Как Министерство культуры решает проблему архивного хранения электронных документов длительного срока хранения

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 11 июня 2013 г. № 953-р был утвержден план мероприятий («дорожная карта») «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», включавший пункт 3 - «внесение изменений в законодательство Российской Федерации, предусматривающих возможность архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, в электронном виде (в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью)» (см.: http://rusrim.blogspot.com/2013/06/blog-post_2826.html ).

Законопроекты должны были быть подготовлены к маю 2015 года совместными усилиями Минкультуры, Минкомсвязи, Минэкономразвития и Росархива. Распоряжением Правительства РФ от 2 июля 2014 года № 1211-р «О внесении изменений в планы мероприятий («дорожные карты»), утвержденными распоряжениями Правительства Российской Федерации», срок подготовки законопроектов был перенесен на октябрь 2014 года.

Министерство культуры, однако, не спешило выполнять поручения Правительства по существу. Как показывает практика, для того чтобы «закрыть» не нравящийся ведомству пункт плана, проще и безопаснее просто изменить его содержание – чем, похоже, Минкультуры и занималось весь 2014 год.

С момента утверждения в 2014 году «дорожной карты» «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса» мониторингом её выполнения активно занималась Автономная некоммерческая организация «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов», регулярно проводившая заседания рабочей группы, заслушивавшая отчеты ведомств о ходе подготовки законопроектов и нормативно-правовых актов и обсуждавшая содержание этих документов.

Для справки: Автономная некоммерческая организация «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов» (см. http://www.asi.ru/ )  создана во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации В.В.Путина от 17 мая 2011 г. № ВП-П16-3168 (пункт 15) и от 27 мая 2011 г. № ВП-П13-3511.

В октябре 2014 года на двух заседаниях рабочей группы обсуждался вопрос о ходе реализации пункта 3 плана. По результатам первого заседания, состоявшегося 3 октября 2014 года, в Агентство было направлено письмо заместителя министра Министерства культуры от 9 октября 2014 года № 9079-01-64/07-ГИ, в котором была высказана позиция ведомства по вопросам архивации электронных документов.

Письмо статс секретаря - заместителя министра Министерства культуры от 9 октября 2014 года № 9079-01-64/07-ГИ

Учитывая, что основная выявленная проблема заключается в отсутствии отдельных норм подзаконного характера, наличие которых позволило бы обеспечить фактическую возможность архивного хранения электронных документов длительного срока хранения полагаем, что данную проблему целесообразно решать путем реализации уже имеющихся норм федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - закон № 125-ФЗ).

Так, в частности положениями статей 4 и 14 закона № 125-ФЗ Минкультуры России как специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела имеет полномочие на утверждение единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов должны руководствоваться в работе с архивными документами указанными правилами.

В настоящее время приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Вместе с тем, учитывая, что закон № 125-ФЗ предусматривает необходимость установления единых правил для всех субъектов правоотношений по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, а не только государственных архивов, Минкультуры России планирует в 2015 году принять приказ, который в полной мере реализует положения закона № 125-ФЗ.

Полагаем, что принятие данного приказа позволит решить проблему создания нормативных условий для передачи и сохранности электронных документов, обязательных для сохранения на длительный срок.

В связи с изложенным Минкультуры России полагает, что необходима корректировка пункта 3 Плана.

Минкультуры России просит Агентство с учетом вышеизложенного рассмотреть проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении изменений в пункт 3 Плана и согласовать его в возможно короткий срок.

Относительно проблемы создания электронного образа бумажного документа и возможности его использования при совершении сделок, в рамках доказательства в суде и т.д., также озвученной на совещании в Агентстве 03.10.2014, необходимо отметить, что решение данной проблемы не следует из пункта 3 Плана. Кроме того, вопросы реализации подобного рода проблемы не относятся к компетенции Минкультуры России, и ввиду этого их выполнение не должно реализовываться Минкультуры России в качестве головного исполнителя.

Вместе с тем Минкультуры России готово принять участие в качества одного из заинтересованных федеральных органов исполнительной власти в разработке нормативных правовых актов, связанных с проработкой проблемы создания и использования электронных копий бумажных документов в случае принятия решения о целесообразности их разработки.

Мой комментарий: Как изящно все преподнесено! Оказывается, никаких законодательных новшеств в наше архивное законодательство вносить не нужно, там и так все есть :) И Минкультуры, похоже, смогло убедить в этом Правительство. Серьёзную проблему будут пытаться решать. как и прежде, "припарками"...

Распоряжением Правительства РФ от 3 декабря 2014 года № 2442-р «О внесении изменений в акты Правительства РФ» пункт 3 раздела II плана мероприятий («дорожной карты») «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса» изложен в следующей редакции:

3. Реализация положений Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в части обеспечения сохранности архивных документов, в том числе электронных документов, постоянного и временного сроков хранения

Обеспечение сохранности электронных документов будет реализовано через принятие ведомственного нормативного правового акта, в котором будут установлены единые правила «организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях, предусматривающих основные требования по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе электронных документов, постоянного и временного сроков хранения». Документ планируется принять в марте 2015 года. Отвечают за его подготовку Минкультуры России, Минкомсвязь России, Минэкономразвития России и Росархив.

Мой комментарий: Минкультуры имеет в виду проект «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», работу над которыми ВНИИДАД начал еще в 2010 году. О том, как разрабатывались эти Правила, директор ВНИИДАД М.В.Ларин рассказал на заседании Общественного совета при Федеральном архивном агентстве 1 декабря 2014 года. Общественный совет одобрил документ и рекомендовал представить его в Министерство культуры Российской Федерации для утверждения (см.: http://archives.ru/public-council/tezis-doklad-01-12-2014.shtml ). Проект документа  размещен на сайте Росархива, см. http://archives.ru/sites/default/files/project-2014-pravila-archive.pdf

Если чиновники из Минкультуры всерьёз верят в то, что этот документ позволит обеспечить сохранность электронных документов, значит, они его просто не читали :)

Источник: Агентство стратегических инициатив / сайт Росархива
http://www.asi.ru/npi/more.php?ID=2996
https://drive.google.com/folderview?id=0B6L1I6H2uRovVzYzRHAyZE9xOTg&usp=drive_web (тест письма Минкультуры от 9 октября 2014 года)
http://archives.ru/public-council/tezis-doklad-01-12-2014.shtml