось видеть, были учетные регистры XIX – начала XX веков «Больших мельниц в Корбей-Эссонес» (Grands-Moulins de Corbeil): формата ин-фолио размером около 70 см х 45 см х 20 см, в переплете из кожи и железа, весом около десяти килограммов (в остальном представляющие ограниченный исторический интерес). Старые бухгалтерские регистры – самые тяжелые в архивах, и именно их вес уже давно определяет стандарты прочности полов в хранилищах.
Так же, как существует очень широкий спектр сортов чая ( http://toutsurlethe.free.fr/varietesthe.html ), существует множество типов регистров: регистр гражданского состояния, регистр решений муниципального органа, племенной регистр, торговый регистр, тюремная книга, регистр госпитализаций, регистр безопасности, учетный регистр, реестр входящей и исходящей почты и т.д., даже если соответствующий объект регистром не называется: «Книга французских пород собак» (Livre des Origines Français), список судовой команды.
Регистр и прослеживаемость
Регистр является базовым административным инструментом управления для государственных органов: это идеальный способ контролировать население на определенной территории (гражданское состояние нации), состав пациентов в больнице, переход собственности в рамках территориального образования и многое другое.
Обязанности по ведению регистров также устанавливаются для субъектов экономической деятельности в отношении определенных регулируемых видов деятельности: реестр персонала, реестр «блошиных рынков», реестр оценки профессиональных рисков и т.д. Для органов и организаций, которые все еще используют бумажное делопроизводство, специализированные компании, такие как историческая фирма Берже-Левро (Berger-Levrault) помимо прочих канцелярских принадлежностей, предлагают чистые регистры с предварительно отпечатанными разметкой строк и заголовками столбцов, в соответствии с их назначением.
Для административных и обязательных регистров характерен их хронологический и систематический характер. Содержащий записи регистр, если он хорошо ведётся, обеспечивает полноту отслеживания, исчерпывающий состав информации и уверенность пользователя. Этот ключевой момент. Я бы даже сказал, что это важно вдвойне:
- Во-первых, каждая запись не только датируется и соответствует определенной странице регистра (шифр или номер листа), но также часто имеет порядковый номер, который позволяет позиционировать её в рамках хронологической последовательности - после предыдущей и до последующей записи. Такое жёсткое «цифровое» упорядочивание является на сегодня наилучшим способом датирования событий. И, как все знают, без датировки нет доказательства.
- Во-вторых, даже отсутствие информации в регистре само по себе уже является доказательством: либо доказательством того, что рассматриваемый факт или действие не имели места; либо, если соответствующий факт или действие подтверждается иным образом, то доказательством вины регистратора в неосуществлении регистрации.
Гораздо более часто встречаются пробелы в некоторых регистрах, используемых в управлении, начиная с регистров бухгалтерского учета. Порой это результат забывчивости (человеку свойственно ошибаться), но и мошенничество тоже свойственно человеку. Именно поэтому столь строги процедуры бухгалтерского учета, и в бумажном регистре строка, в которой ничего не нужно писать, заполняется прочерком во избежание внесения впоследствии несанкционированных дополнений. По мере компьютеризации бухгалтерского учета реестры перестают вестись в физической форме, однако те «умники», которые фальсифицируют отчетность, частенько за это расплачиваются: хотя следы подтасовок не видны явным образом на экране, однако они хорошо отслеживаются по журналам аудита в программном обеспечении, и налоговые инспекторы любят этим пользоваться.
Регистр и база данных
С начала массового внедрения компьютерных технологий мы различаем в управлении информацией (и это очень хороший подход) структурированные и неструктурированные данные. Структурированными являются те данные, управление которыми осуществляется в базах данных, то есть с использованием инструментов, в которых значения, описывающие управляемые объекты (факты, продукты, клиенты, ученики ...) организованы в предопределенные поля, кодируются в соответствии с установленными списками допустимых значений и, как следствие, могут интерпретироваться машиной. Все остальные данные по определению являются неструктурированными, т.е. представляют собой «свободные» тексты (хотя могут использоваться типовые шаблоны), созданные офисным программным обеспечением, средствами обмена сообщениями или средствами создания графических образов.
Мой комментарий: Подобная интерпретация структурированных и неструктурированных данных является настолько сильным упрощением ситуации, что её с натяжкой можно считать правильной даже при попытке объяснить эти понятия «чайникам». В настоящее время базы данных сплошь и рядом используются для хранения, в том числе, традиционных документов и их образов – т.е. для хранения неструктурированного контента (при этом, однако, метаданные являются структурированными). В целом же получается, что данные в таком случае являются частично структурированными. Кроме того, если бумажный документ создается с использованием четких правил расположения реквизитов и элементов контента, машина способна эти реквизиты и элементы в ходе обработки автоматически извлекать и обрабатывать при наличии соответствующего программного обеспечения – и в этом случае «неструктурированность» бумажного документа оказывается спорной.
Если термин «структурированные данные» появился всего несколько десятилетий тому назад, то сама концепция весьма старая. Регистрационные реестры и регистры с их предварительно отформатированными столбцами и строками являются самыми что ни на есть структурированными данными, пусть даже об этом не знают те, кто их ведёт. В этой связи следует отметить, что в плане организации управленческой информации регистры веками противостояли делам (которые, по существу, представляют собой неструктурированные данные). Короче говоря, мы меняем слова, формулируем идеи, которые кажутся нам новыми, - но на деле лишь заново изобретаем порох.
Мой комментарий: Опять-таки, Мари-Анн очень всё упрощает. Многие дела организованы и структурированы по весьма строгим правилам, так что считать их совсем «неструктурированными данными» можно лишь с известной натяжкой. Жизнь и здесь сложнее теорий :)
Таким образом, компьютерные базы данных – с небольшими корректировками, связанными с особенностями носителей информации - заменили регистры сделок и фактов. В базах данных явным образом не видна значимость хронологии, но наличие отметок времени для действий и журналы аудита позволяют восстановить хронологический порядок (например, в связи с ведением бухгалтерского учета). Ещё одним аспектом является то, что поиск информации, безусловно, в базе данных осуществляется намного быстрее, - хотя, при наличии индекса, обращение к физическому регистру порой внушает большую уверенность, чем точный ответ, показанный на экране, когда мы не можем «прикоснуться» к первоначальной записи в её контексте (что, скорее, является вопросом проектирования инструментов, чем каким-либо технологическим ограничением; эта тема заслуживает дополнительного изучения).
Однако базы данных также выполняют иные функции помимо регистрации действий и фактов, включая документирование т.е. сбор информации об объектах (проектах, собственности, людях) с целью понимания положения дел и облегчения управления. В данном случае целью является не отслеживание хронологической последовательности событий, а накопление знаний. Бумажный регистр для этого неудобен, даже если бы его можно было использовать (например, для «кадастровых дел» (cadastral matrices), задачей которых является группировка информации о собственности для целей налогообложения, а не регистрация операций по переходу прав собственности из рук в руки).
До появления компьютерных технологий в дополнение к реестрам и описям (аналогичная физическая форма), для управления документами использовались картотеки (наборы небольших по размеру карточек, упорядоченных в алфавитном порядке, такие как каталоги библиотек), в которые новые карточки помещались по мере создания или получения новых документов - немыслимое дело при ведении обычной регистрации документов. Можно также вспомнить инвентарные ведомости поступления экспонатов в музей (хронологические записи в целях доказательства) в противовес музейному каталогу, в котором информация структурирована по тематическому признаку.
Следует обратить внимание на то, что такое смешение, благодаря функциональной простоте и без проведения соответствующего различия, данных хронологической регистрации с данными документирования «по существу», имеет один существенный недостаток. Регистрационные данные часто необходимо хранить в течение длительного времени в качестве доказательств, в то время, как большая часть информации о ходе работы быстро устаревает. Если мы не сможем автоматически отличать эти два вида данных начиная с момента их создания, то впоследствии будет сложно управлять необходимым процессом уничтожения, не выплескивая из ванны ребенка вместе с водой. С такой ситуацией я сталкивалась в университетах (где компьютеризированный регистр студентов был непомерно раздут за счет вторичных данных) и в обществах взаимопомощи (где сведения о правообладателе тонули в данных оперативного управления).
(Окончание следует)
Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin)
Источник: сайт Arcateg
http://www.arcateg.fr/2017/10/28/quest-quun-registre/
Спасибо !(не в последнюю очередь) за прекрасный линк о чае!!
ОтветитьУдалить